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TALLER: Conceptos Fundamentales

Introducción:

La modernización empresarial de las entidades públicas y privadas encargadas de prestar en el país los servicios públicos es propósito prioritario del Gobierno Nacional y un requisito indispensable para que los municipios puedan garantizar a toda la población la prestación de servicios eficientes y de buena calidad.

Toda organización o empresa, para desarrollar so objeto, requiere una personas que ejecuten las diferentes actividades; estas actividades sumadas son Funciones y constituyen el soporte técnico que justifica y da sentido a la existencia de los cargos en una organización.

Las funciones asignadas a los diferentes cargos, a la vez determinan sus particulares actividades establecen responsabilidades y generan en los miembros de la organización el compromiso con el desempeño eficiente, puesto que proporcionan informacion soporte para la planeación e implantación de medidas de mejoramiento, modernización administrativa y los mas importante, coadyuvan en el establecimiento de parámetros de eficiencia y criterios de autocontrol, pues las funciones consignadas en el manual constituyen uno de los elementos básicos del Sistema de Control Interno de cada organización.

En el momento de efectuar el envió de documentos es importante precisar el embalaje, puesto que se debe adaptarse a la forma a la naturaleza del contenido y a las condiciones de trasporte teniendo en cuenta lo anterior documéntate sobre el tema.

1. Precisa los requisitos que debe reunir el adecuado acondicionamiento de los envíos.

2. Establece la forma correcta de embalar: Impresos.

3. Evalúa los procedimientos de recibo y despacho de documentos que se efectúan en tu empresa y:

4. Describe cada procedimientos observados y señala las ventajas y desventajas que encuentras en cada uno.

5. Diseña una propuesta que permita solucionar y los puntos críticos que detectaste en los procesos de recibo y despacho de documentos que se realizan en la entidad donde laboras.

3. CONCLUSIONES

Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo del presente taller.

DESARROLLO

1. Precisa los requisitos que debe reunir el adecuado acondicionamiento de los envíos.

Respuesta/ los requisitos que se deben tener en cuenta para el acondicionamiento de envió de documentos son:

• Clase de correspondencia que maneja la entidad

• Uso o finalidad que se le dará

• Requisitos de presentación formal

• Tramite

• Normas legales de conservación

• Control y firma

• Registro de control de envió de documentos

• Contratación de empresas especializadas

• Método de empaque y embalaje

• Peso y porteo de documentos.

2 Los tipos correctos de embalaje de impresos son:

• Para enviar envíos postales el embalaje adecuado seria las sacas postales.

• Sobre de manila según la distancia y el tipo de documento, si es al extranjero seria en cajas de cartón sobre una caja de madera.

• Proteger el contenido, facilitar la manipulación, informar sobre sus condiciones de manejo y requisitos legales.

• Embalaje secundario: suelen ser cajas de diversos materiales envasa cajas de cartón ondulado de diversos modelos y muy resistentes.

• Material plástico como lo son las bolsas que tienen gran resistencia al peso.

3. Evalúa los procedimientos de recibo y despacho de documentos que se efectúan en tu empresa y:

Respuesta/

1. Precisar los registros que debe reunir el adecuado acondicionamiento de los envíos:

Paquetería

Certificados

Libros y periódicos

Cartas

Franqueo en destino

Tarjetas postales

Dimensiones

Postal Express

2. Recomendaciones sobre embalaje de mercadería

La principal regla a seguir es: el embalaje o acondicionamiento deben ser apropiados para la naturaleza de su producto.

Objetos frágiles

• Los correos no tienen tratamiento especial para objetos frágiles, por eso sus envíos deben estar bien acondicionados contra cualquier tipo de choque.

• Utilice materiales de almohadillado, sobre todo para evitar que el contenido se mueva. Se recomienda una espesura mínima de acondicionamiento de 50mm.

• Tener en cuenta la fortaleza, el almohadillado y la durabilidad cuando seleccione el envoltorio.

• Colocar los bienes frágiles en el centro del embalaje, garantizando que no toquen las esquinas.

• El objeto deberá estar almohadillado por todos lados.

• No considere que basta con poner etiquetas de “Frágil” y “Trátelo con cuidado” para evitar un embalaje adecuado. Sólo sirven como fuente de información.

Reglas generales

• Escoja el tamaño del embalaje en función del contenido. Las cajas semivacías es probable que se desarmen y las demasiado llenas que exploten.

• Utilice cajas de cartón corrugado, con forros externos de gran resistencia. Utilice cartón de doble capa, idóneo para pesos grandes.

• Asegúrese de que los líquidos sean embalados en contenedores antigoteo, acompañados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo, espuma de polietileno) y sellados con una bolsa de plástico. Recuerde que un embalaje defectuoso puede dañar otros objetos a su alrededor.

• Utilice tubos triangulares, y no cilíndricos tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas o proyectos.

• Proteja sus discos de datos (CD o DVD).

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