SISTEMATIZACION DE CORRESPONDENCIA Y GESTION DOCUMENTAL

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SISTEMATIZACION DE

CORRESPONDENCIA  Y GESTION DOCUMENTAL

UTCh

La heterogeneidad en la presentación y estructura de la correspondencia interna, así como la falta de mecanismos coherentes  de seguimiento, supervisión y archivo, son los principales obstáculos para una gestión documental exitosa; La comunicación que pervive en esta Institución no tiene un proceso archivístico homogéneo, al tiempo que no existen mecanismos de seguimiento que permitan al destinatario conocer posibles rutas en la ejecución del acuerdo asignado, componente indispensable para hacer una evaluación objetiva y periódica de solicitudes, proyectos, reuniones, tramites, procedimientos propios de la actividad escolar, académica y directiva.

La presente propuesta pretende dar organicidad documental integral a nuestra Universidad, como un elemento más para la evaluación administrativa y con ello se instituirán parámetros estandarizados para el seguimiento de tiempos de respuesta y ejecución de acciones asignadas.

Propuesta Metodológica

1. Homogenización de criterios para estructurar y redactar documentos.

1. Elementos comunes para toda la comunicación epistolar interna y externa.

1. Papel membretado ÚNICO (anexo 1) para la impresión de documentos de circulación interna (utilizar tinta negra) y externa (imprimir a color), sin alterar o incluir otros logotipos, escudos, o formatos.

1. Letra Arial Narrow 12, espacio regular o 1.5, márgenes “normal”, sangría de un tab, hojas numeradas, si fuese necesario y pertinente, se utilizarán mayúsculas, negritas y subrayado.

1. La recepción de documentos por parte en esta área  para firma del rector será registrada al igual que la entrega de estos (acuse), asentando de antemano que serán informados al momento de dicha acción para que pasen INMEDIATAMENTE a recogerlos.

1. Se recibirán documentos antes mencionados sin rayones ni tachaduras.

1. Los documentos que citen algún antecedente, invariablemente deberán anexar una copia del mismo.

1. Las circulares y memorándums serán sustituidas por tarjetas informativas, convirtiéndose este ultimo en el documento universal para informar y/o solicitar internamente. Mientras que el oficio seguirá siendo el documento que se utilice para efectos más formales externa e internamente.  

1. Nombre de la Dirección de área remitente con letras mayúsculas.

1. Fecha  de emisión del documento.

1. Número de día, espacio, mes con letras, año con número.

1. Despedida.

1. Si el oficio o tarjeta va dirigida a un superior jerárquico se antepone a la firma del remitente, la palabra “Respetuosamente”, si en su defecto va dirigida a un compañero del mismo nivel, la palabra correcta será “Atentamente”.

1. Listado de Nombre  y cargo de otros sujetos a quienes el texto cite efectos o copie para su conocimiento, utilizando la siguiente terminología:

1.  “Para su conocimiento”
2. “Para su conocimiento, mismo texto y efectos inmediatos”

1. Referencias finales.

1. En el extremo posterior derecho de la última hoja del oficio, se escriben  dos asteriscos antepuestos a las iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea el oficio.

1. Términos para acordar oficios o tarjetas informativas

1. En los márgenes superior derecho o superior izquierdo, el destinatario con facultades directivas, escribirá:

1. El nombre de quien habrá de cumplir la acción que se requiera.
2. La acción que se deberá cumplir.
3. El tiempo límite para completarla.

Una copia del documento acordado se quedará en el despacho del Rector, para el seguimiento correspondiente.

1. Seguimiento de Oficios acordados por la superioridad.

1. Se gira copia de oficio o texto acordado, al sujeto que realizará la acción para que acuse recibo y de cumplimiento a la acción.
2. La Asistente ejecutiva  de Rectoría, deberá administrar la correspondencia así como dar seguimiento al cumplimiento de cada acuerdo, hasta su conclusión.

1. Oficios  

1. Clave de origen compuesta por:

1. Tres primeras de la dirección o departamento, número consecutivo de tres dígitos, y dos últimos dígitos del año de emisión.

1. Asunto.

1. Brevísima exposición del motivo del texto.

1. Lugar y fecha de emisión del oficio.

1. Destinatario.

1. Grado académico, nombre completo, seguido por una coma.
2. Cargo o puesto seguido por una coma.

1. Datos de contacto.

1. En caso de ser correspondencia externa, domicilio completo y número de teléfono.

2. En caso de ser correspondencia interna, solamente se especifica   la entrega al destinatario P R E S E N T E .

1. Redacción del texto de un oficio.

1. Se deben evitar las abreviaturas salvo que se defina el significado de las siglas  tempranamente en la redacción del texto.

1. Obviar los saludos amistosos, dado que le restan seriedad al tratamiento de los temas.

1. La estructura mínima para la escritura de un oficio es:

1. Contexto y/o antecedente.
2. Solicitud, felicitación, información  o motivo del documento.
3. Agradecimiento, reafirmación o despedida.

1. En caso de requerir varias firmas, el orden en que se recolectarán, iniciará por la rúbrica de los subalternos, finalizando con la signatura del funcionario de mayor jerarquía. El orden en que deberán aparecer en el texto sera inverso, es decir, de mayor a menor grado jerárquico.

1. Tarjetas Informativas.

1. En papel oficial se escribe de lado izquierdo, con mayúsculas el área, jefatura o dirección remitente.

1. De lado derecho, con mayúscula el tema de que trata y el número de tarjeta con tres dígitos.

1. En el espacio inmediato inferior y en medio, se escribe la fecha con mayúsculas y minúsculas subrayado.

1. Debajo con mayúsculas subrayado se escribe ‘’PARA LA ATENCION DEL ’’ seguido del grado académico y nombre del destinatario.

1. En el espacio inmediato inferior, con mayúsculas y subrayado el cargo del destinatario.

1. Estructura del texto de una tarjeta informativa.

1. Redacción lacónica, sin agradecimientos

1. Anexos

1. Hoja membretada
2. Ejemplo de carta
3. Ejemplo de Tarjeta

EJEMPLO DE OFICIO

                                                                                 ASUNTO: Proyecto de educación UTCh.[pic 3]

                                                        Cd. Chihuahua, Chih. a 11 de Marzo de 2011

DR. MARIA TERESA CERQUEIRA                                                                                                                                           CHIEF OF THE U.S.-MEXICAN BORDER OFFICE                                                                                                                                             OF THE PAN AMERICAN HEALTH ORGANIZATION,                                                                                                                                                           5400 Suncrest Dr. Suite C-4 - El Paso, Texas,79112
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