Archivo Numèrico

ARCHIVO NUMERICO

USOS Y ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO NUMERICO DE CPRRESPIONDENCIA Y TARJETEROS

La lectura nos habla básicamente de los cuidados y pasos que debemos tener al momento de foliar y/o organizar el archivo en el campo de la correspondencia y tarjeteros.

El sistema de archivo numérico es uno de los métodos más recomendables a la hora de archivar los documentos, si los corresponsales son numéricos y es semejante la forma de archivar, en este caso es más difícil mantener el orden numérico, este sistemas se ordena según su número este nuero es asignado por los corresponsales este sistema tiene diferentes usos en las oficinas.

Es un sistema indirecto, porque para localizar un documento primero hay que consultar un tarjetero y determinar el código o numero asignado para este documento o expediente, para mejorar y aumentar la eficacia del sistema numérico, es necesario establecer patrones numéricos, los cuales facilitarían la localización y identificación del caso o asunto.

VENTAJAS

El sistema numérico posee varias ventajas como lo son

La confidencialidad, rápida identificación de la secuencia, expansión limitada, usos múltiples del tarjetero índice del sistema, las referencias no recargan el archivo principal, números que identifican a los corresponsales, los patrones numéricos facilitan la identificación de datos, el uso de los números reduce el ancho del rotulo, los números son identificados particular.

Estas son las diferentes ventajas q nos ofrece y posee sobre los demás los sistemas de organización del archivo numérico

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO NUMERICO

Para archivos de correspondencia y tarjetas se utiliza el sistema numérico y es muy utilizado por las diferentes entidades por su alto grado de confidencialidad y fácil expansión.

Los componentes del sistema numérico se componen por cuatro partes básicas:

* Al archivo principal

* El archivo misceláneo alfanumérico

* El tarjetero índice

* El registro de números asignados

El en archivo principal solo se mantiene las carpetas individuales de los corresponsales de los archivos

El archivo misceláneo alfabético se conservan todos los documentos de los corresponsales pasivos hasta q se conviertan en activos, se transforman o se dispongan de ellos.

El Tarjetero índice se organiza en el orden alfabético por el nombre de cada corresponsal, este tipo de tarjeta es esencial en el sistema numérico por que los documentos pueden ser solicitados por el nombre de corresponsal.

El registro se trata de un numero de anotaciones q sirve para mantener la relación de los números asignados y a quien se asignaron, ayuda a evitar que se asignen a más de un corresponsal.

PASOS

Los pasos al archivar la correspondencia se utiliza un sistema numérico se dan pasos similares al sistema alfanumérico, pero hay algunos cambios como los vamos a ver a continuación.

Inspeccionar la correspondencia se revisa para verificar si tiene las marcar que autorizan al archivo

Acondicionar los documentos se hace índico en el capítulo 8

Leer, codificar y marcar el documento se lee para saber bajo que nombre o asunto que se debe archivar, se siguen las mismas guías que se discuten en el capítulo 8 para un sistema alfanumérico.

Calificación alfanumérica la correspondencia se clasifica alfanuméricamente para facilitar la consulta de al tarjetero índice alfabético y saber el número de corresponsal o asunto.

Codificación numérica en primer lugar se consulta el tarjetero índice para saber el número asignado y si el corresponsal es activo o pasivo.

Clasificación numérica después de separar los documentos de los corresponsales activos de los documentos de los corresponsales pasivos, se hace una

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