Agenda, su utilidad

AGENDA

Como agenda: se nombra el programa que contiene, ordenadamente, un conjunto de temas, tareas o actividades para su ejecución en un periodo de tiempo determinado.

La palabra proviene del latín agenda, que significa cosas que se han de hacer.

Agenda, en tal sentido puede referirse a una sucesión de asuntos, compromisos u obligaciones que una persona ha organizado, dispuesto y planificado para ir realizando en un periodo de tiempo específico.

También puede hacer referencia a la lista de temas que serán abordados durante una reunión.

Como agenda también se denomina al libro o cuaderno donde se asienta la información de aquello que se ha planificado hacer. Generalmente, sus hojas están identificadas con los días del año, y poseen, además, un calendario y una lista de contactos telefónicos y direcciones.

CLASIFICACIÓN:

1. Según quien la emplea: Podemos encontrar:

• Agenda personal. De uso estrictamente personal.
• Agenda de trabajo. De uso profesional, en ella se anotará todo aquello que afecte al día a día de trabajo, de una forma ordenada, clara, concisa y fechada.
• Agenda de su superior. Es donde se anotan las actividades, tareas, citas, reuniones, viajes, etc. que su superior tiene planificadas. Es necesario consensuar todas las citas y anotar todos aquellos detalles que afecten a las mismas.

1. Según el formato de la agenda:

• Agenda de papel. Representa la agenda tradicional que podemos encontrar en cualquier papelería. Como principal ventaja podemos destacar que resulta fácil y rápida de utilizar y además, podemos llevarla a cualquier lugar sin necesidad de disponer de ninguna infraestructura. Inconvenientes: se agota y por tanto hay que renovarla, no permite borrar los errores, no dispone de recordatorios, la información es difícil de explotar, no dispone de medidas de protección frente a la confidencialidad de los datos que porta, etc. La agenda tradicional sigue vigente, aunque se suele usar en combinación con dispositivos electrónicos.

• Agenda electrónica: se denomina el dispositivo electrónico de bolsillo que funciona como una agenda personal. A diferencia de la agenda tradicional posee múltiples funciones dirigidas a la gestión del tiempo, y tiene la capacidad de almacenar todo tipo datos, organizando tareas y actividades. Combina programación de actividades, lista de contactos, bloc de notas, alarmas y recordatorios, entre otras funciones. No obstante, han sido desplazadas por aplicaciones que se integran en el sistema operativo de computadoras personales, tablets y teléfonos inteligentes. 

• Miniordenador. Son ordenadores portátiles de reducidas dimensiones (similar a una libreta o cuaderno) y un mínimo espesor, pero con las funcionalidades de los equipos grandes de sobremesa. En ello, podremos llevar la documentación que necesitemos, portar herramientas ofimáticas e incluir software que nos permita llevar la agenda del día a día.

Función: Cuando se habla de cuidar de la agenda, se piensa casi seguramente en la del jefe, es verdad que la gestión de su tiempo es patrimonio de la secretaría.

Preguntas como:

• Cuando puedo verlo.
• A que hora volverá.
• En qué época se encontrará de viaje en tal región?

Son las que normalmente la agenda nos ayuda a responder, pero para ello debemos poseer orden y sobretodo un método de manejo de la misma.

Algunos trucos a toda prueba:

• Tome nota de todo lo que debe contener la concentración completa de una cita:

• La hora.
• La duración prevista.
• Lugar, dirección.
• Nombre de los participantes.
• Número de teléfono para una posible anulación de último momento.

• No confunda la agenda con un recordatorio, no la debe sobrecargar.
• Ponga al día su agenda en forma regular (lo ideal todas las mañanas), con la agenda de su jefe: puede que haya concertado alguna cita sin que le haya notificado.
• Indique en ella, en cuánto las conozca, las fechas de las reuniones periódicas, la reunión de tal departamento para los lunes, la de dirección tal otro día, etc.
• Aprenda a escribir con lápiz, las citas cambian con frecuencia y ello evita las tachaduras.
• Cuente con tiempo de sobra para fijar las citas, puede haber retrasos.

Pero anotar toda la información como si de un diario se tratase no será suficiente, es necesario anotarla de forma eficaz, para ello, debemos tener en cuenta los siguientes consejos:

• Usar distintas agendas de trabajo clasificadas por según qué asuntos guardar: agenda personal, agenda de reuniones, agenda diaria, agenda planning, etc. Es conveniente usar distintos colores si se usan agendas físicas (en papel).
• La información que se anote deberá ser clara, concisa y breve. Una recomendación es que aquello que se anote siempre responda a preguntas como: ¿Qué se anota? ¿Por qué se anota? ¿Quién lo solicita? ¿Cuándo se anota y vence?, etc.
• La información deberá poderse localizar de forma rápida, para ello, es conveniente fechar las notas o codificarlas, por ejemplo, una reunión mantenida el 24 de octubre de 2010 podría codificarse como REU20101024.
• No es recomendable usar la agenda física para anotar información confidencial, pero de hacerse, la agenda de trabajo deberá guardarse siempre bajo llave y con las medidas de seguridad oportunas.

¿Qué información debe contener?

Una agenda de trabajo deberá contener información útil. Alguna de la información que deberá contener es:

• Datos de los contactos: direcciones, teléfonos, e-mails, etc.
• Un calendario que contenga el año anterior, el actual y el posterior donde poder planificar.
• Un planificador que permitirá gestionar las citas, eventos, proyectos, etc. durante un cierto período de tiempo.
• Un dietario que permita anotar por horas, distribuyendo así las tareas a lo largo de un día de trabajo.
• Si la agenda es en papel, debería disponer de separadores en colores para identificar mejor las secciones y pode localizar así la información más rápidamente.

AGENDA

HORARIA

¿Cuál es tu Trabajo?

Antes de poder analizar provechosamente los resultados de su agenda horaria, deberíamos dedicar algún tiempo a determinar exactamente cual es su trabajo y lo que éste supone.

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