Informe De Las Cuentas Y Libros Contables

La Cuenta y sus elementos.

La cuenta no es otra cosa que un medio contable con instrumentos de operación, mediante el cual podemos subdividir, el activo, el pasivo y el capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas características de afinidad y la cual nos permite graficar todos los aumentos y disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la ecuación.

La cuenta es el elemento básico de la Contabilidad. Es como una ficha individual donde se anotan todos los movimientos contables como Caja, Clientes, Bancos, etc. La cuenta se representa en forma de T y tiene la siguiente estructura:

Cuando en una cuenta anotamos una cantidad en el Debe, se dice que estamos haciendo un Cargo. Cuando es en el Haber, se dice que estamos haciendo un ABONO.

Por ejemplo, vamos a realizar un Cargo en la cuenta de Caja de 1.000 ¬.

Y ahora un ABONO de 500 ¬ en la misma cuenta:

Dependiendo de la naturaleza de la cuenta, las cantidades se colocarán en el Debe o en el Haber. Cada cuenta sólo puede ser de 4 tipos: Activo, Pasivo, Ingresos o Gastos.

Saldo de una cuenta: Se denomina saldo de una cuenta a la diferencia entre el Debe y el Haber de la misma. Existen tres tipos de saldo: Deudor (el Debe es mayor que el Haber), Acreedor (el Haber es mayor que el Debe) y saldo NULO (ambos saldos son iguales).

Ejemplo:

• Si queremos conocer el movimiento del efectivo en caja, utilizaremos una cuenta que refleje ese bien y que llamaremos “caja”.

• Si queremos conocer el movimiento que afecta a los derechos que tenemos sobre tercero denominaremos la cuenta “Cuenta por cobrar”

• Las sillas, mesas, archivos, etc., se reflejaran en una cuenta denominada “Mobiliario”.

• Los que debemos a tercero mediante facturas lo mantendremos en una cuenta de pasivo denominada “Cuenta por pagar”

La forma y el contenido de la cuenta va a variar de acuerdo de una empresa a otra. Y principalmente va a depender del tipo de sistema contable que se esté utilizando para registrar las transacciones.

Podemos enumerar algunos de los métodos para hacer registros de dato dentro de una empresa.

1. Libros empastados (donde se utiliza una hoja para cada cuenta).

2. Libro de hojas movibles (tipo carpeta de gancho, donde se pueden ir agregando hojas de acuerdo de las transacciones).

3. Tarjetas sueltas para las cuentas donde hay que emplear máquinas de contabilidad.

4. Sistemas de tarjetas o cintas para computadoras (este sistema lo utiliza empresas grandes donde existen volúmenes importantes de operaciones y para lo cual tienen que valerse de procesamiento electrónico de datos, por medio del computador).

Sin embargo cualquiera que sea el método a utilizar toda “cuenta” presenta características comunes:

A.) En la parte superior se coloca el nombre y un código para diferenciarla de otra cuenta que exprese con claridad su contenido “vehículo, mobiliario, caja, banco, efecto por pagar, etc.”.

B.) En la columna de fecha se describe el día mes y año en que ocurre la operación que se va a registrar en la cuenta el año y el mes no es necesario repetirlo sino cuando varía.

C.) En la columna denominada descripción se describe en forma breve pero clara el motivo que a originado el aumento o disminución de la cuenta, por ejemplo venta de contado. Cobro de P. Pérez, pagó a sueldos, etc.

D.) En la columna del “debe” se anotan los importes en términos monetarios que significan cargo o débito para la cuenta.

E.) En la columna del “Haber” se anotan los importes en términos monetarios que represente abono o crédito para la cuenta.

F.) En la columna de saldo señalaremos lo que va quedando en la cuenta en término monetario, después de cada cargo o abono.

G.) En la columna de “folio” se presenta una referencia donde señalaremos el libro de contabilidad de donde proviene la operación que se está registrando.

Parte de que consta una cuenta.

TITULAR: Es el nombre de la cuenta; es lo que nos indica que estamos registrando en ella, es decir, donde hemos titulado compra, registraremos solo la mercancía comprada; donde hemos titulado ventas sola la mercancía vendida; donde titulamos banco solamente el movimiento de nuestras cuentas en los bancos, etc.

DEBE: El debe es la parte izquierda de la cuenta, donde se anota todo lo que el titular de la cuenta recibe. Cuando el cliente va a un negocio y le compra mercancía a crédito, este señor le dice: “cárgueme en cuenta”; cargar en la cuenta es anotar en el debe, también se dice debitar o adeudar.

HABER: Es la parte derecha de la cuenta, donde se anota todo lo que el titular de la cuenta entrega; cuando el anterior cliente, aquel que le compró a crédito le paga, le dice “abóneme a mi cuenta”; abonar en la cuenta es abonar en el haber, también se puede acreditar.

SALDO: Es la diferencia entre los movimientos deudor y acreedor. Existen dos clases de saldos, saldo deudor y saldo acreedor.

Clasificación de las cuentas:

• Por su naturaleza:

Las Cuentas Reales.

Se dividen a su vez en Activo, Pasivo y Capital.

El Activo está constituido por las cosas de valor que se poseen. El dinero en efectivo, las cuentas y documentos por cobrar, las mercancías, los enseres de oficina, los terrenos, los edificios, la maquinaria y otros equipos, etc.

Es decir, son las cuentas representativas de los bienes, derechos y pertenencias, tangibles e intangibles, del ente público, los cuales se espera que contribuyan al desarrollo de la función administrativa o cometido estatal. Las cuentas que conforman esta clase son de naturaleza débito, excepto las relativas a las provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones acumuladas que serán deducidas y presentadas de manera separada de las correspondientes cuentas, así como sus ajustes por inflación, cuando sea pertinente, de acuerdo con las normas vigentes.

Dentro de los Activos hay varias clases y algunas de ellas están divididas en sub-clases. Estas son las siguientes:

• Circulante o Corriente: son los valores susceptibles de convertirse en dinero efectivo en el transcurso del año siguiente a la fecha en que se incluyen en el balance. Comprende los bienes y derechos que razonablemente pueden ser convertibles en efectivo o que por su naturaleza pueden estar disponibles en un período no superior a un año. Dentro de esta clase se encuentra la siguiente sub-clasificación:

o Caja Chica: Fondo fijo establecido en efectivo a cargo

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