Caso bio data

Caso BIO DATA

Hechos relevantes

Biodata realiza outsourcing a Clínica Sta. María en el área del Laboratorio central

Un hecho es que no estaba listo el examen el cual estaba asegurado para el dia 30

Proveedores no cumplen con despacho

El encargado de traslado de muestras era nuevo y NO maneja los protocolos para dejar muestras en las unidades

Además de no estar la muestra, faltaba el reactivo para desarrollar el examen

Por no estar listo el examen, paciente pierde hora medica

como era fin de semana largo con feriado del dia del trabajador, el laboratorio no estaba con su personal de costumbre del dia lunes

Para el día viernes 27, la empresa proveedora se había comprometido con despachar los insumos que faltaban, sin embargo, faltaba un reactivo (glucosa)

        A consecuencia de esto, el día lunes se quedaron con muestras sin procesar

el estafeta encargado de las muestras de la sra Elsa se tomo su dia libre y su remplazo no era del Área

La solución que ofrece la empresa proveedora Roche, es que deriven las muestras a la Clínica Dávila (porque tienen mucho reactivo) y que todos esos gastos los cubrirían ellos

A pesar de estar todo escrito en un informe, no es primera vez que el proveedor no cumple

Se adelantan los despachos por vísperas de feriado - se entregan incompletos los insumos

Problemas

1. En el proceso de toma de muestras:

• Muestras no están listas… ¿por qué?
• Análisis no hechos… ¿por qué?
• Muestra no llega a análisis… ¿por qué?
• Muestra no sale de cámara de frío… ¿por qué?
• Muestra se pierde en camino desde toma de muestra y cámara de frío… ¿por qué?
• No hay un sistema de alerta inmediata que indique al receptor del hito que corresponda (cámara de frío, laboratorio) que hay un proceso en marcha, ni hay SLA o KPI asociados a que el proceso termine bien en tiempo y oportunidad

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1. En el proceso de suministro de insumos de laboratorio:

• No hay reactivo para análisis de glicemia en bodega… ¿por qué?
• Reactivo no llegó (llegó todo el pedido menos la caja con ese reactivo) … ¿por qué?
• Proveedor no lo puso, y entregó a última hora en el día. No es primera vez que sucede… ¿por qué?
• No hay KPI que castigue incumplimientos del proveedor

Soluciones:

1. Proceso de toma de muestras: establecer SLA de recepción de exámenes con laboratorio y de éste con toma de muestras, de forma que cuando se pone en marcha un proceso de toma de muestras, toda la cadena lo tenga como un trabajo por ejecutar, y existan alarmas en el proceso (ej. vía BPM o RPA) que avisen si no ha llegado a tiempo la muestra al siguiente hito. Junto con ello, poner KPI con bonos negativos para cada muestra que no llegue en tiempo y oportunidad, y que afecten a todo el proceso. De esa forma habrá más de una persona preocupada que no se pierda la muestra.
2. Proceso de compra de insumos: SLA con multas a los proveedores en caso de no entregar a tiempo las compras. Facilitarles – para no tener que pagar esas multas – que sean ellos mismos los que administren stock de seguridad, con alimentación dinámica de datos de demanda.

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