Proceso de Inscripción nuevos ingresos de Bachillerato y Universidad TecMilenio Campus Cancún

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Proceso de  Inscripción nuevos ingresos de Bachillerato y Universidad TecMilenio Campus Cancún

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 Introducción:

En la realidad empresarial lo ideal es que cada elemento de nuestra empresa se encuentre optimizado, llamado optimizar a planificar una actividad de modo que se obtengan los mejores resultados posibles. Parte de estos elementos que deben ser optimizados son los fenómenos de espera que se generan en nuestra actividad. Dichos fenómenos son muy usuales en la vida cotidiana, ya que estamos acostumbrados a esperar y esto nos parece natural en gran cantidad de ocasiones, para pagar en un supermercado, en un peaje de la autopista, al entrar al cine, etc. Esto ocurre porque en un determinado momento la demanda de un servicio ha sobrepasado la capacidad de servicio de este, hay mucha gente esperando pagar en comparación con el número de cajas, muchos coches a la vez para el peaje.

Actualmente TecMilenio Campus Cancún es uno de los campus de la Filial del Sistema Tecnológico de Monterrey este campus a diferencia de otros fue una estructura ya elaborada, no por el sistema ni por los arquitectos de nuestra filial, entonces esto desemboca a que no tenga una estructura familiar como las que acostumbra tener TecMilenio (con conexiones) estando aquí en Cancún cada uno de los edificios partidos y no se comunican unos con otros (por así decirlo independientes) ya que este edificio fue antes de otra universidad (Universidad Magna). Y TecMilenio lo compro manteniendo así su infraestructura.

Planteamiento del Problema:

Actualmente en el 2017 tenemos un proceso de inscripción el cual hace que un Asesor de Vida y Carrera que es la persona encargada de dar de alta las inscripciones a los alumnos que desean ingresar a TecMilenio tenga la necesidad de trasladarse a cada uno de los edificios de la comunidad, entrando y saliendo de 3 edificios en un solo proceso de inscripción esto  ocasiona que en dicho proceso un asesor tarde alrededor de 1:20 hora y minutos, ocasionando que la espera de la inscripción sea muy tardada, poco estresante para el padre de familia y sobretodo que el trabajo del asesor que es de captar más alumnos se  vaya en piqué, puesto que el trabajo del asesor es conseguir un número grande de impactos al día para lograr un mayor crecimiento de población en TecMilenio Campus Cancún para preparatoria y universidad.

Desde el punto de vista de la empresa lo lógico es pensar en reducir coste, lo que se consigue con un bajo número de servidores que realicen el servicio, pero la gente no le gusta esperar, y los clientes descontentos no son una buena opción pues pueden suponer un coste tanto a largo como a corto plazo. Para ayudar a solucionar este problema existe la llamada Teoría de Cola, que nos ofrece información muy útil para guiarnos a   hora de tomar esta decisión y diseñar el sistema de espera. A lo largo de este trabajo buscaremos la forma de aplicar esta teoría.

Áreas de mejora:

·         Tiempo menor estimado de la inscripción

·         Una mejor atención al nuevo ingreso

·         Lograr un mayor enfoque en los impactos

·         Desarrollo armónico por partes de los departamentos

·         Cuidar la imagen de la institución

Objetivo del Proyecto:

Poder plantear un nuevo proceso de inscripción el cual sea más fluido, que no sea tan tardado para los padres de familia y alumnos donde puedan quedar inscritos en un proceso de 20 minutos máximo. Aminorando molestias a los nuevos ingresos y sin detener el trabajo de los asesores de Vida y Carrera.

Ilustración gráfica del proceso:

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Descripción de la empresa

La universidad tec milenio es una institución educativa con un modelo de flexibilidad y empoderamiento que le brinda al estudiante, ya que éste puede elegir su propio programa educativo de acuerdo a su propósito de vida.

Sustentado en la ciencia de la Psicología positiva, este modelo de universidad asegura la competitividad de nuestros alumnos en la economía del mercado global e impulsa el bienestar y felicidad de los miembros de nuestra comunidad.

Teniendo como visión formar personas con propósito de vida y las competencias para alcanzarlo, nuestra comunidad está integrada por:

60,000 Egresados

51,000 Alumnos

4,500 profesores

1,600 colaboradores

Lo que la convierte en una gran empresa por su determinado número de colaboradores y alumnos.

La Universidad Tecmilenio también persigue el proceso de mejora continua de la calidad académica que ofrece

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Por una empresa dedicada al servicio y de gran tamaño es necesario otorgar un servicio de alta calidad al momento de hacer los procesos de ingreso e integración de alumnos a la universidad por ello es necesario el desarrollo de una teoría de colas, que nos permita identificar tiempos de espera y eliminar cuellos de botella que están afectando a la imagen de la universidad al momento de realizar los pagos de inscripción.

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