LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.

1. USOS MÁS PRODUCTIVOS DEL TIEMPO.

Los seres humanos pueden hacer mejor uso del tiempo que disponen. No se trata de trabajar más, sino de hacerlo más inteligentemente. Algunas pautas generales relacionadas con la administración del tiempo:

• Concentración: todo trabajo importante requiere un mínimo de tiempo. Cada vez que se retoma la tarea hay que preparar el lugar, la información y los materiales necesarios. En cambio, cuando de hace una sola vez, con adecuados descansos, permite mayor rapidez y profundidad del tema.
• Prioridades y metas: toda persona ocupada tiene más cosas para hacer que las que puede cubrir. Atender lo más importante dependerá de cada situación. Hay que tener presente las ideas generales que ayudaran a determinar qué es lo importante.

Las acciones que acercan hacia los objetivos son más importantes que las que son inoperantes para el logro de los mismos o aquellas que postergan dichos logros. Es más importante ocuparse de las oportunidades que de resolver problemas. Lo importante es previo a lo urgente.

• Delegación eficaz: ser selectivos en el uso del tiempo. La delegación eficaz facilita nuestras metas como las de los subordinados; estos tienen posibilidad de aprendizaje y nosotros de atender los temas prioritarios.
• Costo y valor del tiempo: el tiempo tiene un costo y un valor susceptible a ser determinado. Estos costos deben ser considerados en diversas situaciones, como al realizar tareas que pueden delegar en personas cuyo costo sea inferior.

1. FACTORES QUE CONTRIBUYEN AL DESPERDICIO DEL TIEMPO

1. Falta de concentración: no destinar tiempo a las tareas importantes constantes interrupciones conspiran contra el principio de concentración. Se debe planificar el día incluyendo horas sin interrupción  de acuerdo a las necesidades.
2. Fallas en la delegación: quien realiza una tarea que puede delegar está perdiendo tiempo valioso. Dentro de los aspectos negativos de la falta de delegación se encuentran: no tener tiempo de ocuparse de sus funciones, se desaprovechan los recursos de la institución  porque el tiempo del directivo es más valioso que el del colaborador, se impide el desarrollo profesional del colaborador, entre otros. Para una adecuada delegación se debe tomar en cuenta:

1. Confiar la tarea al colaborador más competente para la realización de la misma
2. Fijar fechas de cumplimiento
3. Utilizar un sistema de control de ejecución
4. No desligar a ningún colaborador de la obligación de realizar la tarea correctamente devolviendo el trabajo defectuoso

1. Falta de información: los directivos toman decisiones basadas en hechos y no en suposiciones u opiniones, por ello deben contar con la información adecuada, completa y oportuna. Debe crearse un sistema de información que permita conocer la realidad a fin de estar en condiciones para tomar una decisión correcta.
2. Colaboración defectuosa: la inexistencia de una descripción de los puestos de trabajo es causa de que no se sepa quién es el responsable de determinadas tareas, esto provoca pérdidas de tiempo y es una fuente de conflictos interpersonales.
3. Excesos en la centralización: cuando solo hay un jefe y muchos colaboradores se puede perder el control de la organización, ya que esta se vuelve vulnerable porque no hay nadie para el reemplazo. Cada organización debe tener su organigrama con diferentes niveles de autoridad.
4. Insuficiente capacitación del personal: el personal puede estar desaprovechado cuando carece de formación específica en ciertos aspectos de su tarea. Para evitar eso, se deben realizar capacitaciones  para cubrir esos aspectos.
5. Dispersión por carencia de objetivos: la falta de dirección por objetivos hace perder a la empresa muchos recursos; se realizan actividades que no se culminan, los diferentes departamentos realizan actividades que están en contradicción con las otras. Con la fijación de objetivos a largo plazo cada colaborador contribuye a un fin común de la organización, ello evitaría dificultades permanentes y emplear recursos en proyectos que luego se abandonan.
6. Reiteración de fallas operativas: toda organización sufre determinadas crisis por no haber tomado precauciones para evitarlas. Una vez comprobada la crisis, el directivo toma las medidas preventivas para que no vuelva a ocurrir, planificando las acciones y tiempo necesarios para evitarlos.
7. Demora en la toma de decisiones: una vez conocidos los hechos el directivo debe decidir y no demorar en resolver cuestiones de menor importancia. Las decisiones de mayor trascendencia no deben demorar más del tiempo necesario. No es lo mismo tiempo invertido en analizar una situación que requiere decisión que postergar el análisis por temor a comprometerse en una decisión equivocada.
8. Reuniones infructuosas: las reuniones de rutina sin objetivos claros representan una pérdida de tiempo. El directivo debe implementar un sistema de preparación y desarrollo de reuniones que sean estrictamente necesarias.

Algunas ideas adicionales para mejorar el aprovechamiento del tiempo:

• Concentrarse en objeticos y resultados que en procedimientos
• Usar agendas y anotar objetivos, proyectos, ideas
• Ser puntual y exigir puntualidad
• Utilizar listas de control
• Antes de tomar decisiones, averiguar los hechos, analizar la información, buscar alternativas
• Evitar realizar actividades de baja productividad
• Acostumbrarse a enseñar, delegar y supervisar

1. PLANEAR BIEN PARA LOGRAR MEJOR LOS OBJETIVOS

Planear lo que queremos es fundamental para el logro de objetivos, por lo cual debemos:

1. Identificar las metas y objetivos: pensar en términos de plazos.
2. Identificar y concentrarnos en aquellas tareas que tengan una prioridad superior y eliminar las que tengan prioridad baja.
3. Pensar en actividades que ayuden a lograr las metas.

El tiempo es el recurso no renovable más importante que tenemos. El tiempo es un problema para la mayoría de las personas. Por ello es importante que se aprenda a manejar el tiempo para alcanzar las metas en el menor tiempo posible y generar así mejores resultados.

1. EL HABITO DE APROVECHAR EL TIEMPO

Un hábito es una inclinación constante, con frecuencia inconsciente, hacia la realización de algún acto, adquirida a través de la repetición frecuente. Cualquier acción se puede convertir en un hábito.

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