Control interno. Ejercicios para examen

GENERALES

S

N

N/A

1. Cuáles son las principales fuentes de ingresos.

1. Dónde y cómo se reciben los ingresos.

1. Además del encargado de caja, que otra persona tiene acceso al área de caja y a los documentos y valores que en ésta se custodia.

1. Se practican arqueos continuos y de forma sorpresiva a los distintos fondos de caja existente. Quién los efectúa.

1. Tiene acceso el encargado de caja a los registros contables.

1. Se posee una caja fuerte para resguardar el efectivo y valores no

1. Los ingresos de caja son depositados de manera intacta por lo menos al día siguiente hábil.

1. Quién resguarda los recibos o talonarios en blancos de recibos de caja y los cheques sin emitir.

1. Existe un manual o guía de organización por escrito, debidamente autorizado y difundido a todos los niveles de la organización.

1. Dicho manual o guía incluye un organigrama que ilustre los niveles de autoridad y las líneas de comunicación, de la descripción clara de las atribuciones, responsabilidades y funciones para cada nivel del organigrama y el perfil de cada cargo.

1. Se encuentra actualizado y en vigencia el manual o guía anterior.

1. Cada unidad organizacional (gerencia, subgerencia, área, departamento etc.) tiene claramente definido sus objetivos y metas.

1. El proceso de dirección y supervisión incluye políticas y guías de acción que motiven al personal para ejecutar eficiente y eficazmente los planes y programas.

1. ¿Se utilizan por parte de los funcionarios con unidad de mando métodos para controlar directamente la ejecución vs. los planes y programas?

FONDO DE CAJA

1. Existe autorización previa de un funcionario responsable para los desembolsos.

1. ¿Cuánto es el valor máximo a rembolsar a través de los fondos de caja chica?

1. Se acostumbra cancelar los comprobantes y demás soportes con sello fechador que se lea PAGADO O CANCELADO una vez que los mismos han sido cubiertos.

1. Se utilizan los fondos de caja chica para efectuar adelantos de salarios, préstamos a empleados.

1. Las rendiciones de vales de caja se efectúan dentro de un período de tiempo razonable (2 o 3 días).

1. Los cheques de reembolsos de caja son expedidos a nombre del encargado  

EFECTIVO EN CAJA Y BANCO

1. Quién autoriza las aperturas de cuentas bancarias, así como las firmas libradoras de cheques.

1. Existe alguna cuenta bancaria aperturada a nombre de terceros.

1. Cuando ocurre un cambio en las firmas libradoras se notifica de inmediato a la institución bancaria.

1. Los cheques expedidos están debidamente soportados con la documentación correspondiente (Previa revisión y autorización del pago).

1. Se expiden los cheques con firmas mancomunadas.

1. Los soportes o comprobantes son cancelados al momento de pagar el cheque con un sello que se lea PAGADO O CANCELADO.

1. Dónde se guardan los cheques anulados y si los mismos son mutilados.

1. Quién efectúa, revisa y aprueba las conciliaciones bancarias.

1. Son investigadas oportunamente las partidas de conciliación y efectuados los ajustes necesarios en los registros.

1. Se mantienen en lugar seguro copia de         las tarjetas donde se reflejan las personas autorizadas para librar cheques.

1. Qué período de tiempo se tiene estimado para cancelar los cheques en tránsitos no cobrados.

INGRESOS A CAJA

1. ¿Prepara el cajero recibos oficiales debidamente prenumerados para todo ingreso a caja?

1. ¿La función de recepción de dinero es exclusividad del cajero?

1. ¿Los talonarios de recibos de caja, son entregados al cajero mediante recibo?

1. ¿Cómo se controlan los cheques fiscales recibidos y los emitidos de nuestras propias cuentas bancarias?

1. ¿Por cuánto tiempo guarda los cheques no entregados?

1. ¿A quién se remiten los cheques no entregados en un plazo prudencial?

1. ¿Los recibos que expide el cajero son numerados consecutivamente?

1. ¿Se confecciona con copias?

1. ¿Entrega el original al interesado?

1. ¿Los recibos inutilizados (anulados) se conservan y se archivan?

FONDO DE CJA CHICA

1. ¿A cuanto asciende el monto del fondo fijo de caja chica?

1. ¿Quién es la persona responsable de su manejo?

1. ¿Cuenta la institución con un reglamento para el funcionamiento del fondo de caja chica?

1. ¿Se cumple con lo estipulado en dicho reglamento?

1. ¿Contempla dicho reglamento los procedimientos adecuados para la buena marcha y control de dichas cajas?

1. ¿Dicho reglamento contempla el límite de sumas a pagar en efectivo?

1. ¿Se cumple con lo establecido?

1. ¿Conque periodicidad se solicita éstos reembolsos?

1. ¿Los recibos de caja chica son prenumerados?

1. ¿Los recibos inutilizados (anulados) se les estampa el sello de “Anulado?”

1. ¿Se archiva el juego completo?

MANEJO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA

1. ¿Los documentos de soportes se encuentran debidamente autorizados?

1. ¿Se efectúan arqueos periódicos sorpresivos?

1. ¿Quién los practica?

1. ¿Se deja constancia de los arqueos realizados?

1. ¿Los adelantos para compras y/o gastos se soportan con un vale provisional de caja chica?

CONTABILIDAD

1. El sistema contable de la Entidad ha sido diseñado para integrar las transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales.

1. La entidad tiene y actualiza un plan de cuentas que incluya el análisis de cada cuenta en particular, indicando qué representa cada una de ellas, cuál es su saldo, cuando se debita o se acredita.

1. Se ha establecido un registro contable de carácter presupuestario, donde se acumule en materia de ingresos la estimación presupuestaria, la liquidación, la recaudación y el depósito en bancos, y por otra parte acumule en materia de gastos los techos presupuestarios, los compromisos, el devengado y el pago.

1. Los procedimientos establecidos en la entidad aseguran que se registren todas las transacciones en forma sistemática y cronológica, tan pronto como hayan ocurrido.

1. La funciones de captura, registro, proceso, emisión y análisis de la información financiera están segregadas de funciones tales como custodia de bienes y autorización y aprobación de operaciones.

1. Los registros contables se han diseñado con el grado de disgregación y compatibilidad necesario para la consolidación de la información de todo el sector público, de acuerdo con las instrucciones impartidas por la DGCG.

1. Se analizan mensualmente los saldos de las cuentas del balance general y la conformación particular de cada una, con el fin de determinar su razonabilidad, antigüedad, necesidad de previsiones, castigo.

1. El sistema emite periódicamente los estados financieros de:

1. Ejecución de ingresos.
2. Ejecución de gastos.
3. Ejecución de resultados.
4. De origen y aplicación de fondos.
5. Balance general.
6. Ejecución de caja.
7. Cuenta de ahorro, inversión, financiamiento.
8. Cuentas nacionales.
9. Estadísticas de las finanzas públicas.

1. La periodicidad con que se emiten los anteriores estados financieros es adecuada para el control de las operaciones y la toma de decisiones y para cumplir con los plazos establecidos por la DGCG.

1. Se han establecido controles para restringir el acceso de personal no autorizado a la información presupuestaria, financiera y patrimonial (dispositivos de seguridad en terminales, claves de acceso, menús, identificadores de usuarios.)

1. Se han establecido controles para validar la información que es ingresada al sistema para su procesamiento tales como controles de edición y validación, controles de lote, doble digitación de campos críticos.

1. Se controla la corrección íntegra y oportuna de datos e información rechazada o en suspenso.

1. Se han establecido controles para asegurar que el proceso de la información se haga en forma completa y consistente, tales como rutinas de control de secuencia, totales de valores críticos antes y después del proceso, conciliación de movimientos y modificaciones de datos, validez de los datos generados.

1. Se protegen adecuadamente los programas que conforman la aplicación sistematizada de contabilidad gubernamental, contra modificaciones no autorizadas.

1. Se tiene implementados procedimientos de conciliación para la información financiera de bancos, cuentas por cobrar, pasivos y obligaciones, operaciones a regularizar y registros auxiliares vs. Libros contables, entre otros.

1. Las conciliaciones se preparan dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes siguiente.

INVENTARIOS

1. Existe una unidad en la que se centralizará el proceso de abastecimiento.

1. Se mantiene una cuenta de control en el mayor general para cada rubro del inventario.

1. Se llevan registros de inventarios perpetuos, tanto en cantidades como en valores.

1. Se ha fijado claramente las responsabilidades que le cabe a cada uno de los encargados de bodega por la custodia de las distintas partidas o clase de inventarios.

1. Se tiene establecido precauciones contra el robo.

1. Se conservan las existencias en edificios, cuartos o compartimientos bajo llave y a los cuales solo tiene acceso el personal autorizado.

1. Están aseguradas las existencias.

1. Están vigentes las pólizas.

1. Se encuentran las existencias debidamente protegidas contra el deterioro físico.

1. Están registradas las existencias a su costo de adquisición.

1. Es consistente el método de valuación de inventarios, con el utilizado en el año anterior.

1. Son ingresados al almacén los materiales donados.

1. Son registrados por su valor costo o mercado, el más bajo, o por su valor de avalúo.

ACTIVO FIJO

1. Se han establecido registros permanentes de los activos fijos, donde se muestren las compras, retiros, traspasos, mejoras y en los casos que aplique la correspondiente depreciación.

1. Se han dado instrucciones precisas para que toda adquisición y/o reparación de activos fijos se realice previa autorización de la Máxima Autoridad o del funcionario delegado para ello, teniendo en cuenta la programación de operaciones y la existencia de crédito presupuestario.

1. Se ha formalizado en cada unidad o dependencia de la Entidad su responsabilidad por los bienes que le han asignado, entregándole una lista de inventario y firmando en señal de aceptación, o cualquier otro mecanismo equivalente.

1. ¿Se tiene instaurado un programa de mantenimiento preventivo para los activos fijos? Se cuenta con un programa de seguros para su protección.

1. Se practica por lo menos una vez al año la verificación física de los activos fijos, por parte de personal independiente de la custodia y registro y se concilian los resultados contra la información de la contabilidad.

1. Se han dado instrucciones precisas sobre la utilización de los bienes y servicios del Estado exclusivamente para los fines y actividades propias de la Entidad u Organismo.

1. Se ha establecido un sistema de codificación para identificar los activos fijos.

1. ¿Se tiene previstos y se cumplen procedimientos para transferir y dar de baja física y contablemente los activos fijos? Tales procedimientos son concordantes con las disposiciones y normas legales.

RECURSO HUMANO

1. Existe una clasificación de cargos con los requisitos mínimos para el desempeño del cargo y su correspondiente nivel de remuneración, debidamente autorizada por la Máxima Autoridad.

1. Los requerimientos de personal guardan concordancia con la programación de operaciones y el presupuesto para el ejercicio.

1. Se ha establecido una unidad organizacional responsable por la administración de los asuntos de personal.

1. Se ha establecido procedimientos formales y consistentes para efectuar la selección y dotación de personal.

PRESUPUESTO

1. Existe una unidad de presupuesto que cuente con las normas técnicas sobre el proceso presupuestario, impartidas por la DGP.

1.  El presupuesto se formuló considerando la Política Presupuestaria Para el Ejercicio, fijada por el Gobierno, y los objetivos y metas Institucionales consideradas en la programación de operaciones para el mismo ejercicio.

1. la formulación del presupuesto contempla la discriminación de las distintas fuentes de ingreso (tributarios, no tributarios, rentas con destino específico, transferencias, préstamos, donaciones etc.), así como la discriminación de los egresos expresados en proyectos, programas subprogramas etc.

1. ¿La Dirección Administrativa – Financiera de la Entidad revisó el anteproyecto antes de someterlo a consideración de la Máxima Autoridad? Se dejó evidencia de dicha revisión.

INFORMATICA

1. Hay algún problema de seguridad o control, identificados en nuestros papeles de trabajo.

1. Ha habido una expansión reciente o instalación de un nuevo sistema de telecomunicaciones.

1. Existen aplicaciones que tengan una base de datos.

1. Ha habido algún cambio reciente, o hay planes para cambiar los sistemas operativos actuales.

1. ¿Existen planes para implementar algunas aplicaciones importantes en un futuro cercano?  De ser así, indique cuáles serían.

1. ¿Hay planes para aumentar, mejorar o reemplazar el computador o las unidades periféricas?