Administracion Y Control

Introducción

Para comprender mejor la importancia del control, es necesario establecer que la planeación y el control son etapas íntimamente relacionadas entre sí. La planeación, se realiza previamente para que el control resulte significativo, cada etapa debe realizarse a la luz de la otra.

A pesar de estar íntimamente relacionados, la planeación y el control deben distinguirse tanto conceptual como operativamente, ya que implican enfoques, acciones, actitudes y resultados diferentes.

Conceptualmente, se establece que la planeación es la que determina lo que se quiere en una empresa y los medios para llegar a ese resultado, en tanto que el control le da a la empresa el mecanismo que le permite su adaptación y por tanto su supervivencia y desarrollo.

Planear es decidir el resultado deseado y tomar las decisiones para llegar a él. Controlar es la evaluación de esas decisiones.

Como ejemplo, es posible decir que una empresa con planes pero sin mecanismos de control puede llegar a desarrollar resultados no solo diferentes a los deseados, sino totalmente contrarios, que en determinado momento pueden representar su ruina. Por no controlar, las utilidades esperadas podrían convertirse en pérdidas, los gastos que debían realizarse dentro de ciertos limites podrían desbordarse, la imagen esperada de aceptación podría traducirse en rechazo, etc.

Control

La palabra control tiene varios significados y más específicamente, varios sentidos:

Verificar ciertos resultados.

Comparar con estándares.

Regular.

Ejercer autoridad sobre algo (dirigir u ordenar).

Imitar o restringir.

La función de control se define como la fase del proceso administrativo que mantiene la actividad organizacional dentro de límites tolerables, al compararla con las expectativas. Estas expectativas se pueden establecer implícita o explícitamente en función de objetos, planes, procedimientos o reglas y reglamentos que se aplican en un ambiente dinámico, bajo circunstancias cambiantes, por lo que pueden variar de manera esencial.

El control como proceso, comprende los siguientes elementos de manera recurrente:

a) Involucra una decisión o política de acción.

Esta sujeto a disturbios internos o externos del área a controlar.

El cumplimiento es percibido por un sensor y está sujeto a interferencias.

La comunicación de retroalimentación es percibida por el que toma las decisiones.

La evaluación y otros datos son insertados en el modelo de decisión.

En un sistema cerrado existe la posibilidad de modificar inmediatamente la decisión en función de cierto resultado real.

En un sistema abierto, el volumen de resultado, interferencias, desviaciones y repercusiones, se amplía debido al gran número de elementos que interactuan en la labor cotidiana, por tal motivo, las modificaciones a las decisiones se realizan en forma indirecta después de evaluar los diversos resultados de los aspectos que influyen de manera significativa en la desviación.

El proceso básico de control comprende cuatro fases:

Establecimiento de normas de actuación.

El establecimiento de las normas de actuación se refiere a la definición de los resultados que se esperan obtener.

El acto de planear, crea normas de acción para una organización y sus miembros, y los expresa de manera tanto cuantitativa como cualitativa. Estos estándares definen la acción y son la base para el control.

En muchos casos esta etapa aparece aún en empresas en las cuales por su tamaño no se plantean explícitamente las normas de actuación: subyacen en la mente de sus dirigentes.

Medición de la actuación.

La medición de la actuación consiste en la recopilación y ordenamiento de la información en relación a los parámetros vinculados a las normas de actuación.

Así como hay una jerarquía de planes en una organización, con metas específicas para cada nivel, existen también requerimientos de información comparables, apropiados a los diferentes nivele de decisión y operación.

Evaluación de los resultados.

La evaluación de los resultados consiste en la comparación de los resultados esperados contra los obtenidos determinando su diferencia, e implica el análisis de los resultados y la terminación de los excesos y deficiencias correlacionándolos con sus consecuencias e implicaciones para la organización.

Las comparaciones deben realizarse no sólo con los resultados esperados, sino también con los resultados obtenidos por organizaciones similares.

Corrección de las desviaciones.

Cuando los resultados esperados y los logros coinciden, sólo se reafirma que las decisiones y los planes fueron correctos. En los casos en que existen diferencias, se deben hacer esfuerzos para determinar lo erróneo o lo positivo. Aunque no siempre sea fácil la detección de las causas más significativas, deberá analizarse entre los siguientes factores posibles:

- La información misma puede ser errónea. Si este es el caso debe corregirse el dato o cambiarse la fuente de información.

- El medio ambiente en el que se desarrolla la organización cambió en una forma inesperada.

En estos casos, la empresa debe instrumentar mejores medios para anticiparse a los cambios del medio ambiente o para influir más en él de manera que pueda obtener los resultados esperados.

Los objetivos, metas o estrategias y políticas seleccionados, fueron deficientes.

En este caso deberán revisarse y replantearse en función de un mayor conocimiento de los resultados, en ese punto es importante tener la madurez suficiente para cambiar el plan original si es necesario.

- La instrumentación de las decisiones y acciones no se realizó debidamente. En estos casos será necesario revisar y hacer cambios en las funciones administrativas básicas en el interior de la organización.

En la organización: examinar la estructura para que refleje las normas, asegurarse de que se comprendan bien las funciones y obligaciones, y si es necesario reestructurar la organización.

En la dirección: proporcionar un mejor liderazgo, mejorar la motivación, explicar mejor el trabajo, administrar por objetivos, asegurarse de que hay un acuerdo entre la administración y los subordinados acerca de las normas, mejorar la administración de los recursos

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