PLAN FORMAL DE RELACIONES PÚBLICAS

PLAN FORMAL DE RELACIONES PÚBLICAS

Un plan formal de relaciones públicas suele ser parte de un plan de mercadeo más amplio o es un documento breve que resume los componentes de RRPP del plan de mercado.         La publicidad y las promociones también suelen incluirse en un plan de mercadeo integral. Las relaciones públicas se diferencian de la publicidad en que no tienes que pagar por el tiempo o el espacio en los medios. La promoción proviene de la cobertura informativa, los comunicados de prensa y otros eventos públicos.

El principal objetivo de un plan de RRPP es resumir los objetivos de la empresa. Las relaciones públicas suelen estar destinadas a apoyar los refuerzos de mercadeo promoviendo la buena voluntad, reforzando los mensajes de la marca y los productos presentados en la publicidad, informando al público y enfrentando la publicidad negativa. Si bien las empresas a menudo hacen hincapié en estos objetivos, el plan de RRPP establece detalles específicos, como mayor popularidad en el mercado, mayor conocimiento y mayor retención de clientes.

Un elemento clave de un plan formal de RRPP es la auditoría. Aquí es donde los líderes de la empresa y los profesionales en relaciones públicas trabajan juntos para abordar los rasgos positivos que quieren destacar. Por lo general, entre los puntos fuertes se destacan elementos tales como: marca de confianza, imagen de calidad, orientación de valores, responsabilidad social o ambiental, para toda la familia o costos bajos. Al formular una lista de puntos fuertes en sus mensajes, los vendedores de la empresa pueden integrar de manera más efectiva estos mensajes en la publicidad y las relaciones públicas.

El otro aspecto de las relaciones públicas es el control del daño. Un plan de RRPP formal ayuda a las empresas a no estar desprevenidos ante los problemas que surjan. Las mejores empresas suelen conocer sus debilidades y las áreas más escudriñadas por la competencia y los clientes. Hablar sobre estas áreas vulnerables ayuda a los líderes de la empresa a presentar comunicados de prensa y obtener cobertura para el derecho a réplica. Las áreas más difíciles de esta estrategia reactiva incluyen los eventos inesperados. Los problemas graves con un producto o los escándalos laborales son difíciles de predecir. Sin embargo, una buena estrategia reactiva incluye un plan para abordar estas situaciones. Saber si se debe responder de inmediato o esperar un tiempo y conocer las herramientas a utilizar son partes centrales de una buena estrategia.

Las relaciones públicas incluyen muchas herramientas de comunicación. Junto con las herramientas mencionadas anteriormente, las empresas a menudo utilizan redes sociales, blogs y presentaciones orales para promover la marca y sus productos. Un plan de RRPP debe incluir un bosquejo de las herramientas que la empresa utilizará y un programa de la cobertura deseada. Por ejemplo, la empresa puede preparar un calendario de eventos importantes y lanzamientos de productos para que los especialistas sepan cuando deben ponerse en contacto con los medios de comunicación.

¿Qué es el control del daño de las relaciones públicas?

Las carreras de comercialización incluyen la publicidad, la investigación, la comercialización, la psicología del consumidor, ventas y administración, gestión de productos y relaciones públicas. Las relaciones públicas consisten en la construcción, mejora y mantenimiento de la imagen pública y la percepción de un individuo, empresa u organización.

El control de daños es un deber de un departamento de relaciones públicas y se trata de minimizar el efecto negativo causado por un evento o serie de eventos. Las funciones del oficial de relaciones públicas implica el control de la información dada a conocer por su empleador y presentar esa información de la mejor manera posible. Para llevar a cabo su trabajo, escribe las notas de prensa, controla los factores internos y externos que pueden influir en la percepción del público, hace de antesala para su empleador y trabaja en estrecha colaboración con los otros departamentos de comercialización de la empresa.

El propósito del oficial de relaciones públicas no es informar al público acerca de su empleador, sino el alimentar al público la información que influirá positivamente en la opinión pública a favor del empleador. Manipula y hace girar la información para presentar una imagen. Cuando el oficial de relaciones públicas presenta un vaso medio vacío al público, su trabajo es convencerlos de que el vaso está medio lleno, no medio vacío.            Es más fácil para una persona o empresa obtener lo que quiere cuando el público en general, respeta y confía en ellos.

Si bien muchas funciones de un departamento de relaciones públicas implican la construcción de la reputación de la empresa, con el control de daños se trata principalmente de reducir al mínimo la percepción negativa provocada por una situación de crisis. Una crisis es a veces el resultado de un evento inesperado. También podría ser algo que el departamento de relaciones públicas desea ocultar de la opinión pública o tiene la esperanza de que no va a suceder. Las personas involucradas en el control de daños están típicamente de guardia 24 horas al día, listas para minimizar la percepción pública negativa.

Un ejemplo de control de daños podría ser la respuesta del departamento de relaciones públicas de una plataforma petrolera que se hunde frente a la costa de California. El departamento de relaciones públicas de la compañía de petróleo controla el flujo de la información publicada acerca de la catástrofe, y trabaja para convencer al público de que la compañía petrolera está trabajando en el mejor interés del público y el medio ambiente, en lugar de ser una empresa de auto-servicio que sólo se refiere a beneficios de las empresas. Esto podría incluir una serie de anuncios que muestren a los empleados de la empresa y los funcionarios de limpieza de forma activa en el derrame de petróleo y salvando la vida silvestre local.

Características de un plan de relaciones públicas

En esta estrategia debes tener un objetivo general y objetivos específicos concretos y claros, lo que quieres conseguir en materia de comunicación. El objetivo general tiene que ver con un posicionamiento proyectado y generación de percepciones en las audiencias seleccionadas. Para el diseño de tu estrategia de comunicación se debe contemplar todos los aspectos relevantes:

1. Objetivo general
2. Objetivos específicos
3. Consideraciones generales
4. Posicionamiento: Actual y proyectado
5. Estrategia y tácticas
6. Mensajes clave
7. Herramientas de comunicación
8. Acciones puntuales por audiencia específica
9. Medición, evaluación y análisis de resultados.
Toda actividad de relaciones públicas tiene como finalidad principal la gestión de la imagen institucional, mediante el desempeño de las siguientes funciones:

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