Los procesos de negocio

Los procesos de negocio

Los procesos de negocio son una secuencia lógica y sucesiva de las acciones que se deben realizar, cada vez que se produce el evento que lo origina en una organización de cualquier tipo.

Este proceso se debe ejecutar en forma eficaz y eficiente. En otros términos un proceso es una serie de actividades que se desarrollan y que tienen como objetivo en su conjunto, producir un mayor valor para el cliente que lo recibe.

Para realizar estos trabajos, las empresas identifican cargos por funcionalidad y por jerarquía, los cuales son ocupados y desarrollados por personas capacitadas para cada área asignada. Los cargos forman una estructura organizacional donde se pueden definir cada uno de los rangos y jerarquización dentro de una empresa u organización determinada.

Cuando se analiza la empresa desde el punto de vista de los procesos, lo que estimula es el cliente y es al cual la empresa se debe. También es importante, al buscar la solución y la innovación de los procesos, analizar el estado de avance tecnológico de la competencia por una parte y por otra el potencial y facilidad de las herramientas TIC´s y las exigencias que impone la economía globalizada.

Es importante resaltar que todo trabajo (actividad) que forma parte de un proceso de negocio, implica ocupar tiempo, incurrir en un costo y entregar un producto o servicio de calidad.

Una actividad que forma parte de un proceso, expresa el concepto general, que consiste en una entrada, un proceso y una salida, que a la vez está relacionada a otras con las cuales interactúa, formando así un conjunto de partes interrelacionadas.

La actividad significa un trabajo que se debe realizar según la organización de los recursos disponibles y las normas o reglas definidas para dicho trabajo, cuando se recibe una entrada (Input) para generar una salida (output). La entrada proviene de una acción que la antecede y la salida se entrega a la acción que prosigue a aquella que realizó el trabajo.

Al analizar un proceso, se estudian todas las actividades que lo conforman y el flujo operacional del mismo. De ese modo se comprende y se pueden introducir mejoras, en caso de ser necesario. El análisis consiste en estudiar la secuencia de un objeto que requiere ser tratado, en los aspectos siguientes:

1. Input (Entrada):

• De que unidad proviene.

• Frecuencia con que se recibe.

• Espacio que debe recorrer el objeto, entre una estación de trabajo y otra.

• Tiempo del transporte.

2. Proceso (actividad / acción):

• Calidad de la recepción.

• Acciones de control o gestión (procesos o trabajos) que se realizan en la actividad, sobre el objeto, como son: hacer cálculos, acceder algún otro documento, clasificar, ordenar, analizar, almacenar, registrar, comunicarse, decidir, llenar un formulario y/o generar un informe que se registra del evento que se está realizando.

• Que output se genera.

3. Output (Salida):

• A quien se le entrega el resultado de la actividad.

• Frecuencia de entrega.

• Espacio a recorrer y tiempo del trayecto del objeto, entre una estación de trabajo y otra.

• Expectativas sobre el servicio que espera el receptor del output.

Para mejorar e innovar el proceso en estudio, el análisis se debe centrar en seis variables, cuyo objetivo a lograr para cada una de ellas, es:

a) Flujo: Simplificarlo, de modo que no haya redundancia de trabajo, demoras, pasadas por un mismo lugar, etc.

b) Costo: Minimizar el número de personas que participan y racionalizar el uso de los recursos que intervienen sin que se vea afectada la cantidad de producción.

c) Tiempo: Reducirlo, que tienda a tiempo real o bien lo antes que sea posible (la salida debe estar disponible en el momento que se requiera).

d) Calidad: Mejorarla de modo de conseguir el 100% de lo indicado en las normas correspondientes.

e) Espacio: Desde el punto de vista de la información, reducir el espacio existente entre una estación de trabajo y otra, de modo que en vez que viaje el medio que lo contiene, se haga viajar sólo los datos que son propios de esa entrada o salida.

f) Servicio: Satisfacer a plenitud al cliente que recibe la

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