Métodos del control interno

Método descriptivo.

El método descriptivo, consiste en la descripción de las actividades y procedimientos, que se desarrolla en el área o unidad de administración sujeto a un proceso de auditoría, en los sistemas administrativos y de operación, y a los registros contables y archivos que intervienen.

La descripción debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen, nunca se practicará en forma aislada o con subjetividad. Y en detallar ampliamente por escrito los métodos contables y administrativos en vigor, mencionando los registros y formas contables utilizadas por la empresa, los empleados que los manejan, quienes son las personas que custodian bienes, cuanto perciben por sueldos, etc.

Funciones.

Su función principal es para describir los procedimientos, registros, formularios, archivos, departamentos que intervienen en el sistema de control. En este método presenta el inconveniente que muchas personas no tienen habilidad para expresar sus ideas por escrito en forma clara, precisa y sintética, lo que trae como consecuencia que algunas debilidades de control no queden expresadas en la descripción.

Su Aplicación

La forma y extensión en la aplicación de este procedimiento dependerá desde luego de la práctica y juicio del Contador Público observada al respecto, y que puede consistir en:

1. Preparar sus notas relativas al estudio de la compañía de manera que cubran todos los aspectos de su revisión.
2. Que las notas relativas contengan observaciones únicamente respecto a las deficiencias del control interno encontradas y deben ser mencionadas en sus papeles de trabajo, también cuando el control existente en las otras secciones no cubiertas por sus notas es adecuado

Ventajas y Desventajas del Método Descriptivo.

Ventajas

El estudio es detallado de cada operación con lo que se obtiene un mejor conocimiento de la empresa.

Se obliga al Contador Público a realizar un esfuerzo mental, que acostumbra al análisis y escrutinio de las situaciones establecidas.

Desventajas

Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales.

No se tiene un índice de eficiencia.

• Ejemplo de análisis de procedimiento de operación.

[pic 1]

• Ejemplo de análisis de procedimientos de operación descriptivo[pic 2]

Método Grafico.

En este método se comprende por medio de cuadros o gráficas, para el flujo de operaciones atreves de los puestos de trabajo donde se encuentran las medidas de control para su ejecución.

También permite detectar con mayor facilidad los puntos o aspectos donde se encuentran debilidades de control, aun cuando hay que reconocer que se requiere de mayor inversión de tiempo por parte del auditor en la elaboración de los flujogramas y habilidad para hacerlos.

Función.  

Permite detectar con mayor facilidad los riegos o aspectos donde se encuentren débiles del control para su ejecución.

Graficas de organización.

Son dos tipos de graficas que son cartas maestras y cartas suplementarias.

Cartas Maestras

Estas presentan las relaciones entre los principales departamentos de la organización.

Cartas Suplementarias

Estas Muestran cada una de las estructuras de los departamentos de forma detallada.

Y para el uso de estas cartas se recomienda de forma combinada con los manuales de operación para su complementación.

Ventajas y Desventajas del Método. Grafico.

Ventajas

Proporciona una rápida visualización de la estructura del negocio.

Desventajas

Pérdida de tiempo cuando no se está familiarizado a este sistema o no cubre las necesidades del Contador Público.

Dificultad para realizar pequeños cambios o modificaciones ya que se debe elaborar de nuevo.

Se recomienda como auxiliar a los otros métodos.

• Análisis de procedimientos de operación gráfico.

[pic 3]

Método de Cuestionarios.

Se basa en que el auditor utiliza cuestionarios previamente realizados para la investigación, estos son formulados de tal manera que las respuestas afirmativas indican la existencia de una adecuada medida de control, mientras que las respuestas negativas señalan una falla o debilidad en el sistema establecido. Y en la forma en que fluyen las operaciones a través de los puestos o lugares donde se define o se determinan los procedimientos de control para la conducción de las operaciones.

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