Ciclo Vital Y Tabla De Retencion

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EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

10.1. EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO O LA TEORÍA DE LAS TRES EDADES

Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento, desde su creación a su eliminación o selección para su custodia permanente.

Tradicionalmente se habla de tres edades. Se establecía en función de:

1.- El valor de los documentos; y

2.- La frecuencia de uso.

El objetivo es garantizar la presencia del archivero y las técnicas que aplica para que los documentos reciban el tratamiento adecuado en cada una de esas fases. Suelen ser 3 fases, pero en España se ha añadido una más a las tres tradicionales:

1.- Archivo de oficina.

2.- Archivo central.

3.- Archivo intermedio.

4.- Archivo histórico.

10.2. ESTADOS UNIDOS Y LA "GESTIÓN DE DOCUMENTOS"

El origen de los archivos se produce en EE.UU. con el "récord management": la gestión de documentos es una aplicación de la Administración con fines de eficacia y consulta en la producción documental, pero sin beneficio para la futura investigación.

Los objetivos de este tratamiento están dirigidos a:

1.- Documentación adecuada.

2.- Evitar lo no esencial.

3.- Simplificar los sistemas de creación y uso de la documentación.

4.- Mejorar la forma de organización y recuperación de los documentos.

5.- Proporcionar el cuidado adecuado y almacenamiento no costoso en los centros de documentación.

6.- Garantizar la distribución de los documentos.

Los factores que determinan la aparición de esta teoría son 3:

1º.- La gran complejidad de la administración en EE.UU., pues existen muchos documentos.

2º.- Adelantos técnicos.

3º.- La no existencia de archivos, puesto que no tenían tradición anterior, ni tampoco tienen tradición histórica porque no les importa el documento histórico.

El archivo de documentos se desarrolla en la primera mitad del s. XX con antecedentes a finales del s. XIX. Hay muchas leyes emanadas por el primer congreso, existe preocupación sobre la conservación de los documentos, ya que fundamentan la existencia del estado. El gran volumen de los mismos ya en ese momento obligó a plantearse el expurgo de documentos históricos o no útiles, pero una comisión determina que en principio no se eliminara.

Poco después, el volumen era tan grande que se autoriza la destrucción de algunos de ellos. Pero, inmediatamente, piensan que, para eliminar menos, hay que producir documentos útiles, por lo que introducen el concepto de eficiencia en la creación y uso de los documentos, que se constituyó como el primer pilar de la Teoría General de los Documentos.

El segundo momento importante es la creación en 1934 del primer archivo nacional de EE.UU. Pronto se dieron cuenta de que los problemas no se habían solucionado: porque las oficinas productoras mandaban documentos desordenados; así que hubo que dar instrucciones a los distintos organismos federales para que los fondos que llegaran al Archivo Nacional estuvieran organizados, lo que llevó a la culminación de la Teoría de Gestión de Documentos.

En todas las oficinas de gobierno se implantan programas permanentes para el control de la documentación incluso antes de su creación (récord management). Desarrollan formularios impresos (en España los formularios empezarán hacia aproximadamente 1958), estandarización de equipos, sistemas de creación y sistemas de recuperación de la información.

En 1950 esta teoría va a ser sancionada por ley (Primera ley de documentos en EE.UU.). Obliga a todos los organismos a tener un programa permanente y activo que controle la gestión de los documentos en todo su ciclo de vida. La responsabilidad de supervisión de todos estos programas fue asignado por el gobierno de EE.UU. al NARS (ahora NARA).

Los organismos más importantes son:

1.-) Nara es un organismo del gobierno estructurado en distintas agencias, cada una con un objetivo concreto, con competencias en cada uno de los archivos americanos.

2.-) La Agencia de Gestión de los Documentos actúa en el campo de la creación de los documentos. Crean normas, manuales, etc. de tipos documentales, de prácticas de archivo, sistemas de organización y recuperación, digitalización, automatización... para las oficinas productoras.

3.-) Agencia Central de Archivos: Opera en distintos archivos en los distintos estados que tienen como misión recoger los documentos procedentes de las oficinas federales. La característica es que sólo recogen manualmente un volumen de documentos aproximados al que expurgan, seleccionando un porcentaje muy pequeño de documentos de valor duradero. La mayoría de los documentos seleccionados responden a un programa llamado Vital Récords, es decir, aquellos documentos que aseguran la continuidad del gobierno durante y después de una emergencia nacional.

4.-) El ciclo vital del documento se cierra con la Agencia de Archivos Nacionales, que son aquellos archivos que tienen la responsabilidad de conservar los documentos de valor permanente (vitales).

CONCLUSIÓN: La Teoría General de los Documentos supone la intervención del archivero en las distintas organizaciones, y actúa desde que se originan los documentos en las oficinas.

10.3. LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS FUERA DEL

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