Manual de proceso de certificación como OCC

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO COMO OCC

Contenido

1.        OBJETIVO        2

2.        ALCANCE        2

3.        RESPONSABILIDADES        3

4.        DEFINICIONES        3

5.        INDICADORES        3

6.        DESCRIPCIÓN PARA EL ARCHIVO COMO OCC        3

Elaboración y Codificación de Documentos        3

Distribución de Documentos y Retiro de Documentos Obsoletos del Proceso de Certificación como OCC        4

Actualización y/o Modificación de Documentos del Proceso de Certificación como OCC        5

Distribución y Formato de Lomos del Proceso de Certificación como OCC        5

7.        DESCRIPCIÓN PARA EL ARCHIVO COMO OEC        6

Elaboración y Codificación de Documentos        6

Distribución de Documentos y Retiro de Documentos Obsoletos del Proceso de Certificación por Competencia como OEC.        7

Actualización y/o Modificación de Documentos del Proceso de Certificación por Competencia como OEC.        7

Distribución y Formato de Lomos        7

8. ANEXOS        8

9. REFERENCIAS        8

10. HISTORIAL DE REVISIONES        8

1. OBJETIVO

Establecer y documentar la estructura, organización, responsabilidades y procedimientos como Operadores de Capacitación para la certificación de personas.

Definir un patrón de revisión, aprobación, distribución y disposición de la documentación que identifique los cambios y el estado de revisión además de asegurar que se utilicen documentos aprobados y de la edición vigente.

1. ALCANCE

A todo el personal de la empresa que intervengan de forma directa e indirecta en el proceso establecido como Operadores de Capacitación para la certificación de personas.

Contempla a todo tipo de documentos, registros y formularios durante su elaboración, revisión, aprobación, distribución, actualización y disposición.

1. RESPONSABILIDADES

Coordinador de OCC:

• Aprobación de la Estructura documental del proceso de Operadores de Capacitación.

Coordinador pedagógico:

• Aprobación del Diseño curricular de capacitación continua del proceso de la certificación como OCC.

Instructor:

• Capacitación y evaluación de los solicitantes/participantes a ser certificados por el Operador de Capacitación.

Solicitante/participante:

• Persona solicitante de certificación en Capacitación continua, según la oferta curricular del Operador.

Responsables de proceso de OC:

• Control de la estructura documental de los procesos como OC.

Responsables de archivo:

• Modificar y revisar documentos de los expedientes de las personas a certificar.

1. DEFINICIONES

• Formularios: Son documentos del proceso para certificación como OCC que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o de los resultados obtenidos.
• Expedientes: Recopilación de formularios de los participantes y cursos en los procesos de certificación como OCC.
• Lista Maestra: Listado de documentos usados en el funcionamiento interno del proceso de certificación.

1. INDICADORES

• Indicador evaluado por curso, por mes y por año:

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1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO COMO OC

PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE PERSONAS COMO OC

Etapa 1. Planificación

1. El proceso de certificación de personas como OC comienza con el requerimiento de cursos por parte de área comercial.
2. Los responsables de esta etapa deberán revisar los requerimientos del área comercial y cotejar con los cursos de Capacitación Continúa aprobados por la certificación de la empresa como OC otorgada por el Ministerio de Trabajo
3. El producto de esta etapa es la generación/alimentación de la lista de curso y cronograma según el formato de matriz OCC-CT-01.

Etapa 2. Cronograma

1. Este subproceso inicia con la información alimentada en la matriz OCC-CT-01 por parte de la etapa 1.
2. Los responsables de esta etapa deberán informa el cronograma de cursos a los respectivos instructores, para ello, enviarán la información del curso (horario y temario) por correo electrónico.
3. El instructor queda en la obligación de responder inmediatamente (máximo 8 horas) sobre la aceptación/no aceptación de participar como instructor según el cronograma.
4. Posterior a la respectiva respuesta al correo por parte del instructor, el responsable de esta etapa deberá archivar el correo del instructor como evidencia de su Aceptación/No aceptación.
5. En caso de que un instructor no tenga la disponibilidad, el responsable deberá buscar a otro instructor en un tiempo máximo de 8 horas.
6. El producto de esta etapa es la generación/alimentación del cronograma según el formato de matriz OCC-CT-02.

Etapa 3. Matriculación del participante

1. Este subproceso inicia con la debida confirmación de asistencia de los instructores para los respectivos cursos.
2. Los responsables de esta etapa deberán:

1. Identificar la procedencia del participante y forma de pago
2. Matricular a los participantes en la plataforma educativa, para lo cual se generarán las claves y códigos respectivos.
3. Comunicar por correo electrónico a los participantes los detalles del curso (horario, nombre del instructor, fecha de inicio y fin).

Etapa 4. Requisitos

1. Este subproceso inicia con la información del documento OCC-RCC-01 que son los requisitos por cursos que los participantes deben cumplir.
2. El participante deberá rendir la evaluación diagnostica como requisitos para ingresar a clases del curso respectivo.
3. Los responsables de esta etapa deberán:

1. Recopilar los requisitos que se les solicita a los participantes para su posterior archivamiento.
2. Descargar periódicamente los requisitos de los participantes de la plataforma.
3. Alimentar la matriz OCC-DPP-01 en donde se controlará que el participante cumpla con la documentación pertinente.

Etapa 5. Verificación  

1. Este subproceso se encargará del control e impresión de los documentos enviados por el participante en base a los requisitos de cada curso OCC-RCC-01.
2. Los responsables de esta etapa deberán:

1. Imprimir los documentos habilitantes del participante para su posterior archivamiento físico.
2. Controlar y verificar la veracidad de los datos alimentados en la matriz OCC-DPP-01.

Etapa 6.

El proceso de certificación de personas como OC

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