Documentos Mercantiles Utilizados En Mexico

DOCUMENTOS MERCANTILES UTILIZADOS EN UNA COMPRAVENTA EN MEXICO.

LA CONSULTA

Nace cuando se detecta la necesidad de adquirir artículos o mercaderías. Para ello deben efectuarse consultas acerca de éstas y precios que requiere.

La consulta puede realizarse de las siguientes formas:

Por Teléfono: Para solicitar cotización de las mercaderías.

Por Carta: Esta forma de consulta tiene la ventaja de establecer una relación formal con el cliente.

Por Fax: Se envía con la finalidad de tener una pronta respuesta.

De persona de persona: A través de la secretaria, junior, etc.

COTIZACION

Es la respuesta a la consulta y dentro de ella se debe dar respuesta a todas las interrogantes.

La cotización se entrega mediante una carta, un impreso o un fax y debe contener los siguientes datos:

- una descripción detallada de la mercadería en cuanto a calidad y cantidad

- detallar la época de despacho.

- fijación exacta del precio condiciones de pago, ya sean al contado o al crédito.

Es importante señalar la fecha de vigencia de la cotización.

Se puede incluir catálogos explicatorios de la mercadería.

La cotización debe ser absolutamente explícita, procurando no excluir ningún dato antes mencionado

EL PEDIDO

Cuando la empresa está de acuerdo con la cotización recibida, procede a efectuar el pedido. Este puede realizarse de las siguientes formas:

- Por teléfono: Para confirmar la llamada telefónica será conveniente redactar una carta o un impreso, enviando el original al proveedor, y disponer de copias para contrastar con la mercadería.

- Por carta: Esta forma de pedido tiene la ventaja de que permite establecer una relación formal con el cliente, pero también el inconveniente de su lentitud.

- Mediante Impreso: Los impresos deben contener todos los datos necesarios para facilitar al máximo las relaciones de compraventa. En general, deberán contener los siguientes datos:

- Membrete del comprador.

- Número de orden de compra.

- Fecha de expedición.

- Dirección donde deben entregarse las mercaderías.

- Identificación del vendedor.

- Relación de los artículos solicitados.

- Precios unitarios y totales.

- Condiciones y forma de pago.

- Condiciones especiales.

- Referencia a la cotización.

NOTA DE VENTA

Para tener mercaderías en sus negocios, los comerciantes compran a los fabricantes o distribuidores, la compra puede hacerla directamente el comerciante o por intermedio de un viajante o un vendedor que las empresas mantienen en ciudades o zonas, el viajante promueve las ventas de la empresa que representa y atiende los pedidos de los clientes.

El documento en que el viajante detalla el pedido de un cliente es la Nota de Venta, en ella se indica el precio de los artículos, las condiciones de pago, el lugar de entrega, y otros documentos que estime necesarios.

La Nota de Venta no reemplaza la factura, ésta se hace posterior a la Nota de Venta.

BOLETA DE COMPRAVENTA Y SERVICIOS

Es el más común de los documentos de tipo contable y deben entregarlo los comerciantes a todos los consumidores finales que compren un determinado artículo, entregar la boleta es obligatorio para el comerciante. Sólo se exime de entregar boletas cuando el valor de venta es menor a $ 180.-

La boleta de compraventa no lleva detalle de precio neto y de IVA, sólo se registra el precio de la venta en valor bruto, ya sea en forma detallada o por el total.

LA GUIA DE DESPACHO

Es el documento que acompaña la entrega de una mercadería. Exigidas en el artículo 55 del Decreto Ley N° 825 de 1974, de emisión obligatoria cuando se opta en postergar el otorgamiento de la factura y cuando no se trasladen bienes que no importen venta.

La guía de despacho se realiza en triplicado; el duplicado queda en posesión del emisor a objeto de proceder posteriormente a la facturizacion de la venta realizada, cuando corresponda. El comprador o empresa recibirá el original y el triplicado; una de las cuales deberá devolver firmada después de comprobar que la mercadería recibida es la que realmente figura en la guía de despacho y en la copia del pedido. Si la mercadería no es conforme, podrá ser devuelta o rectificar la nota de entrega.

La guía de despacho deberá contener los siguientes datos:

- Nombre y dirección del vendedor.

- Número de RUT del vendedor.

- Giro del negocio.

- Nombre y dirección del comprador.

- Dirección, es decir, lugar de entrega.

- Fecha de envío.

- Fecha de entrega.

- Detalle completo de la mercadería que se traslada, con indicaciones de las unidades, peso, el nombre y las características de la mercadería y el valor unitario.

También es importante mencionar algunas características que pueden tener las guías de despacho:

- Sirven de testigo y guía para confeccionar las facturas.

- Deben estar timbradas con el sello oficial, por el Servicio de Impuestos Internos, antes de ser enviadas.

- Una guía de despacho puede convertirse en factura siempre y cuando se realice el desglose del IVA, precio neto y total.

- Con respecto a las mercaderías que envíen los vendedores a los compradores, cuando no importen venta, será obligatorio para los vendedores señalar en las guías de despacho un precio unitario de las mercaderías.

- En los traslados de bienes para su reparación de un lugar a otro del mismo emisor que no importen venta podrá omitirse el valor unitario, pero habrá que dar a conocer en forma clara y detallada el motivo.

LA FACTURA

La factura es un documento que acredita legalmente una operación de compraventa. En ella se relacionan detalladamente los artículos o mercaderías que el proveedor manda al comerciante o, en su caso, los que el comerciante entrega al cliente. Además, viene desglosado el IVA.

Las facturas se confeccionan con los datos consignados en el pedido y en la guía de despacho.

La obligación de expedir y entregar facturas está regulada de forma rigurosa.

Las facturas son exigidas por el artículo 52 del Decreto Ley N° 825 de 1974.

Deberán expedir facturas los empresarios y profesionales por las operaciones que realicen, incluso por las exportaciones, debiendo conservar copia de las mismas.

1.- EN FORMA IMPRESA VENDRAN:

- Dimensiones mínimas 21,5 centímetro de ancho y 15 centímetro de alto.

- La numeración debe ser correlativa, única nacional. En el caso de contribuyentes que desarrollen actividades en más de un establecimiento o sucursal, deberá emitir sus

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