SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Sistemas de Información para la Gestión de Proyectos

A continuación presento un resumen sobre el documento suministrado por el Director del Curso, relacionado con los Sistemas de Información para la Gestión de Proyectos, para lo cual tuve en cuenta cada una de las treinta lecciones contenidas en dicho texto.

Lección 1. El enfoque sistémico en la gestión de proyectos.

Se enfoca en lograr cumplir las actividades y tareas en el tiempo y con los recursos presupuestados. Se vio la necesidad de adaptar a los modelos de gestión el concepto de sistema de información que es asociado al enfoque sistémico de la organización y a la teoría general de sistemas.

Se busca unificar los conceptos que faciliten la comunicación entre diferentes agentes de distintas disciplinas que interactúan buscando un logro común. Este enfoque sistémico tiene las siguientes características: Interrelaciones, enfoque holístico, cuenta con entradas y salidas, transformación, jerarquía, recursión, regulación, diferenciación, equifinalidad, complejidad, presencia de procesos condicionados que se ejecutan a partir del número de elementos involucrados, las interacciones entre ellos, los atributos específicos y los grados de organización según el tipo de sistema.

Dentro del análisis de sistema también existen una serie de elementos que afectan el diseño de cualquier sistema de información: Actores, que condicionan el éxito o el fracaso; Propietario, es el controlador del sistema y toma las decisiones; Restricciones ambientales que pueden afectar negativa o positivamente el desempeño del sistema; Transformación, son los procesos para la toma de decisiones; Weltanschauung, son los elementos ligados al clima y la cultura organizacional y el Cliente.

Lección 2. Los elementos de un sistema de información.

Un sistema de información (SI) es la forma en que la empresa obtiene, procesa, almacena y distribuye información para mejorar la roma de decisiones y controlar mejor la organización. Los elementos que reciben tratamiento y administración de datos, coordinados y preparados para su posterior uso, creados para cumplir los objetivos corporativos serán parte de las siguientes categorías: personas, datos, actividades o técnicas de trabajo y recursos materiales en general.

Algunos autores toman otros elementos adicionales como: Bases de datos, transacciones (donde se consulta, agrega, modifica o eliminan registros), informes, procesos (se crean nuevos registros), usuario y procedimientos administrativos. Con esto concluimos que un proceso de información son movimientos de la información.

Lección 3. El concepto de sistema de información gerencial.

Para la toma de decisiones se necesita información, pero además su manipulación para su mejor análisis. Para un buen sistema de información gerencial (SIG ó MIS Management Information System), debe realizarse con un buen procesador.

Dentro del mercado existen varios software o sistemas de información diseñados para el manejo integral de recursos corporativos, el más conocido es el ERP (Enterprise Resuorce Planning Software), con estos las empresas se automaticen y sea más fácil la toma de decisiones.

Por esa razón los SIG requieren más información estadísticas, indicadores, o cifras que permitan medir el avance de la empresa.

- El sistema integrado de los SIG: El SIG integra el hombre realizando actividades especifican con la ayuda de la máquina, para anticipar información para la toma de decisiones. Sus componentes son: Información de procesamiento, recursos de información, recursos de sistemas de información, recursos para la planeación estratégica.

- Funciones de los SIG: Las funciones básicas de un SIG se esquematizan así: entrada de datos, proporcionar información en manuales y sisteas de información de procesamiento de transacciones, para la administración, para informes financieros, para planificación de recursos empresariales y SPSS, entre otros. Estas funciones permiten hacer control y toma de decisiones. Dentro del proceso administrativo se encuentra el ciclo Deming que requiere el SIG para ejecutar los cuatro puntos elementales en la información: Calidad, oportunidad, cantidad y relevancia.

Lección 4. Áreas de trabajo de los sistemas de información.

El triangulo de proyectos considera que en todo proyecto se utilizara tiempo, para el desarrollo de las actividades, un componente contable y una delimitación del alcance con la asignación de unos recursos específicos.

Las áreas de trabajo que un sistema de información se pueden sintetizar en funciones principales para las áreas de Mercadeo, Recurso Humano, Finanzas y contabilidad, Innovación, Producción, Análisis del entorno y Alta Gerencia. En cada una de estas áreas, se requieren aplicaciones específicas que se aplican de acuerdo a las necesidades de las mismas.

Por su parte, los usuarios de estos sistemas dependiendo del área son los actores que procesaran dicha información, los cuales se pueden tipificar en: Personal de oficina de proyectos, personal de apoyo y especialistas y Gerente de Proyectos. Los usos de los sistemas de información por parte de los usuarios, son parametrizados en la herramienta dependiendo de los atributos que se hayan otorgado a cada tipo de usuario.

Es preciso tener en cuenta que en el momento de desarrollar un sistema de información se deben observar y evaluar los elementos y conocimientos previos que son básicos para la gestión de proyectos.

Lección 5. Procedimientos de alineamiento de los sistemas de información con la gestión del proyecto.

El término de “Proyecto” se define como el conjunto ordenado de actividades interrelacionadas entre sí con el fin de satisfacer necesidades o resolver problemas y cuyo producto final es medible, fijo y tangible. Para ser realizado se requiere de la incorporación de cuatro fases básicas dentro de los sistemas de información: Introducción de la informática dentro de la organización, el introducir de manera anárquica aplicaciones electrónicas, La fase de coordinación entre el sistema de información el proyecto y la organización que lo ejecuta y La interdependencia en el desarrollo de estrategias a desarrollar entre la compañía que ejecuta el proyecto, la tecnología de información de que dispone y la forma en que la integra al sistema de información que para tal fin utiliza.

Estas etapas que condicionan el desarrollo efectivo de un proyecto requieren del manejo y procesamiento de información que facilite la toma de decisiones sin embargo en el caso de la gestión de proyectos el desafío más grande por enfrentar se enfoca en lograr que los directivos incorporen los SI a la toma de decisiones. Para toma de decisiones en la gestión de un proyecto

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