Manual De Proceso

Manual de procedimientos.

Definición

El Manual de Procedimientos suele ser un libro de hojas removibles; en el cual se indican, en forma comprendida todos los detalles de las actividades, que se han ejecutar en los procedimientos. El manual administrativo debe mantener informado al personal, referentes a los cambios que se hubieren introducido en los procedimientos, es esta la razón por la cual tales manuales suelen confeccionarse encuadernados en carpetas de anillos, con hojas removibles fáciles de cambiar. De esta manera, cuando se modifica algún procedimiento, o parte del mismo, bastara con quitar las hojas anteriores y colocar en su lugar las respectivas hojas nuevas, contentivas de los cambios introducidos.

En las organizaciones modernas, los cambios de procedimientos resultan indispensables no solamente en lo atinente a los procedimientos, sino también en lo referente a las políticas, y a los planes organizacionales de la administración. Los cambios son necesarios en toda administración, para poder aprovechar las oportunidades de la dinámica de los negocios y de la economía en general, y así adquirir capacidad, para situarse a la altura de la competencia.

Importancia

1.- Dar a conocer a todo el personal involucrado los objetivos, relaciones de dependencia, responsabilidades y políticas institucionales.

2.- Propiciar la uniformidad del trabajo, permitiendo que diferentes colaboradores puedan realizar diferentes tareas sin ningún inconveniente.

3.- Evitar duplicidad de funciones y, a la vez, servir como indicador para detectar omisiones.

4.- Propiciar mejoras en los procedimientos vigentes en procura de una mayor eficiencia administrativa.

5.- Facilitan la inducción de los nuevos colaboradores de la institución.

6.- Permite la integración de todos los colaboradores así como la funcionalidad integral del personal.

7.- Propicia el ahorro de esfuerzos y recursos

8.- Es un instrumento útil para los evaluadores y auditores del Control Interno.

Tipos o clasificación.

Pueden distinguirse los manuales de:

 Organización: este tipo de manual resume el manejo de una empresa en forma general. Indican la estructura, las funciones y roles que se cumplen en cada área.

 Departamental: dichos manuales, en cierta forma, legislan el modo en que deben ser llevadas a cabo las actividades realizadas por el personal. Las normas están dirigidas al personal en forma diferencial según el departamento al que se pertenece y el rol que cumple.

 Política: sin ser formalmente reglas en este manual se determinan y regulan la actuación y dirección de una empresa en particular.

 Procedimientos: este manual determina cada uno de los pasos que deben realizarse para emprender alguna actividad de manera correcta.

 Técnicas: estos manuales explican minuciosamente como deben realizarse tareas particulares, tal como lo indica su nombre, da cuenta de las técnicas.

 Bienvenida: su función es introducir brevemente la historia de la empresa, desde su origen, hasta la actualidad. Incluyen sus objetivos y la visión particular de la empresa. Es costumbre adjuntar en estos manuales un duplicado del reglamento interno para poder acceder a los derechos y obligaciones en el ámbito laboral.

 Puesto: determinan específicamente cuales son las características y responsabilidades a las que se acceden en un puesto preciso.

 Múltiple: estos manuales están diseñados para exponer distintas cuestiones, como por ejemplo normas de la empresa, más bien generales o explicar la organización de la empresa, siempre expresándose en forma clara.

 Finanzas: tiene como finalidad verificar la administración de todos los bienes que pertenecen a la empresa. Esta responsabilidad está a cargo del tesorero y el controlador.

 Sistema: debe ser producido en el momento que se va desarrollando el sistema. Está conformado por otro grupo de manuales.

 Calidad: es entendido como una clase de manual que presenta las políticas

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