Actividad 1 Loren

DESARROLLO GUIA DE APRENDIZAJE

ACTIVIDAD No. 1

3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

EMPRESA: ATS Gestión Documental

Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el primer contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que seleccionó, acerca de cómo se aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.

En la empresa ATS Gestión Documental, todo el proceso archivístico es realizado según las normas vigentes y según el modelo de trabajo que maneja la empresa junto con el cliente, en este caso Col fondos, quien es el que crea los documentos los cuales son procesados por ATS Gestión Documental.

ATS cuenta con una planeación determinada, la cual se sigue de acuerdo a los estándares que la ley establece. Los documentos son recibidos, punteados, verificados, garantizando de esta manera que se reciban en su totalidad los documentos que Colfondos envía. Luego viene el proceso de organización, clasificación, ordenación y foliación según la norma.

Todo el proceso anteriormente descrito cumple con los parámetros de la Administración Documental, porque se lleva un control determinado sobre todo el proceso archivístico.

Teniendo en cuenta elementos archivísticos mencionados en el segundo contenido de estudio, explique cómo se hace la clasificación de los archivos.

La clasificación de los archivos se realiza utilizando primeramente el cronograma de planeación ya establecido, el cual se ejecuta de la siguiente manera:

• Los documentos son recibidos en una tula de seguridad.

• Luego son punteados y verificados para revisar que la cantidad coincida con el total de documentos que están en las bases de datos primarias.

• Luego se llevan a un cuarto especial donde los Técnicos de Archivo según la serie documental, los clasifican ya sea por Bonos o por Pensiones.

• Cuando ya se tienen aparte Bonos y Pensiones, se procede a clasificar por números de cedula, de menor a mayor de este modo se unen los documentos que son de un mismo usuario.

• Al estar organizados por número de cedula, se pasan a codificar, es un proceso en el cual se le da la respectiva ubicación a cada documento para poderlo incorporar en la respectiva carpeta.

• Por consiguiente se digitalizan para guardar una imagen virtual de dicho documento.

• Al tener ubicación y estar ya digitalizados los documentos se incorporan según la ubicación que tienen.

• En el momento de la incorporación los documentos se deben foliar y se debe diligenciar el check list que está en la carpeta, donde se ingresan datos del tipo de documento, fecha del documento, cantidad de folios, serie documental y firma del Técnico que incorpora.

• Al finalizar el proceso el documento debe quedar en la carpeta a la cual corresponde, para luego ser consultada en caso de ser solicitado por el usuario a quien interese.

3.4. Actividades de transferencia del conocimiento

Descripción:

En el foro temático, correspondiente al primer y segundo contenido de estudio, responda de forma clara y argumentada las siguientes preguntas:

a. ¿Cuál es la importancia de la Administración Documental? y ¿cómo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?

La importancia que tiene la Administración Documental, es el factor fundamental para un buen proceso a nivel archivístico dentro de la compañía, ya que dependiendo de cómo funcione dicha administración dependerá que el resto de procesos se lleven a cabo de una manera adecuada.

En las empresas la buena Administración Documental, se verá reflejada a través de los resultados obtenidos en cada dependencia, del orden, de la organización y de una buena planeación, puesto que los documentos que

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