Ciclo De Calidad

MANUAL DE GESTION ADMINSITRATIVA

Introducción

Este manual está siendo elaborado para una mejor implementación y orden dentro de la empresa, facilitando de esta manera el trabajo que realizan día a día, teniendo un mayor conocimiento de los procesos realizados siendo importante que este manual sea conocido por los socios y los empleados.

Objetivo

El presente manual se presenta como referencia para el responsable de la política de Gestión Administrativa en la empresa SEPROC.

Política

1. La gestión administrativa se regirá por los objetivos que se determinen en el Consejo de Administración, utilizando como herramientas el Plan Operativo Anual y los ajustes realizados al mismo en el logro de las metas corporativas.

2. Participación en la elaboración, actualización y revisión de los manuales de organización, procedimientos y demás normas en aplicación a las actividades corporativas.

Responsables

Procedimientos

1. Proceso Administrativo

a)Planificación: La planificación de SEPROC, se realizara mediante la Aplicación de Plan de Negocios Anual o Plan Operativo Anual, que será aprobado en Consejo de Administración en el mes de Diciembre de cada año.

Este plan detallara el marco operativo de la empresa y los criterios necesarios para llevarse a cabo.

1. Es responsabilidad de la Gerencia Administrativa homologar los contenidos y formatos de todos los departamentos y aéreas a fin de su aprobación en el Consejo de Administración.

En forma general el plan deberá contener:

1. Plan Estratégico Comercial

a. Clientes

b. Productos

2. Plan de Gestión Administrativa

a. Recursos Humanos

b. Mobiliario y Equipo en General

c. Informes :

i. Contables y Financieros

ii. Requerimientos

iii. Control de Calidad

iv. Gerencia Comercial

v. Gerencia de Cumplimiento

vi. Presidencia Ejecutiva

b) Organización: La organización de Seproc obedece al Organigrama General, de manera tal que permita de forma integral el desarrollo de las actividades.

1. La Gerencia Administrativa deberá entregar el manual o las actividades relacionadas a cada departamento previamente autorizado por el Consejo de Administración cuando:

a. Al entrar en vigencia en nuevo procedimiento.

b. Al integrarse nuevo personal.

c. Al actualizar un procedimiento.

2. La Gerencia Administrativa llevara un control sobre las actualización a los procedimientos utilizando como referencia:

a. Evidencia para cambio de procedimiento.

b. Justificación por escrito de las partes involucradas.

c. Autorización del Presidente Ejecutivo y/o Consejo de Administración.

c) Dirección: Es responsabilidad de la Gerencia Administrativa recopilar los planes de trabajo que cada departamento ejecutara a fin de monitorear los esfuerzos en dirección que estos realizan en función de las actividades de monitoreo.

1. Es trabajo de la Gerencia Administrativa reunir periódicamente a los encargados de departamento a fin de obtener de fuente de primera mano directrices o inquietudes que aporten a los eventos relacionados al trabajo administrativo y de monitoreo.

d) Control: Determinar en el Plan Operativo Anual las fechas de revisión que ejercen apoyo al control y retroalimentación de los objetivos planeados.

1. Control debe realizarse de acuerdo a:

a. Comparar los resultados con los planes generales.

b. Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.

c. Idear los medios efectivos de solución de surgir problemas en el desempeño.

d. Comunicar cuales son los procedimientos de corrección.

e. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones.

f. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.

g. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.

h. Documentar los hechos que ocasionan variaciones en los resultados esperados.

2. Gestión Institucional

a) DEI: Las obligaciones con la Dirección Ejecutiva de Ingresos son las siguientes:

1. Impuesto sobre la Renta

2. Impuesto sobre Ventas

3. Pagos a cuenta

4. Ganancias de Capital

b) AMDC

c) IHSS

d) RAP

3. Gestión de Clientes

a. Contratos

b. Facturación

c. Cobranzas

d. Requerimientos

e. Archivo

f. Correspondencia

4. Gestión Operativa

a. Cobranzas

b. Compras

c. Bancos

d. Correspondencia

Procesos

Equipo utilizado y programas

• Powervc II

• Televisores

• Computadoras

• Movie maker

Inicio

• Sintonizar el canal

• Grabar

• Guardar en Disco de PC

• Ubicar nombre del programa o noticiero (audio o video)

• Trasladar video para edición a programa determinado

• Abrir programa determinado

• Editar ( sacar fotos , audio , cortar video o nota)

• Video pasar a audio

• Guardar (control+ p)

• Asistente guardar (destino)

• Guardar en escritorio para entrega

• Video pasar a 5mb

• Enviar por correo electrónico

• Rotulación del video / audio

Proceso de rotulación

• Fecha (dia mes año)

• hora de la nota

• canal de televisión

• p (representado el periodista)

• f(fuente)

• C(clientes que va destinado)

• Tema de la fuente

Subir a plataforma virtual SEPROC

Personal capacitado para enviar audio, video

Cuadro de transcripciones

• Manual de clientes

• Aproximado 50 clientes

• Cartera de clientes

o Temario de clientes

o Videos grabar en DVD (informes especiales)

Diagrama de flujo de proceso

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