Organizacion

INTRODUCCION

El trabajo que se presenta a continuación, es acerca de la organización uno de los elementos del proceso administrativo que se encuentra dentro de la fase mecánica.

Dentro de este trabajo encontraremos algunas definiciones de organización, así como, sus ventajas, además se presentaran los diferentes sistemas de organización, que se refieren a diversas combinaciones de la división de funciones y la autoridad a través de las cuales se realiza la organización; así como un ejemplo de cada uno de los sistemas de organización.

También encontraremos los organigramas más comunes que se utilizan dentro de las empresas, así como ventajas y desventajas de cada uno de estos organigramas además de su ejemplificación.

Dentro de cualquier empresa bebe existir un manual de organización que sirva para la inducción y la capacitación de los integrantes de la empresa, dentro de este trabajo encontraremos un pequeño ejemplo de este.

DEFINICION

Si bien, todos tenemos una idea básica acerca de lo que significa el término organización, no siempre podemos definirlo adecuadamente. Sin embargo, en el contexto empresarial es importante tener una idea acerca de lo que significa este término para poder referirnos con propiedad, ya sea, a una entidad (organización con o sin fines de lucro) o a una determinada actividad (la organización de una empresa, un evento u otro).

Para Simón Andrade Espinoza, la organización es “la acción y el efecto de articular, disponer y hacer operativos un conjunto de medios, factores o elementos para la consecución de un fin concreto"

Según Alexei Guerra Sotillo, la "organización es, a un mismo tiempo, acción y objeto. Como acción, se entiende en el sentido de actividad destinado a coordinar el trabajo de varias personas, mediante el establecimiento de tareas, roles o labores definidas para cada una de ellas, así como la estructura o maneras en que se relacionarán en la consecución de un objetivo o meta. Como objeto, la organización supone la realidad resultante de la acción anterior; esto es, el espacio, ámbito relativamente permanente en el tiempo, bajo el cual las personas alcanzan un objetivo preestablecido"

Según la American Marketing Association (A.M.A.) la organización "cuando es utilizada como sustantivo, implica la estructura dentro de la cual, las personas son asignadas a posiciones y su trabajo es coordinado para realizar planes y alcanzar metas"

El Diccionario de la Real Academia Española, en una de sus definiciones, menciona que la organización es una "asociación de personas regulada por un conjunto de normas en función de determinados fines"

Entonces, teniendo en cuenta y complementando las anteriores propuestas, planteo la siguiente definición de organización, para cada uno de los siguientes casos: 1) como entidad y 2) como proceso:

1. Como entidad: Una organización es un sistema cuya estructura está diseñada para que los recursos humanos, financieros, físicos, de información y otros, de forma coordinada, ordenada y regulada por un conjunto de normas, logren determinados fines.

Por ejemplo: Una organización sin fines de lucro (una ONG) o con fines de lucro (una empresa).

2. Como proceso:¿Cómo y quién lo va a hacer?. La organización es el acto de coordinar, disponer y ordenar los recursos disponibles (humanos, financieros, físicos y otros) y las actividades necesarias, de tal manera, que se logren los fines propuestos.

Por ejemplo: La organización de una empresa para que ofrezca productos de valor y sea competitiva en el mercado o la organización de un evento para el lanzamiento de un nuevo producto.

LA IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

La importancia de la organización como proceso es que suministra métodos para llevar a cabo las actividades con un mínimo esfuerzo esto reduce costos, incrementa la productividad, reduce o evita la duplicidad y ayuda a determinar responsabilidades.

Su tarea es armonizar a un grupo de personalidades distintas, difundir varios intereses y utilizar habilidades toda hacia una dirección dada, es de carácter continuo jamás se puede decir que ha terminado, dado que las empresas están sujetos a cambios constantes, es un método a través de la cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos de un grupo social

Principio de la especialización

“Cuanto más se divide el trabajo, dedicado a cada empleado a una actividad más limitada y concreta se obtiene mayor eficiencia precisión y destreza”

La organización como proceso tiene etapas la primera es la división del trabajo y la segunda la coordinación.

• División del trabajo: Es la separación y delimitación de las actividades que integran un proceso productivo, es un medio para obtener la especialización y con ella, mayor precisión profundidad de conocimientos, destreza y perfección en cada una de las personas dedicadas a cada función.

• Coordinación: Es la Armonización y sincronización de tareas para su cumplimiento y alcanzar los objetivos.

DEPARTAMENTALIZACION

“Es un medio para organizar las actividades de la empresa, con el fin de facilitar sus objetivos, consiste en la coordinación en la combinación y/o agrupación adecuada de las actividades necesarias para la organización en departamentos específicos”

Los criterios más utilizados son el funcional, por producto, por clientes, geográfico, por proceso, y por proyectos que a continuación se explicaran cada una de ellas.

POR FUNCIONES

Consiste en agrupar actividades y tareas en relación a las funciones que se desarrollan en una empresa, por ejemplo tenemos: producción, ventas, finanza, Recursos humanos.

Ventajas: permite agrupar a varios especialistas bajo una jefatura, orienta a las personas a una actividad específica, y una Máxima utilización de las habilidades y técnicas de las personas.

Desventajas: Reduce la cooperación de los departamentos, crea barreras entre departamentos debido a la énfasis que hacen en las especialidades.

POR CLIENTES

En él la organización (ente) refleja la importancia que esta le da al cliente, ejemplo área de bebes, niños, caballeros, damas etc…

Ventajas: El enfoque es hacia el cliente, el cliente es más importante que el producto o servicio que debe adaptarse.

Desventajas: Los objetivos de una organización pueden hacerse a un lado por satisfacer al cliente.

GEOGRAFICO

Esto es por su ubicación geográfica, es común en empresas que operan en amplias áreas ejemplo: Norte, sur, este etc…

POR PROCESO

Conocida también por etapas del proceso, se utiliza en empresas industriales se puede encontrar en el agrupamiento de los procesos de pintura o ensamblado.

Ventajas: Usa la tecnología como referencia, invento a la reingeniería.

Desventajas: Falta de flexibilidad y adaptación.

POR PROYECTO

Implica la agrupación de actividades permite un grado de coordinación entre las partes involucradas, es la extracción de otros para realizar el proyecto. Cada proyecto tiene un ciclo de vida específico ya que está orientada al resultado.

TIPOS DE ORGANIGRAMA

Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría

Por tanto, teniendo en cuenta que los organigramas son de suma importancia y utilidad para empresas, entidades productivas, comerciales, administrativas, políticas, etc., y que todos aquellos que participan en su diseño y elaboración deben conocer cuáles son los diferentes tipos de organigramas y qué características tiene cada uno de ellos, se plantea una clasificación, con la finalidad de que se pueda tener una idea más completa acerca de los diversos tipos de organigramas y de sus características generales.

Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo.

Ventajas: Son los más usados, ya que son usualmente más comprendidos, existe mayor control hacia los niveles inferiores.

Desventajas: Los puestos directivos se alejan de los operativos y la comunicación se a lenta. Ejemplo:

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.

Ventajas: Áreas más específicas, comunicación eficiente, los directivos están cercanos a los operativos.

Desventajas: Tramo de control largo, implica mayor responsabilidad de quien

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