Planilla de Cumplimiento FLOREXPORT

Planilla de Cumplimiento

Embarque Rosas

Identificación        

Datos Pedido

Formato Informe ejecutivo

Índice

1. Resumen ejecutivo.
2. Introducción.
3. Objetivos.
4. Descripción Metodológica.
5. Resolución del caso (explicación del procedimiento que se utilizó en todos los cálculos).
6. Resultados.
7. Conclusiones (referirse a la validez del método elegido).
8. Bibliografía

1. Resumen ejecutivo.

En la semana n° 1 desarrollaremos un caso de una empresa exportadora de rosas, “Florexport”, mi nombre es Magdalena y hace un mes asumí la Jefatura en el área de exportación.  Mi función es estar a cargo de la exportación desde los centros productivos que se encuentran en Quito y Bogotá.

El primer desafío es realizar un pedido de 50.000 unidades para el estado de Nueva York por el día de San Valentín, el 14 de febrero.

Las tareas a realizar serán planificar los procesos de venta y los procesos de abastecimiento de los clientes, ya que si bien anteriormente se exportó a Estados Unidos, no existe algún procedimiento establecido.

En los puntos siguientes se detallarán las actividades que se desarrollan en el proceso de compras y un flujograma que describe la secuencia de los participantes desde el carguío, despacho y entrega de rosas a los diferentes puntos de consumo.

1. Introducción.

En el caso a desarrollar analizaremos la importancia de la cadena de suministro de las rosas, ya que este tipo de mercancía la entrega debe ser rápida y oportuna, manteniendo además la temperatura necesaria para impedir que se marchiten.  Además cuando son transportadas deben permanecer en frio. Otro punto  importante de destacar es que este tipo de productos que se comercializa en Estados Unidos son  transportados vía aérea, desde sus centros de distribución; en estos centros las flores pasan por las diferentes etapas como corte, clasificación, empaques, etc. En forma paralela o anticipada el comprador y vendedor negocian los precios. Posteriormente las Agencias de Aduanas tramitarán las autorizaciones necesarias para el embarque e ingreso al país de destino.  

1. Objetivos.

•  Planificar los procesos de venta y además de los procesos de abastecimiento de los clientes, necesarios para llevar a cabo para la exportación de rosas a Estados Unidos.
•  Planificar la logística de transporte de las mercancías hasta su destino.
•  Conocer la documentación necesaria para poder concretar la exportación de las mercancías.

1. Descripción Metodológica.

• Se realizará una entrevista con la anterior Jefa de Exportación de la empresa, para    conocer detalles de exportaciones pasadas.
• Se describirán las actividades del proceso de compra.
• Se diseñará un diagrama de flujo el cual describa las diferentes etapas del proceso de compras, identificando los diferentes acores que participan en este proceso, además de la documentación necesaria que se requiere para el proceso de exportación.
• Se creará un check list de la documentación requerida para ser utilizada en futuras exportaciones.

1. Resolución del caso

1. Una vez que se ha concretado la negociación de las rosas, en cuanto a cantidad, precio del pedido y fecha de entrega, ambas partes, comprador y vendedor, aprobarán la cotización o proforma y la forma de pago.
2. El Departamento de compras recepcionará entonces la Orden de Compra del importador , quien generalmente corresponde a grandes  distribuidores  mayoristas,    la orden de compra deberá  incluir : Descripción detallada de la mercancía, tipo de embalajes a utilizar en la carga, tiempo de entrega, cantidades, precios  negociados, cláusula de venta (incoterms) , lugar de entrega, forma de pago, forma  de envío (en este caso por el tipo de producto y la premura en la entrega será vía aérea)
3. Para el proceso del pago, el jefe de exportación realizará en la entidad bancaria los trámites respectivos, en este caso se utilizará la Carta de Crédito.  
4.  Una vez que se concreten los trámites de pago en el banco, el encargado de exportaciones efectuará las gestiones necesarias para envío de las flores al país de destino. Para cumplir con este proceso debe contratar el servicio de una Agencia de Aduanas, le proporcionará entonces a la Agencia un mandato para actuar en su nombre, además de toda la documentación que se requiera para que el Agente pueda concretar la operación de exportación ante los organismos respectivos.
5.  El Agente de Aduana preparará el documento de exportación y toda la documentación legal para ser tramitada en la Aduana y tramitará además  los certificados y visaciones respectivas para la internación de la mercancía en Estados Unidos.
6. Mientras tanto en la empresa se el Departamento de Operaciones realizará la recepción, inspección y almacén de las rosas en las instalaciones donde se realiza el proceso productivo. Al revisar el producto se verificará que tengan las características de calidad solicitadas en cuanto a dimensiones, grosor, etc.
7. Se realizará una clasificación más exhaustiva de las rosas determinando que solo las que reúnen los requisitos de exportación serán empacadas en cajas de especialmente diseñadas para ello.
8. Las flores ya empacadas se trasladarán al almacén a baja temperatura.
9. El encargado de las exportaciones dará aviso al importador del número de cajas que serán enviadas, porque medio de transporte y se informará la fecha de entrega.
10. En el Almacén de la empresa se cargarán las cajas en el camión refeer que trasladará las flores hacia el almacén ubicado en el Aeropuerto, esta última acción la realizará los encargados de transporte.
11.  Si se cumplen los requisitos exigidos por la Aduana, autorizará a la Agencia de Aduanas a la salida de las mercancías y serán embarcadas vía aérea para su despacho a destino.

1. Resultados.

Como resultado de la entrevista realizada con la anterior Jefa de Exportación, se han confeccionado las siguientes tablas y un check list de exportación que ayudarán en las futuras exportaciones.

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