LA MEJORA DE LOS PROCESOS PASOS DE LA MEJORA DE PROCESOS

LA MEJORA DE LOS PROCESOS

     [pic 1]

PASOS DE LA MEJORA DE PROCESOS:

1 selección y definición de problemas

2 medición y análisis

3 selección de mejoras

4 implementación de mejoras

5 control de las mejoras

Paso 1

Identificación,  selección y definición de problemas, que tenga impacto en el logro de los objetivos estratégicos institucionales, satisfacción de los usuarios, productividad de los servidores, eficacia del uso de los recursos, transferencia de los procesos, clima laboral,

herramientas técnicas:

Recopilación de información: Entrevistas, encuestas, quejas y reclamos, etc.

Análisis de Información: Diagrama de Pareto

Debe ser validado por el o los dueños de los procesos involucrados.

IDENTIFICACIÓN   recopilación de información

Uso de diferentes fuentes de información: Libro de reclamaciones, quejas por defecto de tramitación, auditorías, matrices de riesgos, fichas de indicadores, evaluación del POI, etc.

Cualquier fuente de información que permita conocer el proceso es válida

La fuente de información debe ser confiable.

De no contar con información de tu proceso, se pueden usar herramientas para recopilación de información: encuestas, entrevistas, etc

SELECCIÓN            análisis de la información

La información recopilada debe ser analizada para identificar los posibles problemas.

Ejemplo:

De un Procedimiento Administrativo X de evaluación previa negativa, con un plazo de evaluación de 15 días se tienen los siguientes datos históricos:

El tiempo promedio de evaluación es 20 días hábiles, lo que supera en 5 días su  plazo.

DEFINICION           validación por el dueño del proceso

El problema o problemas seleccionados deben ser validados por el Dueño del Proceso

Ejemplo de Problema:

“Incumplimiento de los plazos de atención en 5 días del Procedimiento Administrativo X”

PASO 2

MEDICION Y ANALISIS

Identificación del origen del problema (causa-raíz). Determinando las evidencias de correspondencia entre causa y efecto.

Se pueden utilizar las siguientes herramientas técnicas:

Gráfico de control, diagrama de Pareto, diagrama Causa-Efecto, Histogramas, Análisis de procesos, etc.

PASO 3

SELECCIÓN DE MEJORAS

Selección de la solución factible de implementar y que se considere efectiva para la eliminación o minimización del problema.

Debe considerar los siguientes criterios para su factibilidad:

Apoyo de la alta dirección

Impacto en la causa raíz identificada

Disponibilidad de recursos (tiempo, personas, etc.)

Costo vs. beneficio

Debe ser validado por el o los dueños de los procesos quienes deben estar involucrados en la implementación y seguimiento de la mejora.

4  IMPLEMENTACION DE MEJORAS 

Implementación y seguimiento de las mejoras para dar solución a los problemas de los procesos críticos.

Para el seguimiento y verificación de los avances en la aplicación de las mejoras, se debe elaborar un Plan de Trabajo que facilite dicho seguimiento.

Luego de la implementación de las mejoras, estas se incorporan en la gestión de la entidad, mediante:

Actualización de la planificación organizacional y equipos de trabajo.

Actualización de bienes y servicios.

Reasignación de recursos.

Actualizando instrumentos de gestión.

...