Proceso Administrativo

1- Definición

Para Terry (1996), El control es el proceso para determinar lo que se está realizando, valorizando y aplicando las medidas de corrección para que lo ejecutado este de acuerdo con lo planificado. El autor explica que el control no se establece, en forma explícita, como sistema.

Podemos decir que el control consiste en conocer si se están realizando las actividades planificadas, si no se están realizando el control debe introducir los correctivos y ajustes adecuados. El control debe identificar las fallas y los errores, corregir y evitar que vuelvas a repetirse.

2- Importancia

La gran importancia que tiene el control puede deducirse en que solo a través de esta función lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, se identifican los responsables y se corrigen dichas irregularidades.

En parte, también es una labor de previsión donde se estudia el pasado para determinar el por qué los estándares no han sido alcanzados, y de esta manera adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los mismos errores.

Además siendo la última de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el desempeño planeado.

3- Características

• Precisión: un sistema de control que genera información imprecisa puede inducir a no actuar cuando se debiera o reaccionar contra un problema que no existe. Un sistema de control preciso es digno de confianza y proporciona datos válidos.

• Oportunidad: los controles deberán advertir a los administradores en forma oportuna cuando se producen las variaciones. Un sistema de control eficaz deberá aportar información oportuna, ya que la mejor información tiene escaso valor cuando se torna obsoleta.

• Economía: la operación de un sistema de control debe ser económica, es decir que, todo sistema de control tendrá que justificar los beneficios que aporta en relación con los costos que ocasiona.

• Flexibilidad: los controles deben ser lo suficientemente flexibles como para ajustarse a cambios adversos o para aprovechar nuevas oportunidades.

• Inteligibilidad: los controles que no son comprensibles para los usuarios carecen de valor. Un sistema de control que es difícil de entender puede ocasionar errores innecesarios, frustrar a los empleados y a la larga ser ignorado.

• Criterios Razonables: los estándares de control deberán ser razonables y susceptibles de alcanzarse. Si son demasiado altos o no resultan razonables, su posible acción motivadora desaparece.

• Localización estratégica: los administradores deberán establecer controles sobre los factores que sean estratégicos para el rendimiento de la organización. Los controles deberán abarcar las actividades, operaciones y eventos críticos dentro de la organización.

• Acción Correctiva: un sistema de control eficaz deberá no sólo señalar el problema sino también especificar una solución. Es decir que deberá sugerir medidas alternativas que será conveniente tomar para corregir la desviación.

4- Elementos

El control posee ciertos elementos que son básicos o esenciales:

• En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades realizadas.

• En segundo lugar, deben existir estándares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones de los resultados.

• En un tercer lugar, el control permite la corrección de errores, de posibles desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas.

• Y en último lugar, a través del proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a realizar, después de haber hecho las correcciones necesarias.

5- Principios

1) Equilibrio: Debe de haber un balance entre el control y la delegación.

2) De los Objetivos: El control existen en función de los objetivos, el control no es un fin, si no un medio para alcanzar los objetivos.

3) De la oportunidad: El control debe de ser oportuno, debe de aplicarse antes de que se presente el error.

4) De las Desviaciones: Todas las desviaciones que se originen deben de analizarse detalladamente y saber porque surgieron, para que en un futuro no se vuelvan a presentar.

5) Costeabilidad: Se deben de justificar el costo, que este represente en dinero y tiempo, en relaciones con las ventajas reales que este aporte.

6) De la Excepción: El control debe de aplicarse a las actividades representativas, a fin de reducir costos y tiempo.

7) De la Función Controlada: La función que realiza el control, no debe de estar involucrada con la actividad a controlar.

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