Modelamiento de proceso de negocio

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Índice de Contenido

INTRODUCCIÓN        2

MODELO DE PROCESO AS-IS        3

Descripción del Proceso        4

ANÁLISIS DEL PROCESO        5

MODELO DE PROCESO TO-BE        6

Descripción del Proceso        7

CONCLUSIONES        8

ANEXOS        9

INTRODUCCIÓN

A partir del conocimiento que se tiene sobre el modelo del proceso de “eliminación del alumno de la carrera por causales académicas”, es posible identificar algunos problemas sobre dicho proceso, que se basan principalmente en actividades que consumen más tiempo o más recursos de los esperados, los cuales hacen de alguna forma que el proceso sea más lento.

Es por el motivo anterior que el objetivo del presente trabajo es proponer un modelo que sea capaz de agilizar algunas de las actividades contenidas en el modelo actual, es decir de ahorrar tiempo en el proceso, además se agregan actividades que se creen necesarias para el mejor funcionamiento del modelo.

Este trabajo comienza con la muestra del proceso AS-IS, es decir el modelo que se utiliza actualmente al eliminar al alumno de la carrera por las causales antes mencionas con su respectiva descripción de las actividades, eventos, decisiones y actores, luego se realizará un análisis del proceso, donde se darán a conocer los problemas encontrados y las propuestas para mejorarlo. Finalmente se presentará el modelo de proceso TO-BE, el cuál será el modelo como resultado de las soluciones planteadas.

MODELO DE PROCESO AS-IS

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Descripción del Proceso

• Actividades:

El profesor se encarga de subir las notas en el sistema, para que luego registro curricular las ingresa a su sistema. Es en este sistema donde se ve si corresponde eliminar al alumno según su situación. El alumno en caso de ser eliminado tiene la opción de realizar una carta de reincorporación, la cual debe ser entregada por él en la oficina de partes, quienes la enviarán al Decano, el cual es el encargado de revisar la carta y de aprobarla o no. Luego registro curricular debe reincorporar al alumno o bien informar a los interesados sobre la eliminación del alumno, esto con el fin de que quede eliminado de los sistemas correspondientes.

• Eventos:

El proceso comienza con el termino del semestre, es decir con el ingreso de las notas al sistema por parte del profesor. Posteriormente el proceso de los distintos actores comienza cuando es recibida la información de la eliminación del alumno.

• Decisiones:

Si el alumno es eliminado o no de su respectiva carrera, esta decisión se toma solo con respecto al rendimiento académico del alumno en el cual se evalúa si el alumno reprueba por tercera vez un ramo del nivel 1, reprueba por segunda vez un ramo de nivel 2 en adelante o no cumple con los sct exigidos al final de cada semestre.

La aprobación o no por parte del Decano sobre la solicitud de reincorporación entregada por el alumno.

• Actores:

Alumnos

Profesores

Registro curricular

Departamento de finanzas

Oficina de partes

Decano

JUNAEB

Departamento de bienestar estudiantil Centro medico

ANÁLISIS DEL PROCESO

• El proceso antes visto presenta problemas en su desarrollo tales como:

-Falta de información: ya sea si el alumno es eliminado o no, la situación final no es conocida por este a menos que él se acerque a pedir la información.

-Sobrecarga de trabajo: El decano tiene mucho trabajo ya que es quien recibe todas las cartas de reincorporación y también que debe aceptarlas o no, este se suma a las otras actividades correspondientes a su cargo. Por el tanto el tiempo utilizado en esta tarea es más de lo que idealmente debería ser.

• Las soluciones propuestas para los problemas detectados son:

-Informar al alumno a través de un correo (intranet) si su carta fue aprobada o no.

-Destinar a más de una persona para que revisen y aprueben las solicitudes de reincorporación, creando un comité de reincorporación y solo traspasar estas al decano en casos extremos.

MODELO DE PROCESO TO-BE

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Descripción del Proceso

• Actividades:

El profesor se encarga de subir las notas en el sistema, para que luego registro curricular las ingresa a su sistema. Es en este sistema donde se ve si corresponde eliminar al alumno según su situación. El alumno en caso de ser eliminado tiene la opción de realizar una carta de reincorporación, la cual debe ser entregada por él en la oficina de partes, quienes la enviarán a un comité de reincorporación, el cual revisará la carta, para aprobarla o no, si la carta tiene alguna complejidad debe pasar al Decano, el cual es el encargado de revisar la carta y de aprobarla o no. Luego registro curricular debe reincorporar al alumno o bien informar a los interesados incluyendo al alumno sobre la eliminación del alumno, esto con el fin de que quede eliminado de los sistemas correspondientes.

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