La Organización

UNIDAD 3: LA ORGANIZACIÓN

1- Definición de Organización

Organización es una estructura que combina el esfuerzo de los individuos o grupos de los diferentes niveles de la organización, con los elementos necesarios dentro o fuera de la organización para que se cumplan los objetivos planificados.

2- Organización Formal e Informal

La organización formal es un sistema de tareas bien definidas, cada una de las cuales tiene en sí una cantidad específica de autoridad, responsabilidad y obligación de rendir cuentas; este conjunto de elementos es dispuesto en forma consciente y minuciosa, para permitir a los responsables de la empresa, trabajar juntos más efectivamente, a fin de lograr el cumplimiento de sus objetivos. Un ejemplo seria la relación que se establece entre el jefe y el trabajador dentro del trabajo

La organización informal es una red de relaciones personales y sociales no establecidas ni requeridas por la organización formal pero que se producen espontáneamente a medida que las personas se asocian entre sí. Un ejemplo de organización informal sería dos compañeros de trabajo que juegan en el mismo equipo de futbol o un jefe y un trabajador que estudiaron juntos en el pasado.

3- Definición de Departamento

Los departamentos son centros de trabajo que se encargan de una actividad concreta dentro de la empresa.

4- Niveles de Organización

Nivel Superior o Estratégico: Elabora las políticas y estrategias. Determina los objetivos a largo plazo y el modo en que la organización ha de interactuar con otras entidades. Se toman decisiones que afectan a toda la organización. En éste nivel se encuentran el presidente, el directorio y el gerente general.

Nivel Medio o Táctico: Coordina las actividades que se desarrollan en el nivel inferior u operativo, así como las decisiones que se toman y que afectan a un sector, área o departamento específico. En este nivel se encuentran el gerente de producción, administración de ventas, etc.

Nivel Inferior u Operativo: Su función es realizar en forma eficaz las tareas que se realizan en la organización. Se realizan tareas rutinarias programadas previamente por el nivel medio. Pertenecen a este nivel empleados administrativos, obreros, etc.

5- La Estructura y el Proceso de Organizar

La estructura organizacional de una empresa u otro tipo de organización, es un concepto fundamentalmente jerárquico de subordinación dentro de las entidades que colaboran y contribuyen a servir a un objetivo común. Una organización puede estructurarse de diferentes maneras y estilos, dependiendo de sus objetivos, el entorno y los medios disponibles. La estructura de una organización determinará los modos en los que opera en el mercado y los objetivos que podrá alcanzar. Es por tanto la estructura organizacional de la empresa u organización la que permite la asignación expresa de responsabilidades de las diferentes funciones y procesos a diferentes personas, departamentos o filiales.

El proceso de organización es el conjunto de pasos parcialmente ordenados para alcanzar un objetivo dentro de la organización. La transformación desde un estado hacia otro, por medio de agentes coordinados, con el propósito certero de lograr estos objetivos, son derivados de la responsabilidad del encargado del proceso. Lo que se espera de un proceso de organización es disponer de una estructura organizativa a través de la cual los individuos cooperan sistemáticamente para el logro de objetivos comunes. Dentro de estos procesos organizacionales podemos encontrar aquellos que son más significativos, o sea los que influyen de manera más evidente en los empleados:

Motivación: La motivación es la gasolina del cerebro, esta crea la necesidad para luego tener el impulso y lograr el fin.

Comunicación: Debe fluir en forma vertical, descendente (del líder al trabajador) y ascendente (del trabajador al líder). Estos a través de un control de flujos.

Liderazgo: No se mide por la capacidad o habilidad en sí misma, sino por el influir, Estatus, Claridad en lo que quiere, lealtad y sinceridad por parte del líder.

Trabajo en equipo: Trabajar complementando su dotes y habilidades individuales por lograr una meta en común dentro de la organización y aquellos objetivos trazados a cada integrante.

6- El Organigrama

Un organigrama es un gráfico en el que se representan las unidades organizativas y las relaciones que existen entre ellas. Esquematiza la estructura de la empresa, representando los organismos que la componen e indicando las relaciones jerárquicas que existen entre ellos. También, resalta el grado de dependencia así como su importancia jerárquica, e indica la denominación específica de los organismos y, eventualmente (en algunas ocasiones), el nombre de sus responsables.

Ventajas:

1) Conocimiento profundo de la estructura de dicha entidad. Por cuanto la toma de datos para su elaboración obliga a una investigación meticulosa.

2) Posibilidad de revisión de los puestos de trabajo.

3) Estudio de anomalías existentes según los principios generales de organización.

4) Posibilidad de trazar un plan de corrección de esas anomalías en una visión de conjunto de toda organización empresarial.

Desventajas:

1) Muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de información.

2) No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles.

3) Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organización es dinámica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos.

4) Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status.

7- Tipos de Departamentalización

Departamentalización por Función: Consiste en el agrupamiento de las actividades y tareas de acuerdo con las funciones principales desarrolladas en la empresa.

Ventajas de la departamentalización funcional:

a) Cuando hay una tarea especializada o una secuencia de tareas especializadas que exigen un seguimiento más interno que permita agrupar a los especialistas bajo una jefatura única y común.

b) Cuando hay una exigencia de producto o servicio de calidad superior, la departamentalización funcional "garantiza el máximo de utilización de las habilidades técnicas actualizadas de las personas".

c) Permite la economía de los recursos, por la utilización máxima de las personas y máquinas y por la producción en masa.

d) Orienta a las personas hacia una actividad específica, concentrando su

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