Manual De Procedimientos

Contenido

El presente Manual brinda una guía para la operatoria diaria de la droguería Lomas, detallando los procedimientos para las tareas que deben realizarse diariamente, a efectos de transparentar las mismas y a lograr su mejoramiento.

Para una comprensión rápida del procedimiento se lo presenta en un diagrama que le indica los pasos básicos a seguir y luego encontrará la descripción detallada para cada paso.

Objetivo del presente manual

Los objetivos del Manual de procedimientos son los siguientes:

• Normalizar las rutinas administrativas de los procedimientos.

• Difundir las rutinas administrativas normalizadas a los afectados de la droguería

• Detectar desvíos en la actividad.

• Consolidar el ambiente de trabajo.

• Disponer de un instrumento de capacitación de nuevos empleados y participantes de las actividades de entrenamiento laboral.

Manual De Responsabilidades

Los procedimientos responden a las actividades que le competen a esta droguería conforme la estructura organizativa que se muestra a continuación:

Y las responsabilidades en cada área se enuncian a continuación:

Área compras

Es responsable de la confección de la orden de compra para mantener el nivel adecuado de productos en stock para el funcionamiento diario de las operaciones en la droguería

Área ventas

Es responsable de cumplimentar con los pedidos realizados por los clientes de la droguería.

Área depósito

Es responsable de identificar los niveles de stock mínimos, óptimos y máximos de cada producto y su correcta rotación en los almacenes para cubrir las necesidades del área de ventas.

Área administrativa

Es responsable de mantener la lista de precio y de promociones actualizadas y disponibles.

Gerencia

Es responsable por la coordinación de los recursos a través del planeamiento, organización y control a fin de lograr los objetivos de la droguería.

Contaduría

Responsable de las registraciones contables de la droguería.

Procedimiento Ventas

1. Recibir el pedido. Área interviniente: ventas

Recibe el pedido e identifica al cliente.

2. Analizar datos del cliente. Área interviniente: ventas

Verifica que el cliente está activo en el sistema comercial. Si detecta que el mismo no está habilitado se pone en contacto con el cliente para solicitar los datos necesarios para el alta:

• Nombre/ razón social

• Cuit

• Domicilio

• Persona de contacto

Informa al mismo los plazos y formas de pago, plazos y forma de entrega de pedidos y descuentos ofrecidos por pago en tiempo y forma. Si es cliente nuevo procesa el alta en el sistema comercial.

Con el objeto de reducir el tiempo de entrega y la efectividad del proceso de logística y distribución el encargado del alta de la nota de pedido debe verificar que el domicilio de entrega sea correcto.

Asesora al cliente, informa las promociones vigentes y el precio que le será facturado por el producto.

Se cerciora de la cantidad solicitada para cada producto.

3. Autorizar nota de pedido. Área interviniente: Gerencia.

Recibe notas de pedidos confirmadas por los clientes. Analiza en base a la cuenta corriente del cliente, si posee un saldo deudor superior al permitido, si realiza los pagos en tiempo y en forma, antigüedad del cliente. En base a la información de la cuenta corriente del cliente puede “autorizar” la nota de pedido, “rechazar” si lo cree conveniente, “anular” si posee errores de confección o “cancelar” si es solicitado por el cliente.

Sólo si es autorizada, procede al paso n°4.

4. Armar pedido. Área interviniente: Depósito.

Recibe nota de pedido pendiente de preparación. Identifica el almacén donde se encuentra alojado el producto solicitado. Verifica si existe cantidad suficiente para cumplir con lo solicitado.

Procede al armado del pedido. De no existir stock suficiente prepara con la cantidad disponible e informa la situación al encargado de stock.

5. Distribuir pedido. Área interviniente: Depósito.

Genera hoja de ruta para el pedido y lo envía en distribución.

6. Registración contable. Área interviniente: contaduría

Realiza la registración contable de la operación en el sistema comercial.

Procedimiento Compras

1. Detectar la necesidad. Área interviniente: Depósito

Detecta la necesidad de abastecer el stock de determinado/s productos. Se basa para esto, en tendencias de ventas por informes estadísticos, análisis de períodos anteriores, vencimientos de lotes de productos y otros factores externos que signifiquen una oportunidad para la empresa.

2. Seleccionar proveedor. Área interviniente: Compras

Verifica si el producto requerido está incluido en el catálogo contenido en el sistema, y selecciona el proveedor de acuerdo al precio más conveniente.

En caso de no existir un proveedor actualmente para abastecer del producto, realiza la búsqueda del mismo y se pone en contacto con el o los proveedores para negociar mejores condiciones para la compra, éstas son:

• descuentos,

• demora de la entrega

• plazos de pago,

• política de devoluciones.

Determina el proveedor, y de existir más de uno para el mismo producto lo selecciona en base a las mejores condiciones detalladas en el párrafo anterior.

Una vez elegido el mismo, procesa el alta en el sistema comercial.

3. Realizar pedido de adquisición. Área interviniente: Compras

Completa la orden de compra. La misma contiene:

• Numero de identificación y descripción de los productos a solicitar

• Cantidad

• Precio de lista

• Total por ítem

• Fecha probable de entrega

4. Autorizar Orden de compra. Área interviniente: Gerencia

Recibe las órdenes de compra realizadas por el encargado de compras y que están listas para autorizar. Verifica que las cantidades solicitadas de los productos

...