Informe De Auditoria

El Informe de Auditoría

Es el documento que refleja los objetivos, alcances, observaciones, recomendaciones y conclusiones del proceso de evaluación relacionado con las áreas de la empresa.

La elaboración del informe representa el momento adecuado de separar lo significativo de lo no significativo, debidamente evaluados por su importancia y vinculación con el factor de riesgo, tarea eminentemente de carácter profesional y ético, según el leal saber y entender del Auditor Informático.

No existe un formato específico. Existen esquemas recomendados con los requisitos mínimos aconsejables respecto a estructura y contenido.

El formato del Informe debe reflejar una presentación lógica y organizada, debe incluir suficiente información para que sea comprendido por los destinatarios esperados y facilitar las acciones correctivas.

Requisitos del Informe

Los requisitos de un Informe de Auditoría son:

1. Ser veraz

2. Estar documentado formalmente

3. Mostrar las observaciones (debilidades) encontradas

4. Tener recomendaciones y soluciones para cada observación

5. Reflejar las áreas de oportunidad y cursos de acción

El informe de auditoría se prepara bajo la dirección del auditor jefe (fechado y firmado por él), el cual es responsable de que sea preciso y completo. Debe escribirse con corrección en el idioma en que se haya desarrollado la auditoría y con la debida atención a la presentación y ortografía.

En caso de que su presentación no sea posible en la reunión de cierre de auditoría por no disponibilidad del tiempo necesario, o en caso de que su presentación en ese foro no fuese procedente en función de la relación cliente/auditado, en un plazo determinado, lo más recomendable es que no supere los cinco días hábiles, después de realizar la auditoría, el auditor jefe emitirá el informe correspondiente según un formato previamente establecido.

Este informe contendrá como mínimo la siguiente información:

a) Descripción del objeto y alcance de la auditoría

b) Detalle del plan de auditoría, identificación de los miembros del equipo auditor y de los representantes del auditado, fechas de la auditoría e identificación específica del auditado.

c) Identificación de los documentos de referencia contra los cuales se ha realizado la auditoría (norma del sistema de calidad, manual de calidad del auditado, etc.).

d) Relación de las No Conformidades detectadas, adjuntándose todos los formatos de no conformidad elaborados.

e) Resumen de los resultados de la auditoría, incluyendo la apreciación del equipo auditor sobre el grado de conformidad del auditado con la norma aplicable del sistema de la calidad y la documentación relacionada.

f) Descripción, si es aplicable, de las recomendaciones para cerrar las no conformidades detectadas.

Normas para la Presentación del Informe

• Forma: Los informes deben ser preparados por escrito para comunicar los resultados de auditoría, y ser revisados en borrador por los funcionarios responsables de la dirección de la empresa.

• Oportunidad: Los informes deben prepararse lo más pronto posible con el fin de ser utilizados oportunamente.

• Presentación del Informe: Los datos de forma razonable describirán la revisión de manera convincente, clara, sencilla y completa.

• Contenido del Informe: Deben incluirse los objetivos de la auditoria, alcance y metodología para comprender su propósito.

Redacción de Notas de no Conformidad

Durante la realización de una Auditoría, una vez que el auditor haya llegado a la conclusión objetiva de que existe un incumplimiento con respecto a lo establecido en el Sistema o Norma de referencia, deberá documentarlo y elaborar una Nota de no-conformidad o desviación.

Antes de elaborar estas notas, se deben discutir francamente con el responsable de calidad o con el responsable de área involucrada y obtener su conformidad con el hallazgo.

Estas Notas deben ser elaboradas muy conscientemente manifestando solamente los hechos encontrados y cuál es, sin lugar a dudas, el requerimiento que incumplen, para lo cual el equipo auditor ha de tomar suficiente tiempo de reflexión.

Cada nota de no-conformidad se ha de redactar de forma clara y concisa, de tal suerte que no sólo sirvan para informar de los incumplimientos a la Empresa sino que, además, de ellas se desprenda cuáles son los pasos a seguir por la Firma para solucionar o corregir la no- conformidad. Son documentos que han de servir, asimismo, de información para el auditor (puede no ser el mismo) que ha de comprobar en visitas posteriores si las no- conformidades han sido solucionadas.

Cada nota de no-conformidad podría incluir la siguiente información:

• Identificación: Área Auditada, Especificación aplicable (Norma y Párrafo/ Procedimiento), Fecha, Nº de Auditoría y Nº de Nota).

• Hallazgo o Desviación: Incumplimiento observado, norma o procedimiento incumplido, evidencias detectadas del incumplimiento y frecuencia de aparición.

Las evidencias, pruebas de hallazgo, deben ser objetivas y establecidas en base a:

 Revisión documental.

 Observación de hechos.

 Entrevistas/ Toma de Notas.

 Muestreo de Registros.

Ejemplos típicos de inicio de texto de Desviación:

“No existe evidencia objetiva de que...”

“No todos...”

“Algunos...”

“No siempre, en algunos casos...”

“Se ha podido contrastar”

• Categorización: Grave, Leve u Observación.

• Ratificación: Firmas de Auditores y Responsable del Área Auditada.

• Corrección: Acuerdo de Acción Correctora a implantar con establecimiento del plazo y responsable de llevarla a efecto.

• Cierre: Constatación de la efectividad de la acción correctora prevista por el auditor

Categorización de Desviaciones

• No Conformidades Graves

Se deben a la ausencia de, o un fallo total de un requisito de la norma o cualquier no conformidad cuyo efecto pueda resultar perjudicial para la integridad de un producto o servicio.

• Indican que el Sistema falla.

• Afectan o pueden afectar directamente a la calidad del producto/servicio.

• Deben solucionarse inmediatamente.

Ejemplos:

∙ No se han definido ni documentado la política de la calidad y

...