TECNICO EN ARCHIVISTICA Y GESTION DOCUMENTAL

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ACTIVIDAD 3 MÓDULO 7 TRD

ISRAEL ESTEBAN CORREALES ALBARRACIN

TECNICO EN ARCHIVISTICA Y GESTION DOCUMENTAL

DOCENTE: MARIA OMAIRA TORRES

INSTITUTO FRANCISCO GALTON

DUITAMA BOYACÁ

2021

1. ¿Cuál es la relación entre las TRD y los Bancos Terminológicos?

Según Prieto (2011) los bancos terminológicos organizan el conocimiento a través de los lenguajes documentales. Siendo un instrumento que facilita la recuperación de la información, como función primordial de las unidades de información. Por ello podemos decir, que es una herramienta que pretende facilitar a la interdisciplinariedad una normalización e integridad a los documentos que se producen en las diferentes entidades. Así pues, al buscar la relación entre estos dos conceptos podemos decir, que el banco terminológico permitirá identificar conceptualmente cada elemento que se encuentre dentro de las Tablas de Retención Documental, mediante lenguajes controlados y estructuras terminológicas.

La problemática que enfrentan las entidades u organizaciones tanto públicas como privadas evidencian:

Desconocimiento de Secretarios Generales o funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía sobre la responsabilidad que les establece el artículo 16 de la Ley 594 de 2000 para planificar, gestionar y hacer seguimiento a los procesos de elaboración, aprobación e implementación de los instrumentos archivísticos, de tal forma que se garantice la organización y conservación de los archivos.

En la planeación estratégica de la entidad no se incluyen actividades e indicadores de seguimiento relacionadas con los procesos de implementación de la gestión documental que garanticen el cumplimiento de las actividades programadas conforme a las normas archivísticas

Artículo 8°. Instrumentos archivísticos para la gestión documental. La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos:

b. La Tabla de Retención Documental-TRD

e. El Inventario Documental

g. Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales

h. Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad i. Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.

1. ¿Qué relación se establece entre la valoración documental y las TRD?

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

Nota: En este momento las TRD se encuentran en proceso de convalidación

Tabla de Retención Documental (TRD):

Es un listado por series que ayuda a la asignación de categorías y tipologías documentales. Es decir, define el centro de producción de la información de cada documento, lo organiza en la categoría que le corresponde y define, según su relevancia, el tiempo de permanencia en las diferentes etapas y archivos de la empresa, concluyendo con la descripción de su disposición final al cumplir el ciclo.

• Relevancia legal y estructural de la información.
• Organigrama empresarial.
• Funciones de cada división y área.

• Unidades documentales.
• Nivel de trámite y usabilidad de la información.
• Valores primarios y secundarios.

• Reconocimiento y organización por series, subseries y tipologías documentales.
• Valores documentales.
• Clasificación por medio de listas y códigos

1. ¿Cuál función cumplen las TRD en relación con los procesos organizacionales y con los documentales?

Las Tablas de Retención Documental contribuyen al buen funcionamiento de las estrategias relacionadas con la gestión documental, esto se ve reflejado en producción documental de la mano de los procesos administrativos. La aplicación de estrategias de gestión documental. Conocimiento de la estructura empresarial.

Se define como un listado de serie con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Es decir, se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

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