La auditoría administrativa
Enviado por Jennifer Mahecha • 26 de Febrero de 2021 • Informe • 2.242 Palabras (9 Páginas) • 87 Visitas
Introducción
La auditoría administrativa se ha considerado como el examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa así como sus mecanismo de control,operación, sus recursos humanos y materiales con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora .
Según J. Fernández Arena: Es la revisión objetiva, metódica y completa de la satisfacción de los objetivos institucionales que comprende en el aspecto servicio: Derecho - habientes, usuarios, consumidores, en el aspecto social: Colaboración, gobierno y comunidad, en el aspecto económico: los acreedores y los inversionistas. En base a los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura y a la participación individual de los integrantes de la institución abarca la coordinación, la integración, tanto de los recursos humanos y físicos y la eficiencia de la organización.
En el presente trabajo se pretende desarrollar un esquema general de planeación en una organización donde se incluirán elementos relevantes para realizar el proceso de auditoría administrativa, a través de la empresa Constructora entorno urbano Sas se realiza dicho diagnóstico, en el área administrativa donde se especifican las fases u orden secuencial para llevar a cabo el proceso,cronograma de actividades y diagramas de flujo.
En todas las organizaciones se buscan mejoras continuas así como procesos que permitan tomar decisiones y lograr una eficiencia administrativa.
Objetivos de la auditoría
Realizar el examen sistemático, de conformidad con un programa anual de auditoría previamente establecido y aprobado, o por instrucciones expresas de la dirección, de los procesos, actividades, operaciones y resultados de las diferentes unidades, con el fin de determinar si los recursos se han utilizado con economía, eficacia, eficiencia y transparencia.
Verificar el cumplimiento de las normas e instrucciones establecidas por la compañía.
Revisar si los mecanismos de comunicación son confiables y medir el grado de cumplimiento de los objetivos, planes y programas trazados.
Solicitar la colaboración necesaria del departamento de la empresa a auditar para lograr los objetivos de auditoría encomendadas por la dirección.
Colaborar con los distintos órganos de la organización en la implantación de los sistemas y procedimientos encaminados a obtener una mayor eficacia de las prácticas de gestión de la empresa.
Alcance
Este procedimiento aplica a las actividades para el desarrollo de las auditorías internas de los procesos de la Constructora entorno urbano Sas. permitiendo revisar la validez ,suficiencia y calidad de los controles operativos y administrativos,asegurar que las políticas, programas y procedimientos establecidos por la organización se cumplan y evaluar la calidad y eficacia de la ejecución de las responsabilidades asignadas.
DOCUMENTO DE PLANEACIÓN
Actividad económica.
Fabricación, venta y distribucion de madera
- Órganos de dirección,administración y representación legal.
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA | ||||
Fase | Descripción | Aplicación | Responsable | |
PLANEACIÓN | Consiste en un proceso racional para alcanzar los objetivos del modo más eficiente siguiendo determinados cursos de acción. Nótese que “metas” y “objetivos” nos son sinónimos. Los objetivos definen las etapas a cumplir para lograr las metas de las propuestas. | En el sector comercializador de la madera procesada de alta calidad dentro del mercado de la construcción, diseño del mueble y la madera, ofrecen a satisfacción del cliente (carpinteros, diseñadores y arquitectos), productos y servicios que ayudarán a mejorar en forma eficiente, la disposición y optimización del material adquirido mediante el uso de recursos técnicamente adecuados, que bajo principios y valores íntegros, buscará el bienestar y desarrollo de su talento humano, niveles de rentabilidad justa y beneficio a la sociedad en general. | Gerente /Administrador "Propietario". | |
ORGANIZACIÓN | Se emplea para distribuir las responsabilidades entre los miembros del equipo de trabajo, para establecer y reconocer las relaciones y vínculos necesarios. | Será asignada la producción del pedido de madera y tableros al personal calificado y adecuado. Se contratará un equipo que rectificar la distribución del producto. | Está compuesta por diferentes áreas (Administrativa- Ventas - Recursos Humanos, entre otros). | |
DIRECCIÓN | Orienta la labor del personal hacia el logro de los objetivos de la organización a través de la comunicación, la motivación y el liderazgo. | Motivar a los empleados por medio de incentivos monetarios, reconocimiento de su labora y diseccionándolos hacia los objetivos de la empresa. | Gerente /Administrador "Propietario". | |
(continuación) PROCESOS ADMINISTRATIVOS EMPRESA | |||
Fase | Descripción | Aplicación | Responsable |
CONTROL | El control de las actividades para que se ajusten lo más correctamente posible a lo planificado. | Los ejecutivos correspondientes, informarán al gerente de los progresos de la empresa e informarán de cualquier variación o cambio que se presente o tenga que realizarse para establecer las correcciones correspondientes a la planeación u otras de las fases a seguir. | Gerente /Administrador "Propietario". |
Autoría Propia.
Como conclusión se analiza que con un buen desempeño funcional de los procesos administrativos, evaluando las acciones que se desempeñan dentro de cada una de las organizaciones del sector, se pueden lograr los objetivos y metas “ser más productivas”.
3.Composición del capital
La composición del capital de la empresa está dividida en 4 socios accionistas un mayoritario con un porcentaje del 40% y los otros 3 cada uno con un porcentaje del 20%
4. Planta física
La empresa esta está ubicada en sector del Restrepo.
Sus límites espaciales son los siguientes:
Al norte con la calle 23 sur y carrera 27.
Al sur con la carrera 14 y calle 12b sur.
Al oriente con carrera 27 con calle 12b sur.
Al occidente con la carrera 14 con calle 23 sur.
Imagen 1 Mapa de la localidad de Restrepo
Fuente: Google Maps.
5. Comercialización
La comercialización de los apartamentos o construcciones se realiza a través de ejecutivos comerciales que venden los proyectos a realizar a las grandes constructoras o cajas de compensación familiar y clientes reales en el mercado.
6. Inventarios
Los inventarios se manejan de forma física en cada uno de los proyectos y sin revisados por personal calificado verificando que todo esté en orden y el material requerido.
7. Cartera
La cartera es manejada por la parte administrativa de la empresa por el jefe de carteras que es el encargo de hacer los recaudos correspondientes al pago de los clientes y los acuerdos de pago de los que están en mora.
PROGRAMA DE AUDITORÍA: | Auditoría Administrativa |
PROYECTO/ÁREA: | CONSTRUCTORA ENTORNO URBANO SAS |
AUDITADO: | JOSE RICO |
AUDITOR: | FRANCY OCAMPO, CLAUDIA HINCAPIE, JENNYFER MAHECHA, MARIA PRETEL |
FECHA INICIO AUDITORÍA: | 2020/02/28 |
FECHA FIN AUDITORÍA: | 2020/02/28 |
HORA DE LA AUDITORÍA: | 8:20 PM |
TIEMPO ESTIMADO DE AUDITORÍA: | 01 hora, 1 día |
LUGAR: | Oficina Área Talento humano y área Administrativa |
RECURSOS: | · Disponibilidad de las instalaciones para reunirlos equipos de trabajo. · Cooperación con la entrega de la información para la realización del procedimiento. · Tener dentro de cada área de la organización personas conocedoras de los procesos a auditar. · Tener los Recursos necesarios como lo son los recursos financieros, de tiempo, tecnológicos y demás que sean necesarios para llevar a cabo, implementar, gestionar y mejorar las actividades de auditoría. |
OBJETIVO: | · Obtener resultados concretos de los procesos a mejorar y de esta manera contribuir con la mejora continua de la empresa. · Confirmar que se esté llevando a cabo en su totalidad,las cuatro etapas del proceso administrativo. |
ALCANCE: | · Corroborar y confirmar el correcto funcionamiento de cada área auditada en la parte administrativa validando la información documentada. |
CRITERIOS: | · Los criterios a evaluar serán el normas de calidad,sistema de gestión de salud en el trabajo, normas ambientales, presupuesto, matriz DOFA, valores corporativos, retribución salarial y demás. |
MÉTODO: | · La auditoría se llevará a cabo utilizando como instrumento la entrevista y la revisión de la información suministrada(documentos) |
OBSERVACIONES GENERALES: | · La auditoría estará enfocada hacia el proceso de construcción de los edificios ( producto )ya que como tal es su actividad económica. · El proceso de auditoría puede ser reformado según lo solicitado por la Dirección General y de los líderes de los procesos a auditar. · General: se refiere a la evaluación general de los procesos/procedimientos que aplican al área o proceso a auditar y que se encuentran en el SIGI, además de otros requisitos que sean definidos con el líder del proceso a auditar en el alcance de la auditoría. · Finalización del ciclo: la auditoría se da por terminada al realizar la evaluación del procedimiento específico a auditar. |
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