METODOS PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO

MÉTODOS PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO

Método Descriptivo o de memorándum.

Método Gráfico.

Método de Cuestionario.

NARRATIVO

El método descriptivo consiste, como su nombre lo indica, en describir las diferentes actividades de los departamentos, funcionarios y empleados, y los registros que intervienen en el sistema. Sin embargo, no debe incurrirse en el error de describir las actividades de los departamentos o de los empleados aislada u objetivamente. Debe hacerse la descripción siguiendo el curso de las operaciones a través de su manejo en los departamentos citados.

Ventajas

El estudio es detallado de cada operación con lo que se obtiene un mejor conocimiento de la empresa.

Se obliga al Contador Público a realizar un esfuerzo mental, que acostumbra al análisis y escrutinio de las situaciones establecidas.

Desventajas

Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales.

No se tiene un índice de eficiencia.

GRÁFICO O DIAGRAMA DE FLUJO

También llamado de flujogramas, consiste en revelar o describir la estructura orgánica las áreas en examen y de los procedimientos utilizando símbolos convencionales y explicaciones que dan una idea completa de los procedimientos de la entidad.

Señala por medio de cuadros y gráficas el flujo de las operaciones a través de los puestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de control para el ejercicio de las operaciones.

Se recomienda el uso de la carta o gráfica de organización que según el autor George R. Terry, dichas cartas son cuadros sintéticos que indican los aspectos más importantes de una estructura de organización, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su función respectiva.

Existen dos tipos de gráficas de organización:

Cartas Maestras.

Cartas suplementarias.

Las cartas maestras presentan las relaciones existentes entre los principales departamentos.

Las cartas suplementarias muestran cada una, la estructura de departamento en forma más detallada.

Se recomienda además el uso combinado de estas cartas con los manuales de operación ya que se complementan.

Ventajas.

Proporciona una rápida visualización de la estructura del negocio.

Identifica la ausencia de controles financieros y operativos.

Permite una visión panorámica de las operaciones o de la entidad.

Identifica desviaciones de procedimientos.

Identifica procedimientos que sobran o que faltan.

Facilita el entendimiento de las recomendaciones del auditor a la gerencia sobre asuntos contables o financieros.

La evaluación debe asegurar la integridad y exactitud de las operaciones realizadas por el ente económico

Desventajas

Pérdida de tiempo cuando no se está familiarizado a este sistema o no cubre las necesidades del Contador Público.

Dificultad para realizar pequeños cambios o modificaciones ya que se debe elaborar de nuevo.

Se recomienda como auxiliar a los otros métodos.

CUESTIONARIO

Consiste en usar como instrumento para la investigación, cuestionarios previamente formulados que incluyen preguntas acerca de la forma en que se manejan las transacciones u operaciones de las personas que intervienen en su manejo; la forma en que fluyen las operaciones a través de los puestos o lugares donde se definen o se determinan los procedimientos de control para la conducción de las operaciones.

Los cuestionarios son formulados de tal manera que las respuestas afirmativas indican la existencia de una adecuada medida de control, mientras que las respuestas negativas señalan una falla o debilidad en el sistema establecido.

Ventajas:

Representa un ahorro de tiempo.

Por su amplitud cubre con diferentes aspectos, lo que contribuye a descubrir si algún procedimiento se alteró o descontinuó.

Es flexible para conocer la mayor parte de las características del control interno.

Desventajas.

El estudio de dicho cuestionario puede ser laborioso por su extensión.

Muchas de las respuestas si son positivas o negativas resultan intrascendentes si no existe una idea completa del porque de estas respuestas.

Su empleo es el más generalizado, debido a la rapidez de la aplicación.

De los métodos vistos anteriormente, ninguno de ellos trata con relativa profundidad, el elemento clave de la entidad, el humano.

Bancos

1.-¿El objetivo de cada una de las cuentas bancarias existentes en la empresa se encuentra definido?

2.-¿Todas las cuentas bancarias presentan movimientos y por lo tanto se manejan activamente?

3.-¿Está definida la responsabilidad de los cobros y depósitos de efectivo, cheques y valores en el menor número posible de personas?

4.-¿Todos los empleados que manejan cobros, pagos valores y efectivo en general, se encuentran debidamente afianzados?

5.-¿Los empleados de otros departamentos, como embarques, facturación, crédito y cobros, compras recepción, etc., que pudieran estar en posibilidad de participar en irregularidades relacionadas con efectivo y valores están debidamente afianzados?

6.-¿Se encuentran debidamente autorizadas por el Consejo de Administración o Administrador Único todas las cuentas bancarias que se tienen?

7.-¿Las funciones del departamento de caja se encuentran debidamente separadas de tal modo que faciliten el máximo control interno?

8.-El sistema de control interno establecido ha previsto que ninguna de las personas del departamento de caja realice las siguientes funciones:

a) ¿Participar en el cobro de saldos o autorizar la cancelación de cuentas incobrables o de dudosa recuperación?

b) ¿Aprobar créditos o descuentos, devoluciones o bonificaciones a clientes o deudores diversos?

c) ¿Tener la custodia de documentos o facturas por cobrar?

d) ¿Llevar o tener acceso a los auxiliares de cuentas por cobrar, preparar o analizar las cuentas por antigüedad de saldos o participar en la preparación y envío de estados de cuenta a clientes?

e) ¿Obtener estados de cuenta de los bancos y conciliar o revisar dichas conciliaciones?

f) ¿Manejar algún libro de contabilidad o el registro contable de comprobantes?

g) ¿Elaborar, firmar o depositar en el correo, cheques por pagos?

h) ¿Preparar o autorizar comprobantes de pagos?

i) ¿Tener bajo su custodia sueldos no reclamados?

j) ¿Formular las nóminas, firmar cheques de dichas nóminas o distribuir los sueldos?

k) ¿Firmar pagarés o letras

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