Comunicacion Para La Calidad

Unidad II comunicación para la calidad

Definición

La comunicación es el pilar de la operación de la calidad, debe ser un agente innovador al brindar los elementos para el mejoramiento de los procesos y un canal para la información insumo de información y nuevas ideas que hagan de la secretaría de hacienda un ente modelo en la satisfacción de sus usuarios.

Desde Kaoru Ishikawa la calidad tiene que ver con la “capacidad de una organización para adaptarse a los requerimientos de sus usuarios”, este planteamiento aparentemente elemental en la actualidad ha generado cambios profundos en los enfoques de gestión de la organización en donde la organización ha pasado de centrarse en el producto a centrarse en el cliente.

Otros cambios que han traído los modelos de calidad a la gestión corporativa tienen que ver con que plantean la información como recurso vital de la organización para adaptarse al mercado y establecen la necesidad de la participación, de contar con el capital humano, sus conocimientos y sus aportes para generar mejoramiento continuo.

En este sentido la comunicación se convierte en un facilitador indispensable de esa gestión de adaptación en donde debe brindarse una estructura para el apropiado flujo de información ascendente del cliente, horizontal entre las áreas.

Nuevas formas de la comunicación

Actualmente, la forma de comunicarnos radica en las facilidades que la tecnología nos ofrece. Se entiende como tecnología a los medios por los que el ser humano controla o modifica con el fin de hacer más fácil el intercambio de información con otros individuos.

Las diversas modalidades de comunicación nos brindan nuevas posibilidades de interconexión dándole un sentido global a la construcción de redes homologadas, la globalización utiliza a la comunicación y a los medios como una poderosa herramienta para ser un fenómeno global y con esto tener acceso a todo el planeta ejerciendo influencia a nivel mundial.

Hoy, que la comunicación se comporta como la gran herramienta del siglo XXI, hay que manejarla con gran precaución ya que se puede utilizar con objetivos que pueden dañar a un individuo, sociedad o incluso al mundo entero. Al respecto Umberto Eco nombra a una parte de la sociedad como Apocalípticos de la Cultura, siendo éstos los que impiden el progreso de las masas y por otro lado tenemos a los Integrados, quienes colaboran con la renovación cultural mediante la aparición de nuevas formas de comunicación.

La comunicación que se da entre los seres humanos se clasifica en verbal y no verbal, la primera se trasmite por medio del habla mediante el lenguaje; en cambio, la segunda, se logra por conducto de varias expresiones, como la escritura, el contacto físico, el visual, los gestos y los movimientos corporales.

Por su sentido se encuentra la comunicación ascendente, la cual fluye de los niveles operativos hasta los directivos; la descendente, cuya dirección es de la jerarquía más alta de la organización a la más baja, y finalmente la horizontal, ésta se trata de la comunicación que se da entre personas cuyos cargos están en el mismo nivel.

De acuerdo con la evolución de las tecnologías de información y comunicaciones, existe lo que se denomina comunicación virtual, la cual integra la transmisión de mensajes e ideas mediante equipos disponibles, como teléfonos celulares, computadoras y otros dispositivos.

Las nuevas maneras de comunicarse implican que cada persona, además de ser un consumidor de medios informativos, como la prensa, la radio, y la televisión, también interactúa con los compañeros de escuela, profesores, familiares y conocidos. Pero estas maneras de relacionarse se diversifican con las nuevas tecnologías: el individuo es un ser conectado a circuitos de comunicación en los que se retroalimenta lo que se escucha o lee. La información se utiliza para mejorar las habilidades y hacer que las ideas, pensamientos y sentimientos no queden estancados; sino que circulen en una amplia comunidad, con un objetivo definido.

La comunicación en esta era informática se puede llevar a cabo por medio de las siguientes tecnologías:

a) Internet, intranet, extranet. Internet es una red global que vincula a las computadoras en la mayoría de los países y conecta a todo tipo de equipos; puede instalarse en el hogar, oficinas, organismos gubernamentales, todo tipo de empresas privadas y hasta universidades. Intranet se define como “la internet privada de una organización”;se utiliza principalmente para proteger documentos y datos confidenciales. La extranet nace a partir de la necesidad de algunas compañías de mantener una comunicación constante con las personas que integran su campo de acción: proveedores, clientes y socios. Estas tres redes contribuyen a que el trabajo sea más eficiente, preciso y sin pérdidas de tiempo, pues ayudan a crear, gestionar y distribuir información.

b) Correo electrónico. El uso de los correos hace posible el envío de documentos a otras personas, de manera inmediata y con una velocidad impresionante. Entre las ventajas que pueden mencionarse la reducción de costos, la posibilidad de enviar un mensaje a varias personas, y en el caso de ocupar una computadora portátil, el aumento de la flexibilidad.

c) Videoconferencia o teleconferencia. El uso del audio y video para que varias personas a la vez se hablen, se escuchen y se vean; ha hecho posible que las grandes compañías ahorren en gastos de viaje.

Las empresas deben contar con salas acondicionadas con cámaras de televisión y conexión para las computadoras portátiles.

d) Computación colaborativa. Se trata del uso compartido de software y hardware para que un grupo de personas trabaje de manera conjunta, incluye información sin límite de tiempo y espacio. Las aplicaciones pueden ser sistemas de mensaje, correo electrónico, videoconferencia, teleconferencia y pizarras electrónicas.

e) Teletrabajo. Este sistema hace posible que los empleados de una compañía puedan realizar el trabajo fuera de ella con ayuda de las diversas tecnologías de información. Cada persona puede recibir y enviar trabajo desde su casa, por vía telefónica, fax o mediante un módem que enlaza su computadora con otra en la oficina. Cada vez hay más gente trabajando bajo este sistema, que entre sus beneficios se cuentan los siguientes: reducción de los costos, mayor flexibilidad y autonomía para el personal, satisfacción laboral, menor rotación y mayor productividad. Bajo este esquema, las personas que tienen impedimentos físicos también pueden laborar.

f) Redes sociales. Es una innovación en cuanto a sistemas de comunicación y de intercambio de información laboral. Se trata de un sistema en donde se encuentran varios individuos

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