Manual Acces

1. Introducción

1.1. ¿Qué es una base de datos?

Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, de los usuarios que tiene, una clínica, de sus pacientes y médicos, una empresa, de sus productos, ventas y empleados. A este tipo de información se le llama datos.

Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos. Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener información no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Debe permitir en principio:

-Introducir datos

-Almacenar datos

-Recuperar datos y trabajar con ellos

Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lápiz y papel; pero a medida que la cantidad de datos aumenta, han de cambiar las herramientas. Se pueden usar carpetas, archivadores…, pero en un momento dado es conveniente acudir a los ordenadores, aunque las operaciones siguen siendo las mismas.

1.1.1. Tabla o fichero, registro y campo

Un programa de base de datos almacena la información que introducimos en forma de tablas como las que podemos ver, por ejemplo, en un listín telefónico:

Listín telefónico

Nombre Dirección Teléfono

________________________________________Cabrera Ortiz, Pedro C/Mayor, 12 (948) 123457

García García, Ana Avda. Arroyos, 54 (948) 559566

Santos Gemio, Luis c/ Berruguete, 74 (948) 551234

En este listín nos interesa tener almacenados de modo ordenado los datos de una serie de personas. Para que aparezcan de modo claro los hemos desglosado en tres apartados: Nombre, Dirección y Teléfono, haciendo que aparezca cada uno en una columna diferente. Así es mucho más sencillo encontrar la dirección de una persona buscando a partir de su nombre.

Aquí podemos ver cómo la información referida a una persona, "un dato", aparece en una fila de la tabla: a esto es a lo que se denomina Registro. A cada una de las partes en las que hemos desglosado la información se le denomina Campo, y al conjunto formado por todos los registros, Tabla.

Registro: es el concepto básico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la información asociada a un elemento de un conjunto y está compuesto por campos.

Tabla: conjunto de registros homogéneos con la misma estructura.

1.1.2. Tipos de campos

En el listín telefónico podemos ver que hay unos campos más importantes que otros: así el Nombre es fundamental para que el registro tenga sentido. Sería absurdo que apareciera una dirección en el listín sin ir acompañado de un nombre. Por este motivo se suelen denominar campos fundamentales a aquellos que definen al registro, y campos secundarios a los que lo complementan.

1.2. Tipos de base de datos: planas y relacionales

Para hacer una base de datos que cumpla las funciones de listín telefónico necesitamos una sola tabla, pero puede haber casos en los que necesitemos más de una.

Un hospital, por ejemplo, necesitará almacenar más datos además del nombre y dirección de sus pacientes. Tendrá que llevar, a parte de otras muchas cosas, constancia de las visitas que un paciente haga al hospital. ¿Es posible almacenar esta información en una sola tabla?:

Hospital

Fecha Nombre Dirección Tfno. Diagnóstico Tratamiento Médico

6-12-95 Cabrera Ortíz, Pedro C/Mayor 12 4D 101232 Apendicitis Cirugía Dra. Sanz

5-5-95 García García, Ana Avda. Arroyos, 54 256699 Gripe Frenadol Dr. Pérez

12-1-96 Santos Gemio, Luis c/ Berruguete, 74 369856 Sarampión Augmentine Dr. Pérez

12-1-96 Cabrera Ortiz, Pedro C/Mayor 12 4D 101232 Sinusitis Sinus Dr. Alonso

23-5-95 García García, Ana Avda. Arroyos, 54 256699 Sarampión Clamoxil Dra. Sanz

6-12-95 Cabrera Ortiz, Pedro C/Mayor 12 4D 101232 Sinusitis Sinus Dr. Pérez

1-1-96 Santos Gemio, Luis c/ Berruguete, 74 369856 Amigdalitis Clamoxil Dr. Alonso

25-2-95 Cabrera Ortiz, Pedro C/Mayor 12 4D 101232 Amigdalitis Clamoxil Dra. Sanz

Esta tabla contiene de modo abreviado los campos que interesan en una base de datos de este tipo. Pero se plantea un problema: si cada vez que viene un paciente al médico se le tiene que abrir una ficha, en poco tiempo los datos personales del paciente (dirección y teléfono) estarán repetidos muchas veces. Si esto se multiplica por todos los pacientes la base de datos contendrá gran cantidad de datos redundantes innecesarios, lo que aumentará su tamaño y la hará menos eficaz.

Para hacer una base de datos como ésta se usarán necesariamente varias tablas que luego se relacionarán por un campo común en ambas:

De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. Con esta estructura cada vez que venga un paciente, no es necesario volver a introducir sus datos personales. Basta con introducir su código para que el Gestor de base de datos sepa de que paciente se trata. Para que se pueda establecer esta relación es necesario que las dos tablas contengan un campo en común (en este caso el código del médico).

A esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama base de datos relacional. Cuando se utiliza solamente una tabla hablamos de una base de datos plana.

No todos los programas de gestión de base de datos tienen esta capacidad de manejar bases de datos relacionales, por eso, antes de elegir uno deberemos considerar si necesitamos o no esta capacidad.

Generalmente todos los programas de base de datos de propósito múltiple de última generación tienen capacidad relacional. Algunos de los más conocidos son Oracle, Fox, Access, FileMaker, 4D, Butler…

1.2.1. Ejemplo de base de datos relacional

Otra base de datos posible para un hospital sería ésta: guardar sólo información sobre los pacientes, los doctores y las especialidades. Asumiendo que cada médico tiene sólo una especialidad, y que cada paciente tiene asignado un médico de cabecera la estructura de la base de datos sería ésta:

Se observa que existen relaciones entre distintosobjetosde la realidad. Estas relaciones deben respetarse para luego poder recuperar información de manera precisa y rápida.

Esta base de datos relacional estará formada por tablas. Con la característica de que las mismas se relacionan entre sí mediante uno o más campos. Se puede decir que cada objeto de la realidad será una tabla en nuestra base de datosy que hay que buscar la manera de reflejar las relaciones antes mencionadas. Así, para

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