Presupuesto Maestro

Importancia de los Objetivos Generales y Particulares de la planeación.

Antes de iniciar cualquier acción administrativa, es imprescindible determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social, así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que éste funcione eficazmente. Esto solo se puede lograr a través de la planeación. Carecer de estos fundamentos implica graves riesgos, desperdicio de esfuerzos y de recursos, y una administración por demás fortuita e improvisada. Por estas razones es que la planeación precede a las demás etapas del proceso administrativo, ya que planear implica hacer la elección de las decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de realizaren el futuro. La planeación establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo. La eficiencia en la ejecución depende en gran parte de una adecuada planeación, y los buenos resultados no se logran por si mismos: es necesario planearlos con anterioridad. La planeación comprende los siguientes elementos:

1. Objetivo

2. Cursos alternos de acción

3. Elección

4. Futuro

Con los anteriores elementos es posible definir a la planeación como:

“La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro”.

El ejercicio de Planeación implica la definición de objetivos y estrategias para alcanzar el o los objetivos deseados, la identificación de las acciones y de los pasos o mecanismos para alcanzarlos objetivos trazados.

•Para realizar un ejercicio de planeación se requiere también de la claridad de objetivos, del orden de prioridad que se les asigne, de la definición de las estrategias factibles y de los medios concretos para conseguir los objetivos, así como de un horizonte temporal para alcanzarlos.

•La Planeación parte de un nivel superior de dirección y control, pero puede ser desarrollada porcada parte o unidad ejecutora de la operación.

•La planeación puede ser asumida como un método en el que se sistematizan las bases de actuación para identificar objetivos, prioridades y mecanismos de acción que acompañan y fundamentan la toma de decisiones.

•Una característica de la planeación es que da paso a la posibilidad de definir metas precisas así como los mecanismos de seguimiento y evaluación por medio de la definición de un conjunto de indicadores.

•Los énfasis de la planeación pueden recaer en distintos aspectos como son los normativos, los operativos, o bien en los que centran su atención en la manera de alcanzar o llegar al cumplimiento de los objetivos en un futuro deseado. La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y cambios que pueden depara el futuro, y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas. Los fundamentos básicos que muestran la importancia de la planeación son:

1. Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos

2. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, mas no los elimina.

3. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.

4. Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir, y un afán de lograr y mejorar las cosas.

5. Condiciona a la empresa al ambiente que le rodea.

6. Establece un sistema racional par ala toma de decisiones, evitando las “corazonadas” o empirismos.

7. Reduce al mínimo los riesgos, y aprovecha al máximo las oportunidades.8. Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.9. Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales operará la empresa

10. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación

11. Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.

El papel de los presupuestos en la Planeación

1. Qué es un presupuesto

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.

2. Funciones de los presupuestos

La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organización.

El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.

Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.

3. Importancia de los presupuestos

Presupuestos: Son útiles en la mayoría de las organizaciones como: Utilitaristas (compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas

Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.

Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.

Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

Facilitan que los miembros de la organización

Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.

Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.

Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria

Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.

Las lagunas, duplicaciones o sobre posiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto.

El proceso del Presupuesto

El proceso de planificación presupuestaria de la empresa varía mucho dependiendo del tipo de organización de que se trate,

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