Procedimiento de Auditorias. El Programa de Auditorías

Tabla de Contenidos

Nº Revisión

Nº Página

Fecha

Nombre y Firma

B

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Elaborado por:

Jefe de Calidad

Revisado por:

Jefe Oficina Técnica

Aprobado por:

Administrador de Contrato

Claudia Rodríguez D.

Sergio Guajardo V.

Hernán Valdebenito M.

Firma:

Firma:

Firma:

1.  DIAGRAMA DE FLUJO

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1. OBJETIVO

Describir el sistema establecido en Bbosch S.A. para la realización de Auditorías Internas del SGC, Medio Ambiente, Prevención de Riesgos y Construcción, con el fin de verificar su implantación y eficacia, en el proyecto denominado “Línea de Transmisión 2 x 110 kV, Proyecto Nuevo Nivel Mina”.

1. ALCANCE

Este Procedimiento se aplica, a todos los recursos, actividades, funciones y procedimientos que constituyen el SGC de Bbosch S.A., para el proyecto denominado, “Línea de Transmisión 2 x 110 kV, Proyecto Nuevo Nivel Mina”.

La Responsabilidad  de hacer cumplir este procedimiento es del Jefe o Encargado de Calidad de la Obra.

1. DEFINICIONES

• AUDITORÍA DE CALIDAD: Exámen metódico e independiente que se realiza para determinar si las actividades y los resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones previamente establecidas, y para comprobar que éstas disposiciones se llevan a cabo eficazmente y que son adecuadas para alcanzar los objetivos previstos.
• AUDITOR DE LA CALIDAD: Persona calificada para realizar auditorías de la calidad.
• AUDITADO: Organización sometida a la auditoría.
• EVIDENCIA OBJETIVA: Informaciones, comprobaciones o constataciones de hechos de naturaleza cualitativa o cuantitativa, relativos a la calidad de un bien o de un servicio o a la existencia y la implantación de un elemento del sistema de calidad, que se basan en observaciones, medidas o ensayos, y que pueden verificarse.
• NO CONFORMIDAD (NC): Incumplimiento de un requisito especificado.

1. DESARROLLO

6.1  Programación de las Auditorías:

Al inicio de cada obra el Jefe o Encargado de Calidad, efectúa la programación de las auditorías internas del SGC, Prevención de Riesgos, Medio Ambiente y Construcción, que afecta:

• Las distintas áreas de la obra involucradas en el SGC, Prevención de Riesgos, Medio Ambiente y Construcción.
• Las distintas actividades / funciones realizadas.
• Las auditorias se realizan durante el transcurso del año, teniendo en consideración para su planificación:

- Los resultados de auditorías anteriores.

- Disponibilidad de los auditados.

- Aspectos más críticos de la calidad.

- Aspectos que consideren la Prevención de Riesgos y la Protección Ambiental.

- Problemas de calidad detectados.

- Criterios o requisitos de entidades externas.

El Programa de Auditorías es presentado al cliente para su aprobación y una vez aprobado, es distribuido a las diferentes áreas.

En el Programa se refleja el calendario propuesto (día, mes, año), de auditorías por áreas (o puntos de la norma), y las áreas o procesos a ser auditados.

6.2  Equipo Auditor:

El equipo auditor está conformado por una o varias personas, dependiendo de las características de la auditoria y de los conocimientos requeridos para efectuar la misma.

Las personas que integran el equipo de auditores, son aquellos que tengan un curso teórico formal de auditorías internas o una experiencia como observadores de 02 auditorías previas, junto con el conocimiento de la norma ISO aplicable.

Es requisito imprescindible que el personal auditor no tenga responsabilidad directa sobre el departamento o área auditada.

Uno de los auditores actúa como Auditor – Líder dentro de cada equipo, asumiendo las funciones de organización y dirección de la Auditoría, así como la comunicación de sus resultados, al Encargado del SGC de la Obra.

6.3  Preparación de la Auditoría:

El equipo auditor debe realizar la preparación de la auditoría con Antelación, para lo cual lleva a cabo las siguientes actividades:

1. Definición del objetivo y alcance de la auditoría (Encargado de Calidad).
2. Recopilación y análisis de la información disponible sobre el área auditada.

• Documentos del SGC afectada (Procedimientos, instrucciones, etc.)
• Reclamos de clientes.
• Registros de NC.
• Resultados obtenidos en auditorías anteriores.
• Registro de acciones correctivas y preventivas.
• Documentación sobre posibles problemas puntuales de calidad detectados desde la última auditoría.

1. Elaboración de listas de chequeo y/o cuestionarios específicos (no es requisito).

6.3.1. Plan de la Auditoría:

La preparación del Plan, es de responsabilidad del Encargado de Calidad de la Obra, estableciendo los aspectos que se consideren más importantes a comprobar durante la auditoría. En dicho plan se especifican, entre otros, los siguientes aspectos:

• Objetivo de la auditoría.
• Alcance.
• Equipo auditor.
• Agenda prevista para la auditoría (fecha, equipo auditor, hora inicio, hora de término, área o proceso, temas o documentos aplicables), se debe en cuenta la disponibilidad de los auditados.

6.3.2. Cuestionario Específico:

Si el Auditor Líder lo considera oportuno, el equipo elabora un cuestionario específico (o lista de verificación), para las comprobaciones a efectuar. En este documento se recogen según orden cronológico todas las actividades concretas que van a ser objeto de comprobación, de forma que sirva de guía para el desarrollo de la auditoría.

Este cuestionario no supondrá en ningún caso una limitación al alcance de la auditoría, que durante el transcurso de la misma, podrá ampliarse en función de los resultados que se vayan obteniendo y no es requisito exigible, sólo será usado como guía por el equipo auditor.

6.3.3. Comunicación a los Auditados:

El Encargado de Calidad del SGC de la Obra, comunica a los responsables de las áreas a auditar, el Plan de la Auditoría. La notificación se efectúa, como mínimo, como 5 días de antelación sobre la fecha de inicio de la auditoría.

6.3.4. Realización de la Auditoría:

La auditoría interna se llevará a cabo en las fechas previstas en el programa de auditoría. Si a petición del alguna área a auditar se solicita el cambio de fecha, ésta será analizada por el Encargado de Calidad en conjunto con el Administrador de la Obra, para evaluar la factibilidad del cambio.

6.3.5. Reunión Inicial:

Para las auditorías internas se efectuará una reunión de inicio con el equipo de auditores internos, con el objetivo de confirmar el ámbito de la auditoría, el Plan y todo lo referente a la comunicación y a los auditados. (No es requisito el registro de reunión).

6.4    Ejecución de la Auditoría:

Durante el transcurso de la auditoría debe estar presente el responsable o persona del área a auditar que facilita las evidencias objetivas y datos necesarios solicitados por el auditor para el cumplimiento satisfactorio de las actividades.

El auditor documenta en sus anotaciones personales la identificación de los puntos comprobados (identificación del trabajo, personal, documento, etc.), con el fin de facilitar el estudio posterior de conclusiones.

Se registran todas las evidencias posibles derivadas de las entrevistas, examen de documentos, observación de las actividades desarrolladas y situación en las áreas implicadas.

Las NC detectadas en el transcurso de la auditoría, se comentan y se analizan con el auditado, para tratar de averiguar:

• Las causas que producen la NC.
• Los efectos o incidencias sobre la calidad del trabajo o actividades.
• Si la NC es fortuita o continua y sistemática.
• Si puede ser debida a falta de recursos, formación, carencias de algún documento del SGC, etc.

Se procura en todo momento que las NC detectadas estén documentadas de forma precisa y concisa y se basen en datos objetivos y no en impresiones subjetivas del auditor. Además, se trata de verificarlas a través de otras fuentes independientes tales como la observación física, la medición y los registros.

Durante la auditoría se efectúa una comprobación y seguimiento de la implantación y efectividad de las acciones correctivas y preventivas, pendientes de auditorías anteriores y que afectan el área auditada.

Las NC, deben quedar en conocimiento del personal auditado.

6.5  Reunión de Post Auditoría Equipo Auditor:

Preferentemente al término de la Auditoría interna se realiza una reunión en la que participan todos los integrantes del equipo auditor, con el objeto de ordenar y enumerar los partes de registro de NC y ultimar detalles previos a la reunión final.

6.6  Reunión Final:

Posterior a la reunión de post Auditoría, se realiza una reunión en la que además del equipo auditor asisten los responsables de las áreas auditadas, y el Encargado de Calidad.

Esta reunión tiene como objetivo fundamental exponer y entregar las NC detectadas durante la Auditoría a los asistentes, de tal modo que se asegure que se entienden claramente los resultados de la auditoría y que son aceptados, el equipo auditor explica cómo se ha desarrollado la auditoría, realizando una breve descripción de las NC detectadas y de las recomendaciones generales obtenidas en cuanto a su origen y efectos sobre la calidad.

6.7   Informe de Auditoría:

Una vez finalizada la auditoría en Auditor Líder debe emitir el Informe de Auditoría, para la generación de éste se establece un plazo máximo de 7 días, el que debe ser entregado al SGC de la obra, éste informe debe contener entre otras informaciones, los siguientes ítems.

• N° de Informe.
• Área (departamento o aspecto del sistema) auditada.
• Objetivo y alcance de la auditoría.
• Fecha de la auditoría.
• Integrantes del equipo auditor y Observadores, si los hubo.
• Puntos comprobados (referencia a cuestionario si se ha utilizado, a puntos de la norma aplicable, documentación de referencia, etc.).
• Resultados. Se indican las NC detectadas numeradas correlativamente con su ítem normativo.