La Correspondencia

Introducción

La correspondencia es un elemento importante en las organizaciones diariamente, ya que la misma nos permite enviar y recibir documentos y no sólo se pueden enviar documentos si no también paquetes ahorrando tiempo.

Dicho contenido presenta información importante acerca de la correspondencia, la carta y el sobre, el cual es un valioso instrumento en el ámbito empresarial.

El sobre y la redacción de la carta juegan un papel muy importante y fundamental en este proceso de comunicación, siguiendo los pasos estipulados se puede lograr hacer un buen uso de la correspondencia.

La correspondencia

Es el trato recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esqueletos, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y la industria.

Es un medio de comunicación usado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse entre dos personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se ha perfeccionado sus normas y estilos, hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail, que es la forma más rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario.

Clasificación de la correspondencia

La correspondencia presenta una variedad de formas con características propias; por tanto, dados su importancia, es necesario realizar una clasificación que permita conocer la finalidad de cada uno.

Por el destino: Públicas y Privadas

Publicas: contienen información general a través de medios de comunicación (prensa, radio, TV, Carteleras, pancartas.)

Privadas: Tratan de información de interés y carácter particular comercial y oficial.

Por su contenido: Primera clase y Segunda clase

Primera clase: es toda correspondencia de carácter actual y personal su contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos, etc.

Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada con bultos, muestras, paquetes, cuya tramitación se realiza también por correo.

Por su tramitación: Postal y Telegráfica

Postal: Cuando se acude a la oficina de correos para hacerla llegar a su destino, se divide en:

Ordinaria: Es la que sigue curso normal a través del correo

Certificada: Cuando el remitente paga una tarifa doble y exige un recibo para su entrega a su destinatario

Telegráfica: Es cuando la correspondencia se tramita ante las oficinas del telégrafo

Por su puntuación: Abiertas, Cerradas y Mixtas.

Abiertas: No llevan signo de puntuación en la fecha, dirección, firma, antefirma, excepto en las abreviaturas.

Cerradas: Son las que llevan los signos de puntuación

Mixtas: Son las que combinan las Abiertas y Cerradas

Por su extensión: Largas medianas y cortas

Largas: Cuando contienen más de doscientas palabras

Medianas: Cuando contienen doscientas palabras

Cortas: Cuando contienen cien palabras

Por su Forma: Abarca todos los tipos de correspondencia su diferencia está en redacción y presentación

División de la correspondencia: La correspondencia se divide en cuatro clases

Correspondencia comercial:

Se refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias, banqueros, etc. Y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales.

Correspondencia Familiar y amistosa:

La finalidad de esta correspondencia es muy variada cualquier asunto particular entre ella.

Correspondencia Oficial:

Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estadales, etc.

Factores que influyen en la eficacia de la correspondencia

• Estilo: es la forma particular en que las personas, redactan sus mensajes según la finalidad que estos tengan (amistad negocios o asuntos gubernamentales) en ella se manifiesta la cultura y la personalidad de quien escribe.

• Aspecto gramatical: trata lo concerniente a la ortografía síntesis que debe existir en el mensaje que se comunica.

• Ortografía: se aprecia en la escritura correcta de las palabras a través de la utilización exacta de las letras signos de puntuación y entonación.

• Síntesis: se refiere al ordenamiento armónico

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