Estandarización de procesos

ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS SISTEMA ERP "SINFONIA"

Nubia Carolina Coy Coy, Eduard Fabian Peña Orduz

Programa de Ingeniería, Facultad de Ingeniería Industrial, Universidad Católica de Colombia

Bogotá D.C., Colombia

nccoy12@ucatolica.edu.co

efpena27@ucatolica.edu.co

La documentación y estandarización de procesos para el Consorcio Prosperar, como objetivo para el mejoramiento de su sistema ERP “SINFONIA (Sistema de Información Nacional Integrado de Afiliados)”, tiene como fin garantizar la calidad de los servicios al cliente interno y externo; de igual manera apoyar a la organización a cumplir con el requisito de la norma ISO 9001:2008,  en cuanto a los requerimientos de  documentación que exige dicha norma. Los procesos documentados son  el resultado de las actividades realizadas por  los diferentes usuarios de cada área, las cuales se encuentran evidenciadas en SINFONIA y fueron identificadas por cada usuario y el área de planeación dentro de los módulos que comprende el sistema, durante encuentros para tal fin. La documentación de actividades se efectúo de acuerdo a los lineamientos de la organización, incluyendo un documento escrito y sus respectivos flujogramas para su fácil comprensión e identificación, los cuales fueron realizados con imágenes del sistema para generar recordación y fácil uso del sistema.      

Se obtuvieron beneficios tales como un sistema organizado con herramientas necesarias para su uso, evitando confusiones y disminuyendo tiempos de búsqueda y atención; además se lograron identificar de manera eficaz los procesos correspondientes para cada usuario.

Documentation an standardization of processes for Consorcio Prosperar, aimed to improve your ERP system “SINFONIA (National integrated Information system members)”; It has as end to ensure quality services to internal and external clients, just as support the organization to fulfill with the requirements of  ISO 9001: 2008, as to the requirements of documentation required by this standard. Documents processes are the result of the activities performed by different users in each area, which are evidenced   in SINFONIA and it’s and were identified by each user and the planning area within the modules comprising the system during meetings for this purpose. The documentation of activities performed according to the guidelines of the organization, including a written document and their respective flow charts for easy understanding and identification, which were made ​​with images of the system to generate easy to remember and easy use.

Were obtained benefits such as an organized system with tools to use, avoiding confusion and reducing search time and attention, are effectively able to identify the relevant processes for each user.

Sistema ERP,  Estandarización, Procesos, Flujogramas, Mejoramiento continuo.

1. INTRODUCCIÓN

L

a estandarización de procesos, hoy en día es una herramienta que genera una ventaja competitiva para muchas organizaciones. Las exigencias que impone el mercado globalizado, han hecho cambiar la visión del mundo y de los negocios. El objetivo de crear e implementar una estrategia de estandarización es fortalecer la habilidad de la organización para agregar valor [1]; por otra parte la estandarización hace parte del mejoramiento continuo con lo cual se establecen parámetros para una adecuada gestión, abarcando principalmente a las personas, el equipo, los proveedores, los materiales y los procedimientos [2], mejorando las debilidades y afianzando las fortalezas de la organización.

Teniendo en cuenta la gran capacidad de adaptación, de modularidad y de integración de la información que posee el sistema ERP, se busca cubrir todas las exigencias de la gestión empresarial en todas las áreas funcionales de la organización[3]; este proyecto se enfoco hacia la estandarización y consolidación de los procesos realizados dentro del Consorcio Prosperar en su sistema ERP – SINFONIA; así como la documentación de los mismos para que sirvan de fuente permanente de información para sus usuarios y de toda la empresa en general.

Este proyecto se desarrollo en tres etapas las cuales comprenden:

1. Recolectar la información necesaria para documentar el proceso.
2. Consolidar la información en un instructivo.
3. Realizar el diagrama del proceso.

Posteriormente se efectuó la oficialización y divulgación de dichos documentos para que puedan ser consultados por los usuarios de SINFONIA.

El proyecto facilito el medio para agilizar el desarrollo de las diferentes actividades del consorcio, con lo cual se incrementa, la productividad y eficiencia de los servicios que ofrece a sus clientes. De igual manera proporciona un control interno que propicia y garantiza la calidad en el desarrollo de las diferentes actividades y un manejo adecuado de los aplicativos de la organización, lo que trae como beneficio disminuir el tiempo de respuesta de los requerimientos internos y externos de las diferentes áreas de la organización, garantizando así un uso adecuado de los recursos y de la información que se maneja para la satisfacción de los clientes, principalmente los internos que se pueden observar en la figura 1.

[pic 1]

Figura 1. SINFONIA-Consorcio Prosperar

1. DESARROLLO DE CONTENIDOS

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Figura 2. “Identificación de procesos”

1. Identificación y estandarización de procesos

E

l consorcio prosperar integra dentro de su aplicativo ERP “SINFONÍA”, cinco áreas definidas de la siguiente manera:

• Dirección administrativa y financiera
• Dirección contabilidad y costos
• Oficina jurídica
• Oficina de Planeación
• Dirección de producción

Con el fin de dar un uso adecuado al aplicativo y así cumplir con los objetivos de cada área y de la organización en general se establecen las siguientes actividades, expresadas en la figura 2 y su metodología a continuación:

1. Realización Cronograma de Actividades. Las fechas definidas para cada actividad, fueron asignadas teniendo en cuenta las fechas de cierre de mes para la dirección administrativa y financiera y la Dirección de Contabilidad y Costos, con el fin de tener un cumplimiento  del 100% y evitar cruces, teniendo en cuenta que estas son las dos áreas más relevantes de la organización.

1. Reunión presencial con cada usuario(s) del área. Se desarrollaron reuniones con cada uno de los usuarios, teniendo en cuenta el cronograma para la identificación de procesos (módulos); de igual manera se envió una notificación directa a cada usuario vía e-mail confirmando la reunión y el cumplimiento de lo establecido en el cronograma.

1. Revisión e identificación de módulos en el aplicativo SINFONIA por usuario y área. Se efectúo una indagación a los usuarios de cada área, con el fin de identificar cuáles eran los módulos que utilizaba en su área de acuerdo a sus funciones y cuáles no para su eliminación; esta indagación se efectuó personalmente y su desarrollo se dio mediante el uso del aplicativo “SINFONÍA”; al acceder al aplicativo cada usuario indicaba el uso de los módulos. Como evidencia de la información suministrada por cada usuario se tomaron pantallas de los diferentes menús, con el fin de crear así un documento que estableciera el estado (uso o no uso) de los diferentes módulos, para que de esta manera, pudieran ser enviada la solicitud por medio de un memorando interno con la información recolectada en la reunión con cada usuario al Área de Tecnología. Está información permitió actualizar los menús y se efectúo al momento de obtener la aprobación por parte de los directores de cada área.

1. Revisión de módulos existentes en el área que no han sido identificados para su asignación. Al realizar la indagación necesaria para establecer los módulos existentes, en algunos casos se hallaron módulos que no se encontraban en uso; por lo cual se identificaron y se le realizo la respectiva asignación a cada usuario.

1. Ordenar el menú del área. Con base en  la recolección de información de los módulos usados, los asignados y las opiniones de los usuarios frente a la distribución, el orden y la localización de los mismos, se efectúo la solicitud al área de tecnología por medio de un memorando interno con la información recolectada en la reunión con cada usuario al área de tecnología, con el fin de actualizar y mejorar los menús del aplicativo (lo cual se ejecuto al momento de obtener la aprobación de la dirección de cada área); posteriormente se realizo una revisión general para enviar a aprobación.

1. Revisión  por Dirección de área. Al finalizar la documentación necesaria para el proceso de identificación de módulos, se envío al director de cada área con el fin de obtener la aprobación de los módulos o una revisión y modificación de los mismos; en caso de obtener aprobación se envío al área de tecnología con el fin de realizar las  acciones pertinentes frente a los módulos de cada área,  en los casos en que se presentaron modificaciones, se efectuó una revisión inmediata con el usuario para realizar cambios necesarios y de esta manera continuar con el proceso.

1. Actualización final del menú. Se realizaron los ajustes necesarios para cada menú de acuerdo al usuario, identificando los procesos pertinentes del área y las actividades realizadas en ella. Este proceso será realizado por la dirección de tecnología.

1. ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DEL DESARROLLO DE LOS PROCESOS

[pic 3]

Figura 3. Documentación de actividades

En la figura 3 se puede observar el proceso de documentación de las actividades y la descripción de su metodología a continuación:

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