Organización

GRUPO 2 - TEMA: ORGANIZACIÓN

1. INTRODUCCIÓN

Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, sicológicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organización.

Las organizaciones funcionan mediante normas que han sido establecidas para el cumplimiento de los propósitos. Las agrupaciones ciudadanas que son creadas para cubrir alguna necesidad social son denominadas organizaciones civiles. Los partidos políticos, los sindicatos, los clubes deportivos y las ONGs son organizaciones civiles.

En cambio, las organizaciones que son creadas por el estado para desarrollar tareas sociales son conocidas como organizaciones gubernamentales. Las mismas son dirigidas desde el gobierno y se financian con fondos públicos.

Por último podemos referirnos al término organización de empresas, que hace referencia a la estructura organizativa del trabajo en el ámbito empresarial y que es considerada la base de una empresa. La forma en que se organizan las empresas es estudiada por una ciencia administrativa denominada administración de empresas, que estudia la forma en qué se gestionan los recursos y procesos.

1.1. NATURALEZA Y FUNDAMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN

CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN: Una organización es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos. Estos sistemas pueden, a su vez, estar conformados por otros subsistemas relacionados que cumplen funciones específicas. En otras palabras, una organización es un grupo social formado por personas, tareas y administración, que interactúan en el marco de una estructura sistemática para cumplir con sus objetivos.

NATURALEZA: El origen o naturaleza de la organización data desde la existencia del hombre prehistórico cazador, sumido en su instinto de supervivencia, se dio cuenta de que por sí solo era débil más en cambio dentro de un grupo organizado con el mismo fin de supervivencia, las ganancias eran más provechosas y sobrevivir era un poco más sencillo. Por eso la organización surge debido a nuestras limitaciones físicas, biológicas, sicológicas y sociales como ser individual. Existen varios elementos o fundamentos que son claves en esta estructura, como la burocracia, la especialización del empleo, la departamentalización, la cadena de mando, la descentralización y la formalización.

BUROCRACIA: La burocracia es la organización o estructura organizativa caracterizada por procedimientos explícitos y regularizados, división de responsabilidades y especialización del trabajo, jerarquía y relaciones impersonales. El término es utilizado en la sociología, en la ciencia administrativa y, especialmente, en la de administración pública. Podría definirse como un conjunto de técnicas o metodologías dispuestas para aprender o racionalizar la realidad exterior- que pretende ser controlada por el poder central- a fin de conocerla y dominarla de forma estandarizada o uniforme. Un claro ejemplo de esta característica de las burocracias, particularmente de las de gobierno, es la contratación y asignación o remoción de personal, es decir, funcionarios, de acuerdo a criterios explícitos y relevantes al desempeño de funciones.

ESPECIALIZACIÓN DEL TRABAJO: El grupo o equipo de trabajo es un conjunto de personas asignadas o autoasignadas, de acuerdo a habilidades, conocimientos y competencias específicas (profesionales o expertos), para cumplir una determinada meta bajo la conducción de un coordinador.

LA DEPARTAMENTALIZACIÓN: Es la agrupación de actividades y personas en departamentos que permite, al menos en teoría, las organizaciones crezcan en un grado indeterminado.

CADENA DE MANDO: El liderazgo es el conjunto de capacidades que un individuo tiene para influir en la forma de ser de las personas o en un grupo de personas determinado, haciendo que este equipo trabaje con entusiasmo, en el logro de metas y objetivos. También se entiende como la capacidad de tomar la iniciativa, gestionar, convocar, promover, incentivar, motivar y evaluar a un grupo o equipo. En la administración de empresas el liderazgo es el ejercicio de la actividad ejecutiva en un proyecto, de forma eficaz y eficiente, sea éste personal, gerencial o institucional (dentro del proceso administrativo de la organización). (Ver anexo 1)

LA DESCENTRALIZACIÓN: La descentralización busca evitar el riesgo de malas decisiones por falta de comunicación e información; y también poder responder con rapidez y eficiencia a los requerimientos locales.

LA FORMALIZACIÓN: La formalización representa el uso de normas en una organización. La codificación de los cargos es una medida de la cantidad de normas que definen las funciones de los ocupantes de los cargos, en tanto que la observancia de las normas es una medida de su empleo (Hage y Aikes). La formalización aparece naturalmente cuando las organizaciones crecen, sea por el estilo de gestión o por condiciones de su entorno, algunas instituciones desarrollan características extremas, perdiendo flexibilidad. Las sucesivas generaciones de dirigentes que la organización pone al frente crean condiciones de distorsión de la formalización. En resumen la formalización es una técnica organizacional de prescribir como, cuando y quien debe realizar las tareas.

1.2. ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL

ORGANIZACIÓN FORMAL

Es la organización basada en una división del trabajo racional, con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso de decisión. Es la organización planeada; la que está en el papel. Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de puestos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc. En otros términos, es la organización formalmente oficializada.

Características básicas

• Consta de escalas jerárquicas o niveles funcionales establecidos en el organigrama

• Es racional

• Es una de las principales características de la teoría clásica

• Según Taylor (defensor de este tipo de organización) la organización debe basarse en la división del trabajo y por consiguiente en la especialización del obrero, pretendiendo una organización funcional superespecializada.

• Distribución de la autoridad y de la responsabilidad

ORGANIZACIÓN INFORMAL

Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.

Características básicas

• Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo (enfrentamiento o enemistad entre dos o más personas que aspiran a lograr una misma cosa), o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal.

• La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal.

• La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades de los participantes, por tanto, surgen ideas innovadoras no previstas por la organización formal.

2. LA ESTRUCTURA VERTICAL

La estructura vertical prevalece en muchas sociedades. Los sistemas educacionales y gubernamentales están construidos sobre el concepto de que la autoridad proviene de uno a quienes muchos obedecen. Estas estructuras son jerárquicas, con niveles de graduación de responsabilidad y poder en una dirección y disminución de niveles de autonomía y autoridad en el orden. Esta estructura se divide de acuerdo con la clase, el grado y el tipo de decisiones que cada uno de estos niveles puede tomar, cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicación de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él y así sucesivamente. (Ver anexo 2)

Existen 3 niveles de organización en la estructura vertical:

* NIVEL SUPERIOR (Alta dirección)

 Máxima responsabilidad en el establecimiento de los objetivos y metas a alcanzar.

 Definen las políticas a seguir.

 Son los encargados de “ver el negocio”.

 Sus decisiones abarcan a toda la organización.

 Al ser la “cabeza estratégica” de la organización permite que se mantenga como una unidad integrada.

 Son los actores negociadores con el entorno de la organización.

 Son quienes aprueban los planes de acción propuestos por el nivel medio

 El nivel directivo está representado por los altos ejecutivos de la organización

* NIVEL MEDIO (Táctico o gerencial)

 En este nivel se sitúan las áreas administrativas.

 Son los encargados de programar, coordinar y controlar las actividades de los niveles inferiores.

 Existe especialización y responsabilidad por un área particular de trabajo.

 Convierten en planes de trabajo para el logro de metas concretas los objetivos fijados por el nivel superior.

 Este nivel está representado por los gerentes de área, de departamento, jefes, supervisores, capataces, encargados etc.

* NIVEL INFERIOR

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