Procedimiento de evaluación de proveedores. Registro y aprobación de proveedores

Procedimiento de Evaluación de Proveedores

Objetivo

Definir y estandarizar el proceso para la selección, evaluación y reevaluación de proveedores.

Alcance

Este procedimiento aplica a los proveedores de materiales y servicios críticos del Poryecto

Calificación y Selección de Licitadores

Las ofertas solo se solicitarán a los Proveedores que estén plenamente calificados y sean capaces de suministrar los productos o servicios que están ofertando. El grado de calificación se basa en la evaluación del proyecto de los riesgos, la complejidad de la adquisición y los requisitos técnicos y económicos de la empresa o del Cliente. El proceso para calificar a los Proveedores puede incluir actividades tales como el desarrollo de una lista preliminar de Proveedores; revisar el historial de desempeño de los proveedores; completar el registro de proveedores; revisar los requisitos y exclusiones de los contratos primarios; revisar la disponibilidad del contrato de empresa; emitir una Solicitud de Información (RFI) para obtener la documentación necesaria para su revisión; la investigación de antecedentes, la lucha contra la corrupción y la solvencia financiera.

Registro y Aprobación de Proveedores

Se debe generar una Base de Datos completa de proveedores, a la que puede acceder todo el personal autorizado. El proyecto debe asegurarse de que cualquier proveedor con el que se relacionen esté registrado en la Base de Datos.

Los Proveedores registrados se consideran Proveedores potenciales hasta que la información de su empresa haya sido validada por el equipo de LOGÍSTICA. Una vez que la información del Proveedor esté en la Base de Datos, el área de LOGÍSTICA iniciará el proceso de validación llevando a cabo su debida diligencia y apruebe al Proveedor. Hasta que se haya llevado a cabo la validación, dichos Proveedores no se pueden utilizar en negociaciones o adjudicaciones.

Creación de RFI

Una RFI previa a la adjudicación se crea cuando se requiere documentos o información adicional del Proveedor, como información sobre capacidades, tiempos de entrega, características técnicas, rendimientos, datos financieros, formas de paso, etc.

Establecimiento del equipo de colaboración

El originador de la solicitud y el área de LOGÍSTICA identificarán a los miembros del equipo de colaboración. El equipo de colaboración es responsable de determinar los licitadores, revisar todos los documentos de licitación antes de su emisión, revisar y responder a las preguntas durante el ciclo de licitación, revisar todas las ofertas y recomendar el postor de mejor valor para la adjudicación. El equipo puede estar formado por área de SSOMA, Oficina Técnica, Construcción, Control de Proyectos, Calidad, Puesta en marcha y otros miembros del Proyecto.

El equipo de colaboración es responsable de garantizar que:

1. La Solicitud de Cotización esté completa.
2. Los postores apropiados se incluyan en el evento de licitación.
3. Los criterios técnicos y comerciales para la evaluación de las ofertas se establezcan antes de la emisión de la Solicitud de Cotización
4. Todas las ofertas se evalúen de acuerdo con el procedimiento, y el Proveedor que ofrece la combinación más favorable de atributos técnicos y precio es seleccionado para la adjudicación.

El área de Oficina Técnica y de Control de Proyectos validarán la asignación del centro de costo, verificación del presupuesto, el requisito de informes, el requisito de cronograma, el requisito de seguimiento de cantidad y la categoría de gastos para cada partida.

Revisiones Financieras

Todos los postores para solicitudes con un valor estimado de S/ 50,000.00 o más serán revisados financieramente por el área de LOGÍSTICA. Los datos incluyen, entre otras cosas, puntuaciones de estrés financiero, calificaciones crediticias, datos de clientes, gravámenes y procedimientos legales. Dependiendo del tamaño y la complejidad del trabajo que se realice, se pueden solicitar datos financieros adicionales, como estados financieros auditados del Proveedor en cualquier momento hasta la adjudicación para garantizar que se lleve a cabo la debida diligencia adecuada, y pueden ser necesarios si se realizan pagos a cuenta se realizan de acuerdo

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