Actividades.Selección de Software Business Intelligence

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En base a los resultados del análisis económico de las alternativas, Jose II decide avanzar con la opción de implementar en forma local una herramienta de BI. Los responsables de llevar adelante el proyecto serán Marcelo Agucha y Marisa Alvarado.

El primer paso será seleccionar la herramienta que mejor se ajuste a las características y necesidades de AliMun. Para esto deberán contactarse con diferentes proveedores y solicitarles información detallada acerca de las herramientas que comercializan, y  un presupuesto de implementación.

Para definir las características a evaluar de cada proveedor, Marisa y Marcelo, se reúnen con personal de sus sectores, y de otras áreas involucradas, les explican de qué se trata el proyecto y les piden sus opiniones. A continuación se resumen algunos comentarios surgidos en las reuniones:

Gerencia de Compras

“Los reportes tienen que poder modificarse fácilmente, siempre necesitamos agregar o sacar columnas, cambiar fórmulas o cambiar el formato. Si los reportes son estáticos, o no podemos crear reportes a medida, vamos a seguir teniendo problemas para obtener rápido la información.”

“A veces, para un mismo reporte, necesitamos cruzar información del sistema, con datos externos, por ejemplo, una planilla de cálculo con indicadores del mercado, o datos del sistema de stock.”

 “También necesitamos que la información se pueda ver a distintos niveles, por ejemplo, ver las compras del mes, por proveedor, y luego poder explotar la información de un proveedor en particular. Necesitamos poder ver los datos fácilmente sin pedir un nuevo reporte a sistemas, porque lleva tiempo, y es muy necesario para nosotros poder analizar la información para poder tomar decisiones correctas.”

“Siempre nos lleva tiempo aprender a usar los sistemas nuevos. Si no es fácil de usar vamos a tardar más en sacar la información, y las pérdidas van a seguir continuando.“

“Me parece buena la idea, pero no se mucho de computación. Aprendí a hacer los informes con planillas de cálculo, pero tengo miedo de que con un programa nuevo sea difícil de hacer y me lleve mucho tiempo.”

“Uno de nuestros mayores problemas está a la hora de planificar, necesitamos hacer análisis de escenarios, hacerlos manualmente es muy engorroso. Si no podemos resolver esto, la solución va a ser incompleta.”

“Tiene que permitir hacer reportes con diferentes gráficos, tipo tableros. Nosotros hacemos muchos análisis con gráficos. Además, ayudan a hacer los informes más simples y claros.”

“Sería bueno poder acceder vía web, para poder ver nuestros reportes cuando vamos a otras plantas, y también para compartirlos con otras personas.”

“Para poder contar con la información a tiempo, necesitamos que los jefes de compras de las plantas, carguen los datos correctamente. Tenemos muchas idas y vueltas para corregir los datos.”

Gerencia de Tecnología

“Una nueva herramienta nos implica nuevos equipos y nuevo software para administrar, mantener y monitorear, necesitamos que el proveedor nos garantice un buen de nivel de servicios, para que nos respondan en tiempo y forma. El tiempo de respuesta es un problema constante con los proveedores y los usuarios nos reclaman a nosotros porque no pueden realizar su trabajo.”

“El proveedor tiene que tener experiencia con la herramienta, y en el rubro. Tuvimos casos de implementaciones con proveedores importantes, pero que no conocían el rubro, y siempre se demoraron mucho los proyectos porque tenían que entender el negocio. Algunas veces tuvimos que dedicar más recursos propios para trabajar en la implementación y, además de que se vuelve más caro, actualmente no tenemos personal disponible.”

“Sería útil para nosotros que tengan documentación completa y clara.”

“Hay que tener en cuenta que les debe resultar fácil de usar a los usuarios para que no requieran tanto soporte de nuestro lado. Cuando son difíciles de usar las herramientas, les incomodan a los usuarios en su trabajo diario y nos requieren más esfuerzo.”

“La integración del resto de los procesos de la empresa nos está llevando mucho tiempo, si este nuevo proyecto nos lleva muchas horas, se va a retrasar el resto.”

“Me parece importante que sea de fácil administración y mantenimiento, para que no nos requiera demasiado tiempo.”

 “Tiene que ser compatible con el software de base que conocemos y utilizamos: Linux CentOS que es el sistema operativo que tenemos en los servidores de aplicación, y base de datos MS SQL Server. Las PC de escritorio tienen Windows Vista y Windows 7. Mantener software de base diferente va a requerir nuevos recursos sólo para este nuevo sistema, y es muy costoso para la empresa.”

“Sería bueno que el proveedor tenga varios consultores y que tengan experiencia, para que puedan ayudarnos si surge algún problema en particular.”

“Es valorable que salgan actualizaciones periódicamente, que solucionen errores o mejoren la funcionalidad, esto muestra que el fabricante continúa trabajando en mejorar el producto.”

Seguridad Informática

“La seguridad de los accesos es importante. Cómo mínimo requisito, deben poder crearse roles para restringir el acceso a los reportes sólo a usuarios autorizados. También debe poder diferenciarse entre quienes pueden editar un informe y quiénes pueden sólo consultarlo.”

“Tenemos un directorio de usuarios centralizado, que nos permite quitar fácilmente los accesos a las personas que se van de la empresa o  cambian de área. Además, es más cómodo para los usuarios porque usan siempre la misma contraseña. Si bien no es obligatorio, es valorable que tenga compatibilidad con LDAP, que es la tecnología que usa este directorio.”

Gerencia Económico-Financiera

“Las pérdidas por pedidos que no pueden cumplirse y por descuentos no conseguidos con los proveedores son bastante importantes para la empresa, es necesario reducirlas lo antes posible.”

“Probablemente requeriremos financiación, pero si se mantienen los valores acordes al análisis económico que se realizó, la empresa está en condiciones de afrontar el costo del proyecto.”

Dirección

“Me interesa que los gerentes y yo podamos acceder a los informes y tableros, y navegar por ellos desde nuestros celulares o tabletas.”

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