IMPLANTACION DE MANUALES

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.

Ahora bien, a grosso modo éstos sirven para saber a detalle "Qué se va ha hacer", "Cómo se va ha hacer", "Dónde se va ha hacer", "Cuándo se va ha hacer" y lo más importante "Quién lo va ha hacer"."

son manuales que se encuentran previamente redactados, con sumo cuidados y bien detallados, en ellos tal y como lo dicen son:

el de funciones: en este manual se detallan cuales son las tareas especificas de cada funcionario, desde el presidente hasta el ultimo empleado, sus metas y actividades bien detalladas

el de procedimientos: vendria a ser cómo llegar a esas tareas mencionadas anteriormente, osea, el modus operandi para cumplir las actividades... cómo trabajar, de qué modo, para llegar a los objetivos propuestos con eficiencia y eficacia.

En las organizaciones hay un Área bajo la denominación Organización y métodos, puede ser una gerencia o una jefatura dependiente de Recursos Humanos o Gerencia de Personal. Y es la encargada de elaborar los manuales de procedimientos de la Organización. Estos manuales contienen las normas que rigen las funciones y procedimientos de las distintas áreas de una organización.

De esta manera todo lo inherente a un puesto de trabajo se encuentra escrito, alcance del puesto, responsabilidades e incluso forma de realizar las rutinas de trabajo. Forman parte de las distintas escuelas de administración y reducen la cantidad de errores en las tareas, e incluso favorecen la auto gestión y reducen también los niveles de supervisión para las tareas ya que su tarea especifica esta escrita en ellos.

• es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ó más de ellas.

osea contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan. A la hora de implantar, por ejemplo una ISO, ésta exige 4 procedimientos obligatorios como son:

Tratamiento de No Conformidades

Auditoría Interna

Sistema de Mejora

Control de la documentación.

muchas grasias es un documento muy detallado, se los recomiendo al que quiero conocer más del tema

Introducción

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripciòn de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.

Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, màquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se està realizando o no adecuadamente.

2. Utilidad

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitaciòn del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

Sirve para el análisis o revisiòn de los procedimientos de un sistema.

Interviene en la consulta de todo el personal.

Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.

Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.

Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y còmo deben hacerlo.

Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

3. Conformación Del Manual

A) IDENTIFICACIÓN

Este documento debe incorporar la siguiente información:

• Logotipo de la organización.

• Nombre oficial de la organización.

• Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.

• Lugar y fecha de elaboración.

• Nùmero de revisión (en su caso).

• Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.

• Clave de la forma. En primer tèrmino, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por ùltimo, el nùmero de la forma. Entre las siglas y el nùmero debe colocarse un guiòn o diagonal.

B) ÍNDICE O CONTENIDO

Relación de los capítulos y pàginas correspondientes que forman parte del documento.

C) PRÒLOGO Y/O INTRODUCCIÓN

Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, àreas de aplicación e importancia de su revisión y actualizaciòn. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las àreas comprendidas en el manual.

D) OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS

Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.

Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.

E) AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS

Esfera de acción que cubren los procedimientos.

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