Informe De Auditoria

INFORME DE AUDITORIA

PROCESOS ALMACÉN PRODUCTO TERMINADO

Dirigido a: Jefe de inventarios

Supervisor de Inventarios

C.C

Gerente General

Gerente de Operaciones

Director de Distribución

Controller

Proceso Auditado Procesos Almacén Producto terminado venta local Procesos Almacén Producto terminado

Auditores

Fecha la Auditoria Junio 2010

I. Objetivo

Conocer, evaluar y validar los controles existentes en los principales procesos ejecutados en el almacén de producto terminado a partir de la implementación del sistema SAP.

Procesos Auditados:

- Recepción - Conteos Cíclicos

- Gestión en Tipos de Almacén Transitorios - Ajustes

- Almacenamiento - Cambios de código

- Fraccionamiento y traslados - Toma Física de Inventario

- Destrucción

II. Introducción

Durante el desarrollo de la auditoría en el almacén de producto terminado se observo, como es normal, el orden del inventario y limpieza del mismo. De otra parte, en los procesos del almacén se evidenciaron cambios e implementación de controles importantes que contribuyen al funcionamiento de la operación, entre los que se encuentran:

- Implementación de turno nocturno conformado por un equipo de cuatro personas, entre ellos un analista, cuya responsabilidad principal es la realización de conteos cíclicos, esta labor permite que en la campaña el 100% de las localizaciones del almacén sean verificadas físicamente. Es importante mencionar que realizar el proceso de conteos cíclicos durante el día resulta complejo, debido a que las localizaciones objeto de conteo deben ser bloqueadas impidiendo cualquier movimiento del material.

- Actualmente, se tiene bajo responsabilidad y control del almacén los procesos correspondientes a administración de suministros, embalajes y materiales para armado de maletines.

- Con la implementación del sistema SAP se obtuvo control de los materiales importados en estado de inspección o cuarentena, así mismo se evidenciaron controles que facilitan el seguimiento y trazabilidad de las entregas que conforman un pedido.

- El equipo de colaboradores del almacén de producto terminado durante la auditoría demostró manejo y entendimiento del sistema de inventarios, conocimiento de reportes que facilitan la revisión y análisis de registros, así como, la búsqueda de acciones orientadas a mejorar el control de los procesos.

III. Toma Física de Inventario

Con el objetivo de validar la existencia y exactitud del producto terminado correspondiente a venta local (Centro CO21) y venta España (Centro CO41), se realizo toma física de inventarios selectiva el día 30 de junio de 2010, verificando los materiales objeto de la muestra al 100% en todas las localizaciones de los dos centros. El criterio de muestreo incluyo, entre otros, materiales no conformes, materiales con cantidades menores a 10 unidades, materiales con ajustes (sobrantes y faltantes), y materiales de baja rotación. En el cuadro adjunto se encuentran los resultados obtenidos

Resultados

Total Registros susceptibles de conteo : Centro CO21 (Venta local ) y CO41 (España) 10.960

% Cubrimiento de la Muestra 1%

Registros Inventariados 153

Materiales Inventariados 66

Registros con Diferencia 5

Exactitud de Inventario 97%

IV. Conclusión

De acuerdo con los resultados de nuestra evaluación, los procesos verificados en el Almacén de Producto Terminado venta local (Centro CO21) y Producto terminado España (Centro CO41), reciben una calificación de controles “B”, lo cual significa que los procesos tienen controles moderados que requieren acciones de mejora para potencializar su funcionamiento. Consideramos que dichas recomendaciones no generan un mayor costo o tiempo para su implementación, por el contrario, facilitaran que en el corto plazo los procesos del Almacén se encuentren bajo control.

Calificación de controles:

C: Procesos con vulnerabilidades que requieren atención inmediata

B: Procesos donde el nivel de control es moderado

A: Procesos bajo control

V. Recomendaciones

1. Es necesario que en cada uno de los procesos el responsable del mismo genere un reporte del sistema SAP y verifique los saldos de inventario registrados, sobre los cuales debe ejercer gestión (traslados o ajustes), ya que en la auditoría se observaron materiales registrados sin recibir el tratamiento transaccional completo.

Todos los conteos se están ingresando a SAP y las novedades que no se alcanzan a ingresar por la transacción de LI20 serán ingresados al 999 por la LT01 para que todas las diferencias queden registradas en el sistema sin necesidad del bloqueo de las ubicaciones

2. Se requiere que, en el proceso de recepción se informe de manera oportuna a la Planta las diferencias de inventario encontradas al ingreso de los materiales al centro CO21. Lo anterior obedece a que, en la auditoria se evidencio, en el tipo de almacén 124 del centro CO00 la existencia de 13 unidades correspondientes a 8 materiales con diferencias de inventario sin gestionar o ajustar por la Planta con antigüedad mayor a 15 días, ya que no se había comunicado la situación por parte del centro receptor.

Todas las diferencias son reportadas a planta en el tiempo establecido pero Planta es la encargada del ajuste de estas diferencia del almacén 124 se tendrá que validar otro vez con planta para que gestionen más rápido las novedades encontradas

3. Se solicita incorporar en el instructivo “R7P04I02. Control de inventarios en el centro de distribución Tenjo”, la directriz acordada en la auditoria, correspondiente a bloquear materiales en localizaciones de inventario “Libre” únicamente por solicitud formal del área de calidad. La recomendación se genera porque en la auditoria se evidenciaron 41 materiales bloqueados en ubicaciones disponibles, de los cuales el 70% no corresponde a solicitudes de calidad.

Así mismo se recomienda, con el apoyo del área de calidad generar un procedimiento que permita señalar de manera específica la responsabilidad y control de las unidades que son entregadas para análisis.

Esta novedad ya fue solucionada en el procedimiento de Control de inventarios y ya está controlada en su totalidad

4. Se requiere que, al efectuar movimientos de inventario o fraccionamiento los

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