Competencia del personal/Licitaciones

Auditoría No 1

Fecha: 24/nov/15

Proceso/ área(s): Competencia del personal/Licitaciones

Responsable del Proceso:. Johana Romero Griego- Encargada de Licitaciones

Jose Arturo Abril- Ingeniero de Obras

Nº

Hallazgo

Requisito/ elemento

Resultado

(NC ó OM)

1

• Durante la indagación en los procesos de auditoria a las actividades del supervisor para la recepción de material bibliográfico en la biblioteca, hemos evidenciado en forma verbal que tiene el control y conocimientos requeridos para la recepción del material bibliográfico, confirmando el registro en la RIB, asignándole categoría (consulta, reserva y general) para el bibliotecario proceder a colocarles las etiquetas, y su integración en la estantería, si el material es audiovisual se integra en la sala de videoteca o en caso de ser publicaciones periódicas se integra a la colección. Lo anterior cumple con el procedimiento y descripción de actividades del supervisor establecidos en el PSB05 “recepción del material bibliográfico en la biblioteca” del año 2015.

PSB05

OM

Comentarios/ Recomendaciones

Comentarios:

1.- Al momento de realizar las entrevistas y hacer recorrido por las áreas, el personal entrevistado mostro muy buena disposición para atender y contestar nuestras preguntas. No se cuenta con evidencia física, solo verbal, ya que el supervisor y bibliotecarios no mostraron registros o papeles.

Recomendaciones:

Ser más accesibles cuando alumnos practican auditorias, no se hace con el fin de encontrar situaciones malas, si no oportunidades en cual mejorar.

Personal Entrevistado:

Supervisor, Monica Esquer

Integrantes del Equipo Auditor:

Equipo #5

Auditoría No 1

Fecha: 17/nov/15

Proceso/ área(s): Prestacion de los servicios

Responsable del Proceso:. Arnoldo Salomón

Eliazar Urrutia

Nº

Hallazgo

Requisito/ elemento

Resultado

(NC ó OM)

1

• Se verifico que la biblioteca cumple con los servicios que ofrece, mostrados en la pagina de internet. Se cumple con los requisitos, solo vemos oportunidad de mejorar la capacitación a los empleados, ya que muchos desconocen algunos tramites

PSB00

OM

Comentarios/ Recomendaciones

Comentarios:

1.- Al momento de realizar las entrevistas y hacer recorrido por las áreas, el personal entrevistado mostro muy buena disposición para atender y contestar nuestras preguntas. La biblioteca se encuentra en buenas condiciones en cuanto infraestructura.

Recomendaciones:

Se recomienda actualizar la ficha de la biblioteca que se encuentra en internet, ya que en cuanto a mobiliario hay menos, y hay equipo electrónico que no esta registrado. De igual forma, brindar capacitación al personal para que todos estén en el mismo entendido de los procesos.

Personal Entrevistado:

Arnoldo Salomón

Eliazar Urrutia

Integrantes del Equipo Auditor:

Equipo #5

Auditoría No 1

Fecha: 17/nov/15

Proceso/ área(s): Personal

Responsable del Proceso:. Arnoldo Salomón

Eliazar Urrutia

Nº

Hallazgo

Requisito/ elemento

Resultado

(NC ó OM)

1

• Se realizan revisiones periodicas diarias, a cada bibliotecario se le asignan areas definidas por pasillos equitativamente, sin embargo la mayoria de los libros defectuosos encontrados son descubiertos en el momento que un alumno desea sacarlos como prestamo externo.

PSB08

5.1

OM

2

• Se realiza una lista con todos los materiales defectuosos encontrados periodicamente, El material se entrega al Supervisor quien lo inactiva en la RIB.

PSB08

5.2

OM

3

• - Se observó que el personal bibliotecario no tenía la idea plasmada de lo que eran los lineamientos del capítulo V. artículo 36, al igual que el 37 y 38. En estos casos sería el supervisor el encargado de contestar estas preguntas.

6.2.2

B) Y C)

OM

4

• Se encontró mediante evidencia que  en condiciones de infraestructura y seguridad, la puerta de salida de emergencia se encuentra algo alejada principalmente por la planta alta, ya que en casos que se necesiten, esta se encuentra retirada de las instalaciones principales de la biblioteca.

6.3

NC

5

• Al realizar un conteo de la estantería de la biblioteca se encontró un total de 181 estantes, resultando faltantes 4 según la ficha técnica de Biblioteca de Ciencias Sociales.

6.3

a)

OM

6

• Contando el número de computadoras en servicio dentro de las instalaciones de la biblioteca de ciencias sociales se llegó a un total de 17, encontrando una más de las especificadas en la ficha técnica que aparece en línea http://www.bibliotecas.uson.mx/fichatecnica.aspx?n=9

6.3

B)

OM

7

• En la ficha técnica de la biblioteca se especifica una videocasetera la se encuentro en un acomodada en un estante pues no funciona por falta de servicio.

6.3

B)

OM

8

• Se encontró un reproductor de DVD no especificado en la ficha técnica de la biblioteca de ciencias sociales.

6.3

B)

OM

Comentarios/ Recomendaciones

Comentarios:

1.- Al momento de realizar las entrevistas y hacer recorrido por las áreas, el personal entrevistado mostro muy buena disposición para atender y contestar nuestras preguntas. La biblioteca se encuentra en buenas condiciones en cuanto infraestructura. El personal realiza sus actividades de acuerdo a su plan de trabajo.

Recomendaciones:

Se recomienda actualizar la ficha de la biblioteca que se encuentra en internet, ya que en cuanto a mobiliario hay menos, y hay equipo electrónico que no esta registrado. De igual forma, brindar capacitación al personal para que todos estén en el mismo entendido de los procesos.

Principalmente la capacitación al personal es lo que vemos como oportunidad de mejora, ya que es necesario que el personal este enterado de los servicios, como se dice en el SGC de las bibliotecas de la UNISON.

Personal Entrevistado:

Arnoldo Salomón

Eliazar Urrutia

Integrantes del Equipo Auditor:

Equipo #5