Organizacion

LA ORGANIZACIÓN

La organización es un término de usos muy variados. Para algunas personas incluye todas las acciones de todos los participantes. Otras lo identifican con el sistema total de relaciones sociales y culturales. Sin embargo, para la mayoría de los administradores en ejercicio el término organización implica una estructura de funciones o puestos intencional y formalizada.

Para que una función organizacional pueda existir y poseer significado para los individuos, debe constar de:

1) Objetivos verificables, es un elemento importante de la planeación.

2) Una idea clara de los principios , deberes o actividades implicadas

3) Un área discrecional de autoridad precisa o de autoridad precisa para que la persona que ejerza una función determinada sepa qué puede hacer para cumplir las metas.

En este sentido la organización consiste en:

1) La identificación y clasificación de las actividades requeridas.

2) La agrupación de las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos.

3) La asignación de cada grupo de actividades a un administrador dotado de la autoridad (delegación) necesaria para supervisarlo

4) La estipulación de coordinación horizontal (en un mismo o similar nivel organizacional) y vertical (entre las oficinas generales, una división y un departamento por ejemplo) en la estructura organizacional.

NATURALEZA: en esencia, la organización tiene su origen en la necesidad humana de cooperación. Barnard subrayó, que los seres humanos se ven obligados a cooperar para alcanzar metas personales a causa de limitaciones físicas, biológicas, psicológicas y sociales. La cooperación puede ser más productiva y menos costosa, en la mayoría de los casos, con algún tipo de estructura organizacional.

PROPÓSITO: es hacer que en lo posible el personal colabore eficazmente en el logro de determinadas metas, se debe definir y mantener una estructura por funciones.

LAS ORGANIZACIONES Y EL COMPORTAMIENTO DINAMICO

Las organizaciones no tienen éxitos o fracasos las personas si.

Las organizaciones están estrechamente asociadas con personas que viven y cambian; en consecuencia, los comportamientos humanos deben ser considerados y entendidos dentro de la dinámica de la organización formal

ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL

ORGANIZACIÓN FORMAL

Por organización formal se entiende, en general, la estructura intencional de funciones en una empresa formalmente organizada. Esto no significa que contenga nada inherentemente inflexible o indebidamente limitante. Para proceder correctamente a la organización, un administrador debe generar una estructura que ofrezca las mejores condiciones para la contribución eficaz del desempeño individual, tanto presente como futuro, a las metas grupales.

La organización formal debe ser flexible. Debe dar lugar a la discrecionalidad, la ventajosa utilización del talento creativo y el reconocimiento de los gustos y capacidades individuales en las organizaciones más formales. No obstante, en una situación grupal los esfuerzos individuales deben canalizarse hacia metas grupales y organizacionales.

ORGANIZACIÓN INFORMAL

Chester Barnard, autor del libro The Functions of the Executive”, describió que la organización informal como el cojunto de actividades personales sin un porpósito común consciente, aunque favorable a resultados comunes. Así, las relaciones informales establecidas en el grupo de personas que juegan ajedrez a la hora de la comida pueden contribuir al cumplimiento de metas organizacionales. Frente a un problema organizacional, es más fácil que se pida ayuda a alguien a quien se conoce personalmente, que a alguien de quien lo único que sabe es que ocupa determinado cargo.

Más recientemente, Keith Davis, la describió como una red de relaciones personales y sociales no establecida ni requerida por la organización formal, pero que surge espontáneamente de la asociación entre sí de las personas.

De este modo, son organizaciones informales las relaciones que no aparecen en un organigrama, como el grupo que trabaja en los talleres, el equipo que se reúne a jugar fútbol, etc.

FUNCIONES DE LAS ORGANIZACIONES INFORMALES.

Keith Davis sugiere que los grupos informales sirven por lo menos cuatro funciones principales dentro de la estructura de la organización formal

1. Perpetuán los valores culturales y sociales que aprecia el grupo.

Ciertos valores por lo general ya se conservan en común entre los miembros del grupo informal

La interacción diaria refuerza estos valores y perpetuán un estilo de vida en particular y conservan la unidad e integridad del grupo. Estos pequeños grupos pueden originarse por las relaciones de fraternidad o clubes o también por equipos de trabajo de proyectos.

2. Proporcionan condición social y satisfacción que no pueden obtenerse en la organización formal .en una gran organización un trabajador (o aula)un trabajador (o estudiante) puede sentirse como un miembro anónimo en ves de cómo un individuo único

3. Promueven la comunicación entre los miembros. El grupo informal crea canales o sistemas de información para mantener informados a sus miembros respecto a las acciones administrativas tomadas.

4. Proporcionan control social incluyendo y regulando los comportamientos dentro y fuera del grupo. El control interno persuade a los miembros del grupo a conformarse a su estilo de vida, el control externo se dirige a grupos tales como la administración, de liderazgo del sindicato, y otros grupos informales

DESVENTAJAS DE LOS GRUPOS INFORMALES.

Las organizaciones informales también presentan las desventajas potenciales que siguen y problemas que requieren la atención administrativa perspicaz y cuidadosa .

1. Resistencia al cambio. La perpetuación de valores y estilos de vida hace que los grupos informales resulten demasiado protectores de su “cultura“ y, por lo tanto, se resisten al cambio.

2. Conflicto de funciones la búsqueda de satisfacción del grupo informal puede alejar a sus miembros de los objetivos dela organización formal. Lo que es bueno y deseado por los miembros del grupo informal no siempre es bueno para la organización. El deseo de los empleados de cumplir con los requisitos y servicios, tanto de los grupos informales como los de la administración da como resultado un conflicto de funciones.

3. El rumor. El rumor dispensa la verdad y lo falso con igual intensidad. los empleados mal informados comunican información no verificada que tiene un efecto devastador sobre los empleados. Esto puede minar la moral, establecer malas actitudes y con frecuencia resulta en comportamiento desviado e incluso violento.

4. Conformidad. El control social promueve y fomenta la conformidad entre los miembros del grupo informal, haciéndolos renuentes a actuar o desempeñarse en un nivel mas alto. Esto puede dañar a la organización formal ahogando la iniciativa, la creatividad y la diversidad en el desempeño.

BENEFICIOS PARA LA ORGANIZACIÓN FORMAL

Aun cuando las organizaciones informales crean retos únicos y problemas potenciales para la administración, también proporcionan varios beneficios para la organización formal.

1. Complemento con el sistema formal. Los planes, políticas, procedimientos y estándares formales no pueden solucionar todos los problemas que se presentan en una organización dinámica; en consecuencia, los sistemas informales deben complementarse con los formales para la ejecución del trabajo. Ningún colegio o universidad podría funcionar siguiendo la ley “al pie de la letra” con respecto a las políticas y procedimientos escritos .

2. Aligera la carga de trabajo de la administración. Los gerentes están menos inclinados a vigilar a sus trabajadores cuando saben que la organización informal esta cooperando con ellos. Esto fomenta la delegación, la descentralización y el mayor apoyo del trabajador al gerente, lo que sugiere una probable mejora en el desempeño y en la productividad general.

3. Lleva vacios en las habilidades administrativas. Por ejemplo, si un gerente no esta fuerte en planeación y análisis financiero, un subordinado puede ayudarlo informalmente mediante sugerencias.

4. Actúa como válvula de seguridad. Los empleados experimentan frustración, tensiones y problemas emocionales con la administración y con otros empleados. El grupo informal proporciona un medio para aliviar estas presiones emocionales y psicológicas permitiendo que la persona las trate con sus amigos en forma abierta y franca.

5. Estimula la práctica administrativa mejorada. Quizá un beneficio sutil de los grupos informales es que estimula a los gerentes a prepararse, a hacer planes, a organizar y controlar en una forma mas profesional. Los gerentes que entienden el poder de la organización informal reconocen que es “freno y equilibrio” en el uso de su autoridad

DIVISIÓN ORGANIZACIONAL: EL DEPARTAMENTO

Con el término departamento se designa a un área, división o sucursal en particular de una organización sobre la cual un administrador posee autoridad respecto del desempeño de actividades específicas. De acuerdo con su uso más general, un departamento puede ser la división de producción, el departamento de ventas, etc. En algunas empresas, la terminología departamental se aplica laxamente; en otras, especialmente en las de mayor tamaño, una terminología más estricta indica relaciones jerárquicas. Así, bien puede ocurrir que un vicepresidente

...