Resumen Procedimientos Administrativos 1er Parcial UNLZ TEORIA

Parte teorica  : 

Clase 1 – Introduccion – Nociones básicas 

TOMEMOS UN EJEMPLO DE LO QUE PASA CADA DIA EN SU EMPRESA O EN LA QUE TRABAJA, LA COMPAÑIA VENDE:

PARA VENDER INTERVIENEN DISTINTAS PERSONAS DE DISTINTAS UNIDADES ORGANIZACIONALES (Vendedores, administrativos de ventas, Créditos, Almacenes, Facturación, etc.)

CADA UNO TIENE UN ROL EN LA VENTA, HAY UNA SECUENCIA DE PASOS O ACTIVIDADES, HAY UN ORDEN, HAY

UNA FORMA DE HACER LAS COSAS, HAY QUE DOCUMENTAR FORMALMENTE CADA ACTIVIDAD, EXISTE UNA SECUENCIA DE ACTIVIDADES, SE REQUIEREN AUTORIZACIONES, CONTROLES, ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION.

TOMANDO EL EJEMPLO MENCIONADO EN LA DIAPOSITIVA ANTERIOR PODEMOS AFIRMAR QUE UN PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO ES:

UN CONJUNTO DE ACTIVIDADES O ACCIONES, SECUENCIALES, CON RESPONSABLES IDENTIFICADOS DE CADA UNA DE ELLAS, CON LA INDICACION DE COMO LLEVARLAS A CABO, HACIENDO EXPLICITO LOS

CONTROLES, RESPETANDO LAS POLITICAS Y OBJETIVOS ORGANIZACIONALES, PARA AGREGAR VALOR A UN PROCESO DETERMINADO.

ES UNA NORMA, COMO VARIAS DE LAS QUE EXISTEN EN LA ORGANIZACIÓN, DONDE SE PONE DE MANIFIESTO FUNDAMENTALMENTE EL COMO.

AL EJEMPLO MENCIONADO AL INICIO, LA ACTIVIDAD DE VENTAS EN UNA ORGANIZACIÓN VAMOS A SUMARLE OTROS QUE SE VAN A IR DESARROLLANDO DURANTE LA MATERIA:

• COMPRAS.
• PAGOS
• COBRANZAS
• MOVIMIENTO DE FONDOS
• LIQUIDACION DE SUELDOS
• PRESUPUESTO Y CONTROL PRESUPUESTARIO
• OTROS

EN MAYOR O MENOR MEDIDA, DEPENDIENDO DE CADA ORGANIZACIÓN, DEL TIPO DE ACTIVIDAD, DE LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE, LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS SON COMPLEJOS, Y NOS REFERIMOS A:

CANTIDAD DE PARTES O ELEMENTOS QUE LO COMPONEN.

CANTIDAD DE PASOS

CANTIDAD DE INTERRELACIONES ENTRE LOS DISTINTOS ELEMENTOS INTENSIDAD DE ESAS INTERRELACIONES

¿COMO PIENSA USTED QUE SE DETERMINA LA COMPLEJIDAD?¿CUALES DE LAS VARIABLES MENCIONADAS PRECEDENTEMENTE SON LAS MAS RELEVANTES?

VAMOS A PROPONER ROMPER CON LA COMPLEJIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS, PARA ESTUDIARLOS, COMPRENDERLOS, ANALIZARLOS E INCLUSO DEFINIR NUEVOS Y PONERLOS EN MARCHA.

[pic 1] 

UNA METODOLOGIA ES UN CONJUNTO DE ACTIVIDADES SECUENCIALES QUE TIENE POR OBJETIVO ARRIBAR A UN FIN DETERMINADO DE LA MANERA MAS EFICIENTE POSIBLE, ES DECIR CON LA MENOR CANTIDAD DE RECURSOS (HUMANOS, FINANCIEROS, TECNOLOGICOS, DE TIEMPO).

LA METODOLOGIA QUE VAMOS A ESTUDIAR Y SEGUIR SE BASA EN EL ENFOQUE TOP-DOWN, FUNDAMENTAL PARA REDUCIR LA COMPLEJIDAD Y ABORDAR EL ESTUDIO DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA MEJOR MANERA POSIBLE.

ES INVIABLE INTENTAR EL ESTUDIO DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS SIN TENER UNA METODOLOGIA DE APOYO.

• LENGUAJE COMUN
• SIMPLE
• PODEROSA
• FLEXIBLE Y ADAPTABLE
• ESTANDARES
• SIMBOLOGIA UNICA Y ACOTADA
• ACEPTADA POR TODO EL EQUIPO DE TRABAJO.
• SE PLANIFICA MEJOR
• SE ASIGNAN RAPIDAMENTE LAS ACTIVIDADES
• EL GRADO DE AVANCE DEL PROYECTO PUEDE SER INFORMADODE INMEDIATO.
• SE CONTROLA MEJOR
• SE TRABAJA COORDINADAMENTE
• SE OPTIMIZAN LOS RECURSOS
• CUALQUIER PERSONA DEL EQUIPO DE TRABAJO PUEDE DAR RESPUESTA A UNA CONSULTA DE LOS USUARIOS.

CLASE 2 – ETAPAS METODOLOGICAS 

NO PODEMOS APLICAR NINGUNA METODOLOGIA SINO TENEMOS BIEN DEFINIDO EL CAMPO DE ACCION

EN TERMINOS MILITARES, EN SITUACION DE GUERRA SERIA LO QUE ELLOS DENOMINAN EL “TEATRO DE LAS OPERACIONES”

ACOTAR EL CAMPO DE ACCION IMPLICA DEFINIR:

• OBJETIVOS
• LIMITES
• ALCANCE
• SECTORES INVOLUCRADOS
• PRINCIPALES RUTINAS ADMINISTRATIVAS

ETAPAS , CADA ETAPA TIENE:

• OBJETIVOS
• TAREAS A DESARROLLAR
• RESULTADOS

GRANDES ETAPAS METODOLOGICAS:  

1. ANALISIS
2. CONSTRUCCION
3. PRUEBA
4. IMPLANTACION
5. SEGUIMIENTO

1. ETAPA DE ANALISIS (etapa del conocimiento)

• ANALISIS GLOBAL
• ANALISIS DETALLADO (Resultado clave el DIAGNOSTICO)
• ANALISIS DE LA NATUTRALEZA DE LOS CAMBIOS A INTRODUCIR
• DECISION DE LA ALTERNATIVA MAS CONVENIENTE

2.ETAPA DE LA CONSTRUCCION

CONSTRUCCION GLOBAL

• Las grandes definiciones
• La concepción y la filosofía de la solución
• La creatividad

CONSTRUCCION DETALLADA

• Las tareas más operativas
• Cumplir con las definiciones de la Construcción Global

ETAPA DE PRUEBA

• VERIFICAR EL COMPORTAMIENTO DE LA SOLUCION
• COMPROBAR QUE LAS COSAS FUNCIONAN COMO SE HABIAN PREVISTO -         CAPACITACION A LOS USUARIOS.
• PRUEBA EXIGENTE (se recomiendan pruebas de estrés)
• CORREGIR ERRORES
• TODO ESTO EN CONDICIONES OPTIMAS DE FRACASO 

ETAPA DE IMPLANTACION

• PONER EL SISTEMA EN OPERACIÓN, PONER EN MARCHA EL SISTEMA
• CONDICIONES OPTIMAS DE EXITO

ETAPA DE SEGUIMIENTO

• PEQUEÑAS ADECUACIONES DEBIDO A CAMBIOS EN LA MODALIDAD OPERATIVA, EN LA LEGISLACION

VIGENTE Y EN PEQUEÑOS ERRORES QUE SE DECIDIERON ACEPTAR EN LA PRUEBA Y SOLUCIONARLOS EN ESTA ETAPA.

• SIGUIENDO ASI HASTA QUE SE DECIDA OTRA VEZ UN ANALISIS A FONDO DEL SISTEMA.

CLASE 3 – ANALISIS GLOBAL 

ETAPA DE ANALISIS :  

• ES LA ETAPA DEL CONOCIMIENTO
• AVANZAR GRADUALMENTE EN EL CONOCIMIENTO (ENFOQUE TOP DOWN)
• A TRAVES DEL ESTUDIO DE LA SITUACION COMPRENDER LA REALIDAD DEL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA Y DE LOS PROCESOS.
• DESCUBRIR PUNTOS FUERTES Y DEBILES
• DESCUBRIR NECESIDADES INSATISFECHAS
• EMITIR EL DIAGNOSTICO

TRATAMIENTO DE LA INFORMACION:  

• LA INFORMACIÓN RECOLECTADA ES EL SUSTENTO DE NUESTRO TRABAJO, DEMOSTRACION DEL
• GRADO DE ESFUERZO EN EL PROYECTO
• ES LA PRINCIPAL FUENTE DE EVIDENCIA ANTE NUESTRAS CONCLUSIONES
• CONFIDENCIALIDAD
• CLASIFICACION DE LOS DATOS RELEVADOS

EL ANALISIS - GRANDES BLOQUES DE TAREAS :

1. RECOLECCION DE DATOS
2. ANALISIS CRITICO DE LA INFORMACIONRECOGIDA
3. EMISION DEL DIAGNOSTICO

EL ANALISIS GLOBAL

OBJETIVO:  Obtener una conocimiento general del sistema bajo estudio

TAREAS A DESARROLLAR:

• Visualización del sistema en operación (visita a la “fábrica”)
• Entrevistas con los niveles superiores de la organización
• Familiarizarse con la empresa y el negocio (análisis de la legislación vigente, entender la modalidad operativa y características del negocio, lectura de libros, artículos, publicaciones, experiencias de colegas, informes de auditoría anteriores, entre otros) -         Indagar alternativas de software en el mercado.

RESULTADOS

INFORME CONTENIENDO

• Grado de avance
• Tareas realizadas
• Recursos afectados
• Desvíos
• LA DESCRIPCION GLOBAL DEL SISTEMA BAJO ESTUDIO

[pic 2] 

CLASE 4 – ANALISIS DETALLADO : 

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