ATENCION DE CORRESPONDENCIA

ATENCION DE CORRESPONDENCIA

1.- El auxiliar administrativo recibe de las dependencias municipales original y copia de correspondencia, firma y sella  de recibido en ambas y devuelve copia con sello de recibido.

2.- el auxiliar administrativo revisa contenido de la correspondencia y captura en archivo electrónico “control de correspondencia”

3.- El auxiliar administrativo captura en el SISGEM la información de la correspondencia delegada.

4.- El coordinador de apoyo administrativo y/o el coordinador de ingeniería de procesos analiza correspondencia, registra indicaciones en el SISGEM y delega original a la jefatura correspondiente.

5.- el jefe de departamento recibe correspondencia revisa indicaciones y atiende.

6.- el auxiliar administrativo en su caso de la respuesta generada recibe copia del acuse y captura en archivo electrónico “control de correspondencia”

7.- El auxiliar administrativo archiva copia de los acuses en las carpetas correspondientes.

1. El personal de la coordinación solicita número de oficio.
2. El auxiliar administrativo proporciona un nuevo número de oficio
3. El auxiliar administrativo captura en archivo electrónico “control de correspondencia los datos que el solicitante le proporciona.
4. El personal de la coordinación elabora oficio, entrega original y recaba sello de recibido en una copia.
5. El personal de la coordinación entrega acuse original de oficio.
6. El auxiliar administrativo archiva acuse original y registra en control de correspondencia.

La comunicación al ser un proceso, no siempre fluye libremente. En muchas ocasiones se presentan barreras de distinta índole que entorpecen el proceso. Las más frecuentes son las siguientes:

Barreras personales o psicológicas: Debidas a los valores, hábitos, cultura, de las personas que participan en el proceso de comunicación. Por ejemplo: Estereotipos: Se producen cuando emitimos juicios sobre una persona  con base en la idea que tenemos del grupo al que pertenece. Son generalizaciones que se utilizan para clasificar a las personas según el grupo al que pertenece.

Barreras físicas: Son las interferencias que se producen en el ambiente de la comunicación y que se pueden evitar fácilmente: Ruidos o murmullos, que no permiten escuchar al emisor, interferencias radiofónicas o telefónicas, el corte de línea telefónica cuando navegamos por Internet, e incluso una iluminación deficiente o inadecuada temperatura pueden impedir la adecuada comprensión del mensaje por el receptor.

Barreras semánticas: Surgen en la comunicación debido a una incorrecta interpretación de los signos del código, por ejemplo hablar en un idioma que no dominamos o emplear una terminología muy técnica que desconocemos.

Barreras Ambientales: Estas son las que nos rodean, son impersonales, y tienen un efecto negativo en la comunicación, puede ser incomodidad física (calor en la sala, una silla incomoda, etc.) distracciones visuales, interrupciones, y ruidos (timbre, teléfono, alguien con tos, ruidos de construcción.)

Barreras Verbales: Estas son la forma de hablar, que se interponen en la comunicación, a modo de ejemplo: personas que hablan muy rápido, o no explican bien las cosas. Las personas que hablan otro idioma es obvia la barrera, pero incluso a veces nuestro propio idioma es incomprensible, por nosotros mismos, ya sea por diferencia de edad, clases sociales, nivel de educación he incluso entre dos profesionales, de distinto interés. El no escuchar bien, es otro tipo de barrerá verbal, cuando no existe atención.

Barreras Interpersonales: Es el asunto entre dos personas, que tienen efecto negativo en la comunicación mutua. Estas barreras interpersonales son más comunes, son las suposiciones incorrectas, y las percepciones distintas.

NIVELES DE COMUNICACION

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