INSTRUCTIVO DESEMBOLSO DE CAJA CHICA PROVISIONAL

ASPECTOS GENERALES

1. Objetivo

Garantizar que los fondos de caja chica sean utilizados de manera óptima y apegados a las Normativas de Control Interno establecidos por la Contraloría General de la República y la Tesorería Nacional.

1. Ámbito de Aplicación

La aplicación de la Normativa para el Manejo de los Fondos de Caja Chica abarca las Áreas Centrales del Senado de la  República, así como las oficinas senatoriales de todas las provincias.

1. Responsabilidades

Es responsabilidad del Departamento Financiero del correcto uso y aplicación, de igual manera del Departamento de Planificación y Desarrollo Institucional, a través de la División de Desarrollo Organizacional de la actualización de las normativas.

1. Base Legal

• Normas General 007-2006 de fecha 24 de octubre 2006, sobre Actividades Exceptuadas de la  Emisión de Comprobantes Fiscales.
• Controles Internos de la Contraloría General de la  República.
• Norma para el manejo de los gastos Menores y caja chica de la Tesorería Nacional de la República Dominicana.  
• Ley no.02-06 de Carrera Administrativa del Congreso y su Reglamento No. 01-06

Elaborado por:

Contraloría General

Revisado por:

Planificación y Desarrollo Institucional

Aprobado por:

Presidenta del Senado

Fecha:

9 Octubre 2014

DESCRIPCION DE LAS NORMATIVAS

1. Generales

1. Caja Chica: se define como una proporción especializada del fondo de gastos menores para ser utilizado en desembolsos pequeños que no excedan de un 10% del total del fondo.
2. Toda creación de fondo  de Caja Chica deberá contar con la aprobación de la presidenta del Senado o del Secretario General Administrativo.

1. La Dirección de Administración de Recursos Financieros es la responsable de establecer los montos de las cajas chicas que posee el Senado, así como del arqueo de las mismas sin previo aviso
2. Las Unidades que no tengan caja chica asignada, dirigirán sus solicitudes al Departamento Financiero vía la Secretaria General Administrativa.

1. Los funcionarios autorizados para solicitar desembolsos de caja chica son: vicepresidencia, Secretarios (as) Generales,  Director(a) Encargado de Departamento.

1. El Encargado de la unidad donde se encuentra asignada la caja chica será el responsable de la misma, quien designara al Custodio de la caja.

1. La designación del Custodio de la Caja Chica deberá notificarse mediante comunicación a la Secretaria General Administrativa, vía la Dirección Financiera, así como a la Unidad de Auditoria Interna del Senado de la República.

Elaborado por:

Contraloría General

Revisado por:

Planificación y Desarrollo Institucional

Aprobado por:

Presidenta del Senado

Fecha:

9 Octubre 2014

1. El departamento Financiero  deberá entregar la Normativa para el manejo de los Fondos de Caja Chica por escrito, al custodio de Caja Chica designado
2. El encargado de la unidad no podrá ser el Custodio de la Caja Chica.
3. El Custodio de la Caja Chica deberá ser empleado fijo de la Institución.
4. Un Custodio no podrá manejar dos fondos de caja chica simultáneamente.

12. Las siguientes transacciones no podrán realizarse a través del fondo de caja chica:

• Pago de Sueldos
• Dietas
• Horas Extras

1. DESEMBOLSOS

1. Los Recibos de Caja Chica deberán ser autorizados por el Encargado de la unidad donde opere el fondo y colocarles el sello de “Pagado”  
2. El monto máximo para cada desembolso de caja chica no debe exceder el 10% del monto total del fondo
3. Las facturas no deben ser fraccionadas para eludir el monto del desembolso.
4. Para las adquisiciones cuyo monto total exceda al 10% de la caja chica correspondiente, se requerirá iniciar el proceso de Compras, vía requisición al departamento de Compras de bienes y servicios del Senado vía la Dirección Administrativa.  
5. Las Facturas o comprobantes de pago deberán tener las siguientes condiciones:

• Ser original
• Nombre completo del Suplidor
• Número de Registro Nacional de Contribuyentes (RNC)
• Número de Comprobantes Fiscal (NCF) para gobierno o valido para Crédito Fiscal, exceptuando las facturas emitidas por Colmados o Estaciones de Gasolina según lo establecido en la Norma General No. 07-2006 de la Dirección General de Impuestos Internos.
• Monto Facturado
• Sello de la empresa y firma del responsable.

1. Las Facturas o comprobantes de pagos que justifican el desembolso serán canceladas con un sello de  “Pagado” y la fecha del desembolso.

1. Las Solicitudes de desembolso por concepto de uso de Taxis, deberán estar acompañadas de la aprobación, mediante correos eléctricos o comunicación, del Encargado del área solicitante, justificando la causa y motivo del mismo.

1. REPOSICIÓN DE CAJA CHICA

1. La reposición de la caja chica se deberá realizar al momento de haber utilizado el 60% del total del fondo.
2. Las diferencias resultantes de los arqueos son responsabilidad del custodio del fondo, en el caso de que resulte un saldo a favor, el mismo deberá ser depositado en la cuenta correspondiente, si de lo contrario resulta un saldo negativo o faltante, dicha diferencia deberá ser cubierta por el Custodio.
3. El cheque de reposición debe hacerse por el total de los comprobantes y a nombre del Custodio.
4. Los cheques de reposición deberán  indicar los números de los comprobantes que se reponen
5. Cada reposición deberá acompañarse de una relación de gastos o desembolsos que especifique la cuenta que se afecta, concepto, No. De recibo de caja chica y monto, las firma del custodio (a), de quien la reviso y quien la aprobó.  

1. REPOSICIÓN DE CAJA CHICA

1. La reposición de la caja chica se deberá realizar al momento de haber utilizado el 60% del total del fondo.
2. Las diferencias resultantes de los arqueos son responsabilidad del custodio del fondo, en el caso de que resulte un saldo a favor, el mismo deberá ser depositado en la cuenta correspondiente, si de lo contrario resulta un saldo negativo o faltante, dicha diferencia deberá ser cubierta por el Custodio.
3. El cheque de reposición debe hacerse por el total de los comprobantes y a nombre del Custodio.

1. Los cheques de reposición deberán  indicar los números de los comprobantes que se reponen
2. Cada reposición deberá acompañarse de una relación de gastos o desembolsos que especifique la cuenta que se afecta, concepto, No. De recibo de caja chica y monto, las firma del custodio (a), de quien la reviso y quien la aprobó.  

Elaborado por:

Contraloría General

Revisado por:

Planificación y Desarrollo Institucional

Aprobado por:

Presidenta del Senado

Fecha:

9 Octubre 2014