MODULO DE ORGANIZACION DE EVENTOS

INDICE

Presentación

Competencias del Módulo

Unidad 1 Organización de eventos

o ¿Qué es un evento?

o Perfil del Organizador de eventos

o Funciones del Organizador de eventos

o Tipos de eventos

Unidad 2 Cómo organizar un Evento

o Pasos para el planeamiento de un evento

o Planificación

o Durante el evento

o Actividades Post Evento

Unidad 3 Eventos Comerciales

o Exposiciones, congresos, jornadas, simposios, foros, ferias, lanzamientos, mesas redondas, etc.

Unidad 4 Eventos Empresariales

o Audiencias, inauguraciones, conferencia de prensa, reuniones de negocios, etc.

Unidad 5 Eventos culturales

o Presentaciones de libros, fechas especiales, homenajes, etc.

Unidad 6 Eventos Sociales

o Cocteles, cenas, bodas, cumpleaños, aniversarios, etc.

Unidad 7 Ambientación de eventos

o Puntos a tener en cuenta para una ambientación correcta

o Desarrollo de la Ambientación

o Recursos y Herramientas de la Ambientación

Unidad 8 Normas de seguridad

o Casos especiales, accidentes, etc.

Unidad 9 Anexos

PRESENTACIÓN

Bienvenidas a la materia de Organización de Eventos, este módulo tiene la finalidad de apoyar su formación en Servicios de Gastronomía y Hotelería con los conocimientos necesarios en un tema tan ligado a la Gastronomía como es la Organización de Eventos, y así de esta manera puedan crear y planificar con profesionalismo, responsabilidad y eficiencia los diferentes tipos de eventos y fiestas.

El evento es teatro y es magia, es un espectáculo donde el actor y el público están uno al lado del otro con una misma finalidad: reunirse, emocionarse, transmitir o recibir un mensaje, pero seguro es que todo ello debe ser organizado, sino no habrá ni función ni magia.

Cada unidad nos llevará a manejar conceptos específicos sobre organización, tipos de diferentes tipos de eventos, reuniones, fiestas por género. El objetivo de este curso es brindarles las herramientas necesarias para una organización efectiva y exitosa.

COMPETENCIAS DEL MÓDULO

Al finalizar el módulo la alumna:

 Maneja los conceptos básicos de Organización de Eventos.

 Aprende los pasos a desarrollar en un evento y los pondrá en práctica.

 Conoce los diferentes tipos de eventos y los identifica de acuerdo a sus especificaciones.

 Desarrollará aptitudes para la organización de reuniones sociales y empresariales.

 Adquiere conocimientos de decoración y ambientación de eventos.

 Conoce cuales son las normas de seguridad a seguir en los eventos.

Unidad 1. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Concepto

La palabra Evento significa “Acontecimiento o suceso imprevisto”, “suceso imprevisto o de realización contingente”. A pesar de su significado, el uso frecuente hizo que la Real Academia aceptara la palabra “Evento” cuando alguien se refiere a una reunión de naturaleza variada, desde una fiesta, un desfile, una convención o una exposición.

“Evento: acontecimiento con previa organización en donde confluyen que personas con algo en común.”

“Es un acontecimiento que se aprovecha para captar la atención del público.”

¿Porque son planificados los eventos?

 Son planificados porque requieren de un orden y pautas para maximizar recursos y minimizar riesgos.

 Un grupo de personas tienen un interés que los une.

 Hay objetivos: cada uno desde su lugar tiene metas por alcanzar basadas en cierta necesidad: el expositor, el organizador, el visitante, etc.

 Para a traer la atención y despertar el interés del público

 Para informar

 Para entretener

Concepto de Organización de Eventos

La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos , festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.

Algunas de las tareas que incluye la organización de un evento son la presupuestación, el armado de cronogramas, la selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el encuentro, la tramitación de permisos y autorizaciones, la supervisión de los servicios de transporte, los servicios gastronómicos, la coordinación logística integral, entre otros.

Dependiendo del tipo de evento, también puede formar parte de la gestión: el desarrollo de una línea temática, el registro previo y la acreditación de los participantes, la coordinación de los oradores o conferencistas, la decoración del lugar, mobiliario, equipamiento audio-visual, entoldados, servicio de seguridad, baños portátiles, planes de evacuación, servicios médicos y limpieza.

Si bien en idioma inglés hay diferentes modos de referirse al experto en organización de eventos: conference coordinator, convention planner, special event coordinator, meeting manager, meeting planner, weeding planner la modalidad más común en español es la denominación organizador de eventos.

Perfil del Organizador (a) de Eventos

Un organizador(a) de eventos debe poseer ciertas cualidades en base a los siguientes conocimientos, habilidades y actitudes.

a) Conocimientos:

a) Tipos de evento y su montaje, funcionamiento y respectivas rutinas;

b) Técnicas de atención, reglas de etiqueta y protocolo;

c) Vocabulario técnico relativo a eventos;

d) Higiene y presentación personal adecuadas;

e) Procedimientos para garantizar privacidad y seguridad de los participantes del evento.

b) Habilidades:

a) Comunicación oral y escrita, clara, articulada y expresiva, con empleo de gramática y vocabulario adecuado. Como comunicador también debe saber escuchar a sus clientes

b) Planificación de corto plazo;

c) Cálculos de estimación numérica y de tiempo;

d) Trabajo en equipo y toma de decisiones;

e) Interpretación del lenguaje corporal.

f) Capacidad

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