Controles Internos En Tesoreria

Un adecuado control interno en el manejo de fondos

consiste en:

Depositar la totalidad de las cobranzas en una cuenta corriente bancaria

por lo tanto:

Todos los pagos se deben de realizar mediante la emisión de cheques

Esto implica que la entidad no cuenta con efectivo (ya que todas las cobranzas son depositadas en su totalidad ) y se hace necesario la creación de un fondo fijo para realizar los pagos de menor cuantía y todo el movimiento de fondos se canaliza a través de una cta.cte bancaria.

De esta manera se simplifica el control de la siguiente manera.

Controles básicos:

Inspecciones oculares:

Arqueos de caja, valores a depositar, otros valores en tesorería

Corte de documentación

Controles posteriores, periódicos y de rutina:

• Conciliaciones bancarias

• Confirmaciones bancarias

Caja y Bancos: Programa de trabajo - Ejemplo:

• Tomar arqueo de las Cuentas de Caja, Valores a depositar, fondos fijos al 31/12/xxxx

• Realizar el corte de documentación en la visita de cierre

• Circularizar a la totalidad de los bancos con que opera la compañía al 31/12/xxxx

• Solicitar las conciliaciones bancarias efectuadas por la compañía, los extractos

Bancarios y listados de cuentas de mayor.

• Verificar los saldos en las conciliaciones según Banco con las circulares recibidas

• Verificar los saldos en las conciliaciones según la contabilidad con los saldos de las cuentas de mayor respectivas

• Analizar conceptualmente las partidas conciliatorias más significativas:

Débitos bancarios no contabilizados

Créditos bancarios no contabilizados

Débitos contabilzados no acreditados en el Banco

Créditos contabilizados no debitados en el Banco

• Verificar sumas y cálculos

• Verificar para las partidas conciliatorias los créditos y débitos y créditos posteriores

• Analizar si corresponde su contabilización en el presente ejercicio

• Para aquellas cuentas en moneda extranjera, verificar la valuación.

• Analizar los motivos de los aumentos y disminuciones de los saldos respecto del ejercicio anterior

• Verificar la adecuada exposición en el estado de situación patrimonial y en la información

complementaria.

CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE TESORERÍA

El sistema de Tesorería tiene a su cargo la responsabilidad de: determinar la cuantía de los ingresos; captar fondos (recaudación); pagar su vencimiento las obligaciones (procedimiento de pago), otorgar fondos o pagar la adquisición de bienes y servicios y, recibir y custodiar los títulos y valores pertinentes.

El control interno para el área de tesorería, tienen el propósito de brindar seguridad razonable sobre el buen manejo de los fondos y valores.

UNIDAD DE CAJA EN LA TESORERÍA

Cada entidad debe centralizar la totalidad de sus recursos financieros para su manejo a través de Tesorería, con el objeto de optimizar la liquidez y racionalizar la utilización de los fondos disponibles.

Comentario:

01. Se denomina Unidad de caja al principio que se aplica en el sistema de Tesorería para centralizar la totalidad de los recursos financieros y ponerlos a cargo de la tesorería de la entidad. Este concepto no se opone a la implementación de mecanismos descentralizados de los procesos de pago.

02. La unidad de caja permite distribuir racionalmente los fondos, en función a las prioridades del gasto o cuando no exista liquidez suficiente. Su aplicación hace posible que los fondos puedan ser colocados donde más se necesitan y ser retraídos, cuando el proceso de gestión muestre insuficiente capacidad de gasto.

03. El concepto de unidad de caja debe aplicarse en ámbitos que constituyen un universo determinado, como: el nivel de gobierno central para los recursos provenientes del Tesoro Público, y en el nivel regional, cuando constituyan ámbitos con autonomía económica y administrativa y dispongan de una Tesorería Regional.

UTILIZACIÓN DEL FLUJO DE CAJA EN LA PROGRAMACIÓN FINANCIERA

Cada empresa debe elaborar el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de sus recursos.

Comentario:

01. La programación financiera comprende un conjunto de acciones relacionadas con la previsión, gestión, control y evaluación de los flujos de entradas y salidas de fondos. Su finalidad es optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo, permitiendo compatibilizar los requerimientos programáticos del presupuesto, con la disponibilidad real de fondos y priorizar su atención.

02. Un instrumento de la programación financiera es el Flujo de Caja, que refleja las proyecciones de ingresos y gastos de un período e identifica las necesidades de financiamiento en el corto plazo, así como los posibles excedentes de caja.

03. El flujo de caja de la entidad debe tener un horizonte temporal similar al ejercicio presupuestal; su periodicidad puede ser anual, trimestral, mensual o diaria, de acuerdo con las necesidades.

Limitaciones al alcance

04. Esta norma no es aplicable para aquellas entidades que financien sus actividades exclusivamente con fondos del Tesoro Público, salvo que lo consideren necesario.

CONCILIACIONES BANCARIAS

Los saldos contables de la cuenta Bancos deben ser conciliados con los extractos bancarios.

Comentario:

01. Se denomina conciliación bancaria a la contrastación de los movimientos del libro bancos de la entidad, con los saldos de los extractos bancarios a una fecha determinada, para verificar su conformidad y determina r las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado. La conciliación de saldos contables y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas por la oficina de tesorería han sido oportuna y adecuadamente registradas en la contabilidad.

02. Los saldos de las cuentas bancarias deben ser objeto de conciliación con los extractos remitidos por el banco respectivo en forma mensual. Así mismo debe verificarse la conformidad de los saldos bancarios según tesorería, con los registros contables.

03. En el caso de las subcuentas del Tesoro, la conciliación con los extremos remitidos por el Banco de la Nación, debe referirse a los cheques pagados por éste, debiendo controlarse los cheques girados aún no pagados, identificando cheques en tránsito y cheques en cartera (según arqueo físico).

04. Debe conciliarse con le órgano rector del sistema

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