ORGANIZACION

ORGANIZACIÓN

1. CONCEPTO

“Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, y agrupación de actividades, con el fin de realizar y simplificar las funciones de un grupo social”.Es decir:

1. Se trata de determinar qué recurso y qué actividades se requieren para alcanzar los objetivos.

2. Luego se debe de diseñar la forma de combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura departamental. De la estructura establecida, es necesaria la asignación de responsabilidades y autoridad formal para cada puesto.

3. El resultado a que se llegue con esta función es el establecimiento de una estructura organizativa.

2. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

Se entiende que el principio orienta la acción como norma o regla de conducta. El principio de cualquier efecto es la causa que lo produce; existen nueve principios para establecer una organización racional y son:

Del Objetivo

Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. Es decir la existencia de un puesto sólo es justificable si se sirve para alcanzar realmente los objetivos.

Especialización

Establecido por Adam Smith. Se refiere a que el trabajo de una persona debe limitarse a la ejecución de una sola actividad.

Jerarquía

Se refiere a que es necesario establecer centros de autoridad de donde emane la comunicación para lograr los planes a efectuar.

Paridad de Autoridad y Responsabilidad

A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

Unidad de Mando

Establece que debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a más de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba órdenes de dos o más jefes sólo ocasionará fugas de responsabilidad, confusión e ineficiencia.

Difusión

Las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas. Por otra parte la descripción de labores no debe hacerse con tanto detalle.

Amplitud o Tramo de Control

Debe haber un límite en cuanto al número de subordinados que se reportaran a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente.

Lyndall Urwick dice que un gerente no debe ejercer autoridad directa a más de cinco o seis subordinados, a fin de asegurar que no esté sobrecargado, y que esté en posibilidad de atender otras funciones más importantes

De la Coordinación

Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio. Es decir, el administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones de la empresa, ya que cualquier fuente de deficiencia puede ocasionar problemas, la empresa para funcionar con eficacia, necesita que todas sus partes, a su vez, funcionen correctamente. Todas las funciones deben apoyarse completamente y combinarse, a fin de lograr un objetivo común; en esta forma, la organización funcionará como un sistema armónico en el que todas sus partes actuarán oportuna y eficazmente.

Continuidad

Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente. La organización que es apropiada para la empresa en un momento dado, puede serlo posteriormente; por lo mismo, alguien debe tener asignada la responsabilidad de observar la estructura organizacional y sugerir los ajustes y modificaciones necesarios.

3. ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN

División del Trabajo

Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.

Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes:

 JERARQUIZACIÓN:

Del griego “hierarjes” (jerarca)

Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado e importancia. (Estatus, jefes y subordinados.)

 DEPARTAMENTALIZACIÓN:

División y agrupamiento de las funciones y actividades especificas, con base en su similitud. (Creación de los Departamentos.)

Secuencia de la departamentalización:

• Listar todas las funciones de la empresa.

• Clasificarlas.

• Agruparlas de acuerdo a un orden jerárquico.

• Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos.

• Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación, entre las funciones y los puestos.

• Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.

De acuerdo con la situación específica de cada empresa, los tipos de departamentalización más usuales son:

1. Funcional. Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades análogas según su función principal.

2. Por producto. Es característica de las empresas fabricantes de diversas líneas de productos, la departamentalización se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre si.

3. Geográfica o por Territorios. Este tipo de departamentalización proporciona un instrumento lógico y eficiente cuando las unidades de la empresa realizan actividades en sectores alejados físicamente, y/o cuando el tramo de operaciones y de personal supervisado, es muy extenso y está disperso en áreas muy grandes. Se utiliza principalmente en el área de ventas, por ejemplo: dividir una empresa en zonas regionales.

4. Por clientes. Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su función consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes

5. Por Proceso o Equipo. En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo; así como también en una planta automotriz, la agrupación por proceso.

6. Por Secuencia. Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de números o letras.

7. Organigramas. También conocidos como Cartas o Gráficas de organización, son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles, las jerarquías, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de ella. Coordinación

Coordinación

Sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.

FUNCIÓN BÁSICA DE LA COORDINACIÓN:

Lograr la combinación y la unidad de esfuerzos, bien integrados y balanceados en el grupo social.

4. TIPOLOGÍA DE LA ORGANIZACIÓN

Son los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales en un organismo social.

La determinación de la clase de organización, depende de factores como el giro y magnitud de la empresa, recursos, objetivos, tipo y volumen de producción, etc.

Los más usuales son:

Organización Lineal o Militar

La decisión es tomada por una sola persona, y tiene la responsabilidad básica del mando. El jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subalternos, quienes a su vez reportan a un solo jefe.

Se le conoce con este nombre porque se utiliza precisamente en instituciones militares, aconsejable también en pequeñas empresas; pues la actividad y la responsabilidad se transmiten íntegramente por una sola línea.

Ventajas:

a) Facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución.

b) No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.

c) Es claro y sencillo.

d) Útil en pequeñas empresas.

e) La disciplina es fácil de mantener.

Desventajas:

a) Es rígida e inflexible.

b) Depende de hombres clave, origina trastornos.

c) No fomenta la especialización

d) Los ejecutivos están saturados de trabajo.

Organización Funcional de Taylor

Su creador fue Frederick Taylor. Esta organización consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor número posible de funciones.

Ventajas:

a) Especialización.

b) Se obtiene la más alta eficiencia de cada persona.

c) La división de trabajo es planteada y no incidental.

d) El trabajo manual se separa del intelectual.

e) Disminuye la presión sobre un solo jefe por especialistas.

f) Desventajas:

a) Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, esto

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